ΣΥΜΦΩΝΗΤΙΚΟ ΠΑΡΟΧΗΣ ΥΠΗΡΕΣΙΑΣ ΣΥΝΤΗΡΗΣΗΣ, ΥΠΟΣΤΗΡΙΞΗΣ ΚΑΙ ΦΙΛΟΞΕΝΙΑΣ ΤΟΥ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ SCMS ΔΗΜΟΥ ΞΑΝΘΗΣ

1 ΕΛΛΗΝΙΚΗ ΔΗΜΟΚΡΑΤΙΑ ΔΗΜΟΣ ΞΑΝΘΗΣ Δ/ΝΣΗ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΩΝ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ ΤΜΗΜΑ ΛΟΓΙΣΤΗΡΙΟΥ & ΠΡΟΜΗΘΕΙΩΝ Ταχ. Δ/νση: Πλατεία Δημοκρατίας Τ.Κ. 67131 NUTS: EL512 Αριθ. Πρωτ: 37244/09-12-2024 Συμφωνητικό για την παροχή των υπηρεσιών συντήρησης, υποστήριξης και φιλοξενίας του συστήματος SCMS του Δήμου Ξάνθης Ποσού 18.000,00 €. Κωδικός CPV: 79980000-7 (Υπηρεσίες συνδρομών) Στην Ξάνθη σήμερα 09 Δεκεμβρίου ημέρα Δευτέρα του έτους 2024, οι παρακάτω συμβαλλόμενοι: 1. Ο Δήμος Ξάνθης, που εδρεύει στην Πλατεία Δημοκρατίας με Αριθμό Φορολογικού Μητρώου (Α.Φ.Μ.) 997654473 - Δ.Ο.Υ. Ξάνθης και νομίμως εκπροσωπούμενος βάσει της 79/2620/29-01-2024 απόφασης του Δημάρχου Ξάνθης περί ορισμού Αντιδημάρχων και μεταβίβαση αρμοδιοτήτων, από τον αντιδήμαρχο αυτού Σιαμπάν Μπαντάκ (στο εξής η «Αναθέτουσα Αρχή») 2. Η εταιρεία «I- MAGIC MON. IKE- ΜΠΑΤΖΑΚΑΣ ΘΕΟΔΩΡΟΣ» που εδρεύει στην Κομοτηνή, – Μεγ. Αλεξάνδρου αρ. 90 ΤΚ 69100 και Α.Φ.Μ. 801249689– Δ.Ο.Υ Κομοτηνής, (στο εξής ο «Ανάδοχος») Έχοντας υπόψιν: 1. την υπ΄ αριθμ 35967/27-11-2024 πρόσκληση (ΑΔΑΜ 24PROC015854695 2024-11-27) και τα λοιπά έγγραφα της σύμβασης που συνέταξε η Αναθέτουσα Αρχή για την ανωτέρω εν θέματι σύμβαση υπηρεσίας. 2. Την υπ΄ αριθμ 1384/37242/09-12-2024 απόφαση του Δημάρχου Ξάνθης με την οποία ανατέθηκε η σύμβαση (ΑΔΑΜ 24AWRD015943005 2024-12-09 ) στο πλαίσιο της ανωτέρω πρόσκλησης. 3. Την υπ’ αριθ. 36553/03-12-2024 προσφορά του Αναδόχου.

-- 1 of 12 --

2 Συμφώνησαν και έκαναν αμοιβαία αποδεκτά τα ακόλουθα : Άρθρο 1 Αντικείμενο Αντικείμενο της παρούσας σύμβασης είναι η παροχή των υπηρεσιών συντήρησης, υποστήριξης και φιλοξενίας του συστήματος SCMS του Δήμου Ξάνθης Άρθρο 2 Χρηματοδότηση της σύμβασης Φορέας χρηματοδότησης της παρούσας σύμβασης είναι ο Δήμος Ξάνθης. Η δαπάνη για την εν λόγω σύμβαση βαρύνει τον Κ.Α.:02.00.6495.05 σχετική πίστωση του τακτικού προϋπολογισμού του οικονομικού έτους 2024 του Δήμου Ξάνθης. Για την παρούσα διαδικασία έχει εκδοθεί η απόφαση με αρ. πρωτ. 765/25-11-2024 για την ανάληψη υποχρέωσης/έγκριση δέσμευσης πίστωσης για το οικονομικό έτος 2024 και με αρ. 765/25-11-2024 καταχώρηση στο βιβλίο αποφάσεων. Άρθρο 3 Διάρκεια σύμβασης 3.1. Η διάρκεια της παρούσας σύμβασης ορίζεται έως 18/07/2025. 3.2. Η συνολική διάρκεια της σύμβασης μπορεί να παρατείνεται μετά από αιτιολογημένη απόφαση της αναθέτουσας αρχής μέχρι το 50% αυτής ύστερα από σχετικό αίτημα του αναδόχου που υποβάλλεται πριν από τη λήξη της διάρκειάς της, σε αντικειμενικά δικαιολογημένες περιπτώσεις που δεν οφείλονται σε υπαιτιότητα του αναδόχου. Άρθρο 4 Υποχρεώσεις Αναδόχου Ο Ανάδοχος εγγυάται και δεσμεύεται ανέκκλητα στην Αναθέτουσα Αρχή: 4.1. Ότι, σύμφωνα με το άρθρο 18 του Ν.4412/2016, τηρεί και θα εξακολουθήσει να τηρεί κατά την εκτέλεση της παρούσας σύμβασης τις υποχρεώσεις του που απορρέουν από τις διατάξεις της περιβαλλοντικής, κοινωνικοασφαλιστικής και εργατικής νομοθεσίας, που έχουν θεσπιστεί με το δίκαιο της Ένωσης, το εθνικό δίκαιο, συλλογικές συμβάσεις ή διεθνείς διατάξεις περιβαλλοντικού, κοινωνικού και εργατικού δικαίου, οι οποίες απαριθμούνται στο Παράρτημα Χ του Προσαρτήματος Α’ του ν. 4412/2016). Η τήρηση των εν λόγω υποχρεώσεων ελέγχεται και βεβαιώνεται από τα όργανα που επιβλέπουν την εκτέλεση της παρούσας σύμβασης και τις αρμόδιες δημόσιες αρχές και υπηρεσίες που ενεργούν εντός των ορίων της ευθύνης και της αρμοδιότητάς τους 4.2. Ότι θα ενεργεί σύμφωνα με το Νόμο και με την παρούσα, ότι θα λαμβάνει τα κατάλληλα μέτρα για να διασφαλίσει την ομαλή και προσήκουσα εκτέλεση της παρούσας σύμφωνα με τα Έγγραφα της Σύμβασης και ότι δεν θα ενεργήσει αθέμιτα, παράνομα ή καταχρηστικά καθ ́ όλη τη διάρκεια της εκτέλεσης της παρούσας. Άρθρο 5

-- 2 of 12 --

3 Αμοιβή – Τρόπος πληρωμής 5.1. Το συνολικό συμβατικό τίμημα ανέρχεται σε 14.516,13 πλέον ΦΠΑ 24%. 5.2. Η πληρωμή του Αναδόχου θα πραγματοποιηθεί με την έκδοση ενταλμάτων πληρωμής, μετά την υποβολή από τον πάροχο τιμολογίων. ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΕΚΔΟΣΗΣ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΟΥ ΤΙΜΟΛΟΓΙΟΥ Σύμφωνα με την ΚΥΑ 52445ΕΞ2023/4-4-2023(Β’ 2385) η οποία εκδόθηκε κατ’ εξουσιοδότηση του αρθρ. 154 του ν.4601/2019 (ΦΕΚ44 Α/9-3-2019) και ν.4972/2022 (ΦΕΚ 181 Α/23-9-2022) όπως τροποποιήθηκε. ΙΣΧΥΕΙ ΑΠΟ 01/06/2024 1 ΚΩΔΙΚΟΣ ΑΡΙΘΜΟΣ ΣΤΟ ΜΑΑΗΤ ΔΗΜΟΥ ΞΑΝΘΗΣ 1007.Ε80601.0001 2 ΤΥΠΟΣ/ΣΤΟΙΧΕΙΟ ΑΝΑΦΟΡΑΣ ΠΡΟΫΠ/ΣΜΟΥ ΑΔΑ ΑΝΑΛΗΨΗΣ 765/25-11-2024 24REQ015839323 2024-11-26 6ΧΛ2ΩΚ8-0ΜΠ 3 CPV 79980000-7 (Υπηρεσίες συνδρομών) 4 ΑΔΑΜ ΣΥΜΒΑΣΗΣ ΑΝΑΓΡΑΦΕΤΑΙ ΣΤΗ ΣΥΜΒΑΣΗ 5.5. Όλα τα δικαιολογητικά του χρηματικού εντάλματος (πρωτόκολλα ποσοτικής και ποιοτικής παραλαβής κλπ.) ελέγχονται από την αρμόδια υπηρεσία ελέγχου της αναθέτουσας αρχής. Για την έκδοση χρηματικού εντάλματος ο ανάδοχος πρέπει να προσκομίσει το αντίστοιχο τιμολόγιο εντός προθεσμίας τριάντα (30) ημερών από την ημερομηνία έκδοσης πρωτοκόλλου ποσοτικής και ποιοτικής παραλαβής. Άρθρο 6 Τμηματικές/ενδιάμεσες προθεσμίες-Παραλαβή αντικειμένου-Χρόνος και τρόπος παροχής υπηρεσιών 6.1. Ο Ανάδοχος υποχρεούται να παρέχει τις υπηρεσίες του ως εξής: α/α ΕΙΔΟΣ ΥΠΗΡΕΣΙΑΣ ΜΟΝΑΔΑ ΜΕΤΡΗΣΗΣ ΠΟΣΟΤΗΤΑ ΔΑΠΑΝΗ 1. Ετήσια άδεια και συμβόλαιο υποστήριξης και Φιλοξενίας πλατφόρμας SCMS:CORE ΕΤΗΣΙΑ ΑΔΕΙΑ ΧΡΗΣΗΣ 1 265,41 € 2 Ετήσια άδεια και συμβόλαιο υποστήριξης και Φιλοξενίας πλατφόρμας SCMS:CLINE ΕΤΗΣΙΑ ΑΔΕΙΑ ΧΡΗΣΗΣ 1 4276,80 €

-- 3 of 12 --

4 3 Ετήσια άδεια και συμβόλαιο υποστήριξης και Φιλοξενίας πλατφόρμας SCMS:CULTURE ΕΤΗΣΙΑ ΑΔΕΙΑ ΧΡΗΣΗΣ 1 4218,72 € 4 Ετήσια άδεια και συμβόλαιο υποστήριξης και Φιλοξενίας πλατφόρμας SCMS:PROTECT ΕΤΗΣΙΑ ΑΔΕΙΑ ΧΡΗΣΗΣ 1 2164,80 € 5 Ετήσια άδεια και συμβόλαιο υποστήριξης και Φιλοξενίας πλατφόρμας SCMS:VOLUNPEER ΕΤΗΣΙΑ ΑΔΕΙΑ ΧΡΗΣΗΣ 1 3590,40 € ΣΥΝΟΛΟ 14516,13 € ΦΠΑ 24% 3483,87 € 18000,00 € 6.2. Ο Ανάδοχος υποχρεούται να παρέχει τις υπηρεσίες του σύμφωνα με τα έγγραφα της σύμβασης. Μη εμπρόθεσμη παροχή των υπηρεσιών επάγεται την κήρυξη αυτού ως έκπτωτου σύμφωνα με τα έγγραφα της σύμβασης. 6.3. H παραλαβή των παρεχόμενων υπηρεσιών γίνεται με τα άρθρα 219 επόμενα του Ν.4412/2016 Άρθρο 7 Κήρυξη οικονομικού φορέα εκπτώτου –Κυρώσεις 7.1. Ο Ανάδοχος κηρύσσεται υποχρεωτικά έκπτωτος από τη σύμβαση και από κάθε δικαίωμα που απορρέει από αυτήν, με απόφαση της Αναθέτουσας Αρχής για τους λόγους που αναφέρονται και σύμφωνα με τα οριζόμενα στο άρθρο 203 του Ν.4412/2016. Στον Ανάδοχο που κηρύσσεται έκπτωτος από την παρούσα σύμβαση, επιβάλλονται, με απόφαση της Αναθέτουσας Αρχής και κατόπιν τήρησης της σχετικής διαδικασίας και οι κυρώσεις/αποκλεισμός που προβλέπονται στο ως άνω άρθρο 203 του Ν.4412/2016. 7.2. Αν λήξει η συνολική διάρκεια της σύμβασης, χωρίς να υποβληθεί εγκαίρως αίτημα παράτασης ή, αν λήξει η παραταθείσα, κατά τα ανωτέρω, διάρκεια, χωρίς να υποβληθούν στην αναθέτουσα αρχή τα παραδοτέα της σύμβασης, ο ανάδοχος κηρύσσεται έκπτωτος. Αν οι υπηρεσίες παρασχεθούν από υπαιτιότητα του αναδόχου μετά τη λήξη της διάρκειας της σύμβασης, και μέχρι λήξης του χρόνου της παράτασης που χορηγήθηκε επιβάλλονται εις βάρος του ποινικές ρήτρες, σύμφωνα με το άρθρο 218 του ν. 4412/2016 . Άρθρο 8 Τροποποίηση σύμβασης κατά τη διάρκειά της Η παρούσα σύμβαση μπορεί να τροποποιείται κατά τη διάρκειά της, χωρίς να απαιτείται νέα διαδικασία σύναψης σύμβασης, μόνο σύμφωνα με τους όρους και τις προϋποθέσεις του άρθρου 132 του Ν. 4412/2016.

-- 4 of 12 --

5 Άρθρο 9 Ανωτέρα Βία 9.1.Τα συμβαλλόμενα μέρη δεν ευθύνονται για τη μη εκπλήρωση των συμβατικών τους υποχρεώσεων, στο μέτρο που η αδυναμία εκπλήρωσης οφείλεται σε περιστατικά ανωτέρας βίας. 9.2.Ο Ανάδοχος, επικαλούμενος υπαγωγή της αδυναμίας εκπλήρωσης υποχρεώσεών του σε γεγονός που εμπίπτει στην έννοια της ανωτέρας βίας, οφείλει να γνωστοποιήσει και επικαλεσθεί προς την Αναθέτουσα Αρχή τους σχετικούς λόγους και περιστατικά εντός αποσβεστικής προθεσμίας είκοσι (20) ημερών από τότε που συνέβησαν, προσκομίζοντας τα απαραίτητα αποδεικτικά στοιχεία. Η Αναθέτουσα Αρχή αποφασίζει μετά από γνωμοδότηση του αρμόδιου για αυτό οργάνου. Μόνο η έγγραφη αναγνώριση από την Αναθέτουσα Αρχή της ανώτερης βίας που επικαλείται ο Ανάδοχος τον απαλλάσσει από τις συνέπειες της εκπρόθεσμης ή μη κατάλληλα εκπλήρωσης της προμήθειας. Άρθρο 10 Ολοκλήρωση συμβατικού αντικειμένου Η σύμβαση θεωρείται ότι έχει ολοκληρωθεί, όταν παραληφθούν οριστικά, ποσοτικά και ποιοτικά οι υπηρεσίες, όταν αποπληρωθεί το συμβατικό τίμημα και εκπληρωθούν και οι τυχόν λοιπές συμβατικές ή νόμιμες υποχρεώσεις και από τα δύο συμβαλλόμενα μέρη και αποδεσμευθούν οι σχετικές εγγυήσεις κατά τα προβλεπόμενα στη σύμβαση. Άρθρο 11 Δικαίωμα μονομερούς λύσης της σύμβασης Η Αναθέτουσα Αρχή μπορεί, με τις προϋποθέσεις που ορίζονται στο άρθρο 133 του Ν.4412/2016, να καταγγείλει τη σύμβαση κατά τη διάρκεια της εκτέλεσής της. Άρθρο 12 Εφαρμοστέο Δίκαιο – Επίλυση Διαφορών 12.1. Η παρούσα διέπεται από το Ελληνικό Δίκαιο 12.2. Ο Ανάδοχος μπορεί κατά των αποφάσεων της Αναθέτουσας Αρχής που επιβάλλουν σε βάρος του κυρώσεις (Κήρυξη οικονομικού φορέα εκπτώτου -Κυρώσεις, Χρόνος επιμέρους σταδίων παροχής υπηρεσιών/υποβολής παραδοτέων, Απόρριψη παραδοτέων –αντικατάσταση), μπορεί να ασκήσει τα δικαιώματα που του αναγνωρίζονται και υπό τις προϋποθέσεις και έννομες συνέπειες που ορίζονται στα άρθρα 205 επόμενα του Ν.4412/2016. 12.3. Κατά την εκτέλεση της σύμβασης, κάθε διαφορά που προκύπτει αναφορικά με την ερμηνεία, και/ή το κύρος και/ή την εκτέλεση της παρούσας, ή εξ αφορμής της, επιλύονται σύμφωνα με τα άρθρα 205 επόμενα του Ν.4412/2016. Άρθρο 13

-- 5 of 12 --

6 Στο τέλος της παρούσας ακολουθεί Παράρτημα με τίτλο: «ΕΜΠΙΣΤΕΥΤΙΚΟΤΗΤΑ ΚΑΙ ΕΠΕΞΕΡΓΑΣΙΑ ΠΡΟΣΩΠΙΚΩΝ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ» Άρθρο 14 Λοιποί όροι Άπαντες οι όροι των Εγγράφων της Σύμβασης που σχετίζονται με την εκτέλεση της παρούσας αποτελούν αναπόσπαστο τμήμα αυτής. Αφού συντάχθηκε η παρούσα σύμβαση σε δύο αντίτυπα, αναγνώσθηκε και υπογράφηκε ως ακολούθως από τα συμβαλλόμενα μέρη. ΟΙ ΣΥΜΒΑΛΛΟΜΕΝΟΙ 1) Ο Αντιδήμαρχος Ξάνθης 2) Σιαμπάν Χ. Μπαντάκ I- MAGIC MON. IKE- ΜΠΑΤΖΑΚΑΣ ΘΕΟΔΩΡΟΣ

-- 6 of 12 --

7 Παράρτημα Το παρόν συμπληρώνει την από 09/12/2024 σύμβαση παροχής υπηρεσιών και αποτελεί αναπόσπαστο μέρος αυτής, συμφωνείται δε, προκειμένου να ρυθμιστούν οι υποχρεώσεις των ανωτέρω μερών που απορρέουν από τις απαιτήσεις του Γενικού Κανονισμού για την Προστασία Δεδομένων (ΕΕ) 2016/679 (εφεξής «ΓΚΠΔ»). Η επεξεργασία προσωπικών δεδομένων λαμβάνει χώρα σύμφωνα με τις προβλέψεις της ισχύουσας εθνικής και ενωσιακής νομοθεσίας προστασίας προσωπικών δεδομένων και ειδικότερα του Κανονισμού (ΕΕ) 2016/679 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου (Γενικός Κανονισμός Προστασίας Δεδομένων, εφεξής «ΓΚΠΔ») και του ν. 4624/2019, καθώς επίσης των πράξεων (Αποφάσεις, Οδηγίες και Γνωμοδοτήσεις) της Αρχής Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα (εφεξής «η Αρχή») και του Ευρωπαϊκού Συμβουλίου Προστασίας Δεδομένων (εφεξής συνολικά ως «Υφιστάμενη Νομοθεσία»). Τα μέρη, οφείλουν να καθορίζουν με διαφανή τρόπο τους ρόλους, τις σχέσεις και τις αντίστοιχες υποχρεώσεις τους στο πλαίσιο της συμμόρφωσής τους με τις υποχρεώσεις που απορρέουν από την Υφιστάμενη Νομοθεσία. 1. Ορισμοί Στο πλαίσιο παροχής των ελεγκτικών υπηρεσιών, ο Ανάδοχος επεξεργάζεται προσωπικά δεδομένα με την ιδιότητά του ως «Υπεύθυνος Επεξεργασίας». Η σχετική επεξεργασία γίνεται στο πλαίσιο του κύριου εταιρικού σκοπού (εκπλήρωση της υπηρεσίας) και ο Ανάδοχος ορίζει τα μέσα και τον σκοπό της επεξεργασίας των προσωπικών δεδομένων, ενώ παράλληλα φέρει όλες τις υποχρεώσεις που επιβάλλονται από την Υφιστάμενη Νομοθεσία. Η Αναθέτουσα Αρχή διαβιβάζει τα ανωτέρω προσωπικά δεδομένα στον Ανάδοχο στο πλαίσιο της εκτέλεσης της Σύμβασης και ενεργεί και ευθύνεται ως Υπεύθυνος Επεξεργασίας για αυτά τα δεδομένα, μέχρι τη στιγμή παράδοσής τους στον Ανάδοχο. Ο Ανάδοχος, από την παραλαβή των εν λόγω δεδομένων μέχρι την παράδοση της έκθεσης ελέγχου , στο πλαίσιο εκτέλεσης της Σύμβασης, ενεργεί και ευθύνεται ως Υπεύθυνος Επεξεργασίας. Σύμφωνα με τον ΓΚΠΔ και την Υφιστάμενη Νομοθεσία και για τις ανάγκες της παρούσας, ισχύουν όλοι οι ορισμοί που προβλέπονται από το ΓΚΠΔ. «Δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα»: κάθε πληροφορία που αφορά ταυτοποιημένο ή ταυτοποιήσιμο φυσικό πρόσωπο. «Ευαίσθητα προσωπικά δεδομένα»: τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που αποκαλύπτουν τη φυλετική ή εθνοτική καταγωγή, τα πολιτικά φρονήματα, τις θρησκευτικές ή φιλοσοφικές πεποιθήσεις ή τη συμμετοχή σε συνδικαλιστική οργάνωση, καθώς και η επεξεργασία γενετικών δεδομένων, βιομετρικών δεδομένων με σκοπό την αδιαμφισβήτητη ταυτοποίηση προσώπου, δεδομένα που αφορούν στην υγεία ή δεδομένα που αφορούν στη σεξουαλική ζωή φυσικού προσώπου ή τον γενετήσιο προσανατολισμό. «Υποκείμενο των δεδομένων»: το φυσικό πρόσωπο , η ταυτότητα του οποίου είναι γνωστή ή μπορεί να εξακριβωθεί, άμεσα ή έμμεσα, ιδίως μέσω αναφοράς σε αναγνωριστικό στοιχείο ταυτότητας, όπως όνομα, σε αριθμό ταυτότητας, σε δεδομένα θέσης, σε επιγραμμικό αναγνωριστικό ταυτότητας ή σε έναν ή περισσότερους παράγοντες που προσιδιάζουν στη σωματική, φυσιολογική, γενετική, ψυχολογική, οικονομική, πολιτιστική ή κοινωνική ταυτότητα του εν λόγω φυσικού προσώπου, «Επεξεργασία»: κάθε πράξη ή σειρά πράξεων που πραγματοποιείται με ή χωρίς τη χρήση αυτοματοποιημένων μέσων, σε δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα ή σε σύνολα δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, όπως η συλλογή, η καταχώριση, η οργάνωση, η διάρθρωση, η

-- 7 of 12 --

8 αποθήκευση, η προσαρμογή ή η μεταβολή, η ανάκτηση, η αναζήτηση πληροφοριών, η χρήση, η κοινολόγηση με διαβίβαση, η διάδοση ή κάθε άλλη μορφή διάθεσης, η συσχέτιση ή ο συνδυασμός, ο περιορισμός, η διαγραφή ή η καταστροφή, «Υπεύθυνος Επεξεργασίας»: το φυσικό ή νομικό πρόσωπο, η δημόσια αρχή, η υπηρεσία ή άλλος φορέας που, μόνα ή από κοινού με άλλα, καθορίζουν τους σκοπούς και τον τρόπο της επεξεργασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, «Εκτελών την Επεξεργασία»: το φυσικό ή νομικό πρόσωπο, η δημόσια αρχή, η υπηρεσία ή άλλος φορέας που επεξεργάζεται δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα για λογαριασμό του υπευθύνου της επεξεργασίας, «Υπεργολάβος (επεξεργασίας)» ή «Τρίτος εκτελών την επεξεργασία»: το φυσικό ή νομικό πρόσωπο στο οποίο ανατίθεται από ή για λογαριασμό του Εκτελούντα την Επεξεργασία να επεξεργάζεται προσωπικά δεδομένα για λογαριασμό του Υπεύθυνου Επεξεργασίας ή των από κοινού Υπευθύνων Επεξεργασίας, «Παραβίαση δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα»: η παραβίαση της ασφάλειας που οδηγεί σε τυχαία ή παράνομη καταστροφή, απώλεια, μεταβολή, άνευ άδειας κοινολόγηση ή πρόσβαση δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που διαβιβάστηκαν, αποθηκεύτηκαν ή υποβλήθηκαν κατ' άλλο τρόπο σε επεξεργασία. 2. Εμπιστευτικές πληροφορίες – Εχεμύθεια 2.1 Στο πλαίσιο εκτέλεσης των υποχρεώσεών του, ο Ανάδοχος ενδέχεται να λαμβάνει γνώση δεδομένων, πληροφοριών και υλικού που σχετίζονται με την επιχειρηματική δραστηριότητα, τους οφειλέτες, τα στοιχεία των οφειλών, τις εσωτερικές πολιτικές, τα συστήματα ή τις υποθέσεις τόσο του ίδιου του Δήμου όσο και αντίστοιχα Προμηθευτών ή/και Συνεργατών του (εφεξής «Εμπιστευτικές Πληροφορίες»). Δεν θεωρούνται ως «Εμπιστευτικές» εκείνες οι πληροφορίες που έχουν ήδη δημοσιοποιηθεί στο κοινό με πρωτοβουλία του Δήμου κατά τον χρόνο που ο Ανάδοχος αποκτά πρόσβαση σε αυτές. 2.2 Ο Ανάδοχος κατά την πρόσβαση, χρήση και επεξεργασία Εμπιστευτικών Πληροφοριών θα πρέπει να συμμορφώνεται με τις εκάστοτε τελούσες εν ισχύ πολιτικές, διαδικασίες, οδηγίες και πρότυπα του Δήμου. 2.3 Ο Ανάδοχος αναγνωρίζει την υποχρέωση να τηρεί μυστική κάθε πληροφορία, γραπτή ή προφορική, που περιέρχεται εις γνώση του κατά τη διάρκεια της παροχής των υπηρεσιών του προς το Δήμο ή εξ αφορμής αυτών, με οποιονδήποτε τρόπο ή μέσο, μέσω της λήψης των κατάλληλων μέτρων διαβάθμισης και διαχείρισης (πρόσβαση, φύλαξη, διακίνηση και καταστροφή) προκειμένου να διασφαλίζει την εμπιστευτικότητά της, και να μην αποκαλύπτει αυτήν σε τρίτα μέρη εκτός αν ο Δήμος έχει προηγουμένως δώσει ρητά και εγγράφως την συγκατάθεσή του. 2.4 Ο Ανάδοχος θα πρέπει να λαμβάνει υπόψη ότι οι παρεχόμενες πληροφορίες είναι δι΄ ιδίαν μόνο χρήση με σκοπό την παροχή των συμφωνηθεισών υπηρεσιών και την εκτέλεση των συμβατικών του υποχρεώσεων, η δε περαιτέρω διάδοσή τους σε τρίτους ή συνεργάτες θα περιορίζεται αυστηρά σε εκείνους που είναι άκρως απαραίτητο να έχουν γνώση αυτών. Οφείλει να διασφαλίζει δε ότι κάθε μέλος του προσωπικού του το οποίο θα παρέχει υπηρεσίες, θα δεσμεύεται να τηρεί τις ίδιες υποχρεώσεις εμπιστευτικότητας που ορίζονται στο παρόν συμφωνητικό. 2.5 Σε περίπτωση που ζητηθεί από τον Ανάδοχο, βάσει νομοθετικής διάταξης, κανονισμού ή

-- 8 of 12 --

9 δικαστικής εντολής, να αποκαλύψει οποιαδήποτε από τις παρεχόμενες πληροφορίες, αναλαμβάνει την υποχρέωση να ειδοποιήσει αμέσως τον Δήμο προτού προβεί στην αποκάλυψη. Οφείλει δε να γνωστοποιήσει στην εκάστοτε αρχή ή φορέα μόνο εκείνες τις πληροφορίες του Δήμου που απαιτούνται για την συμμόρφωσή του στην νομοθετική ή δικαστική επιταγή. 2.6 Ο Ανάδοχος θα πρέπει να γνωστοποιεί αμελλητί και εγγράφως στο Δήμο οποιοδήποτε τυχόν περιστατικό ασφαλείας υποπέσει στην αντίληψή του. 3. Προσωπικά δεδομένα – Προστασία 3.1 Στο πλαίσιο εκτέλεσης των υποχρεώσεών του, ο Ανάδοχος ως εκτελών της επεξεργασία θα συλλέγει και περαιτέρω επεξεργάζεται, στο βαθμό που αυτό κρίνεται απαραίτητο, δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα πολιτών, εργαζομένων, προμηθευτών- συνεργατών, αιρετών, όπως αυτά ορίζονται στις διατάξεις της Ελληνικής και Ευρωπαϊκής Νομοθεσίας, για λογαριασμό του Δήμου. Ενδεικτικά, στοιχεία ταυτότητας (όπως όνομα, επώνυμο, έτος γέννησης), δεδομένα επαφής (όπως διεύθυνση, τηλέφωνο, email), οικονομικά δεδομένα (όπως αριθμός λογαριασμού τραπέζης, αριθμοί μητρώων ασφαλιστικών ταμείων), δεδομένα εκπαίδευσης και εργασίας (όπως τίτλος σπουδών), δεδομένα υγείας, δεδομένα που αφορούν σε ποινικές καταδίκες και κυρώσεις. 3.2 Ο Ανάδοχος επιβεβαιώνει ότι γνωρίζει τις ισχύουσες νομικές διατάξεις σχετικά με την προστασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα καθώς και τις αρχές σύννομης επεξεργασίας αυτών. 3.3 Ο Ανάδοχος, ως «Εκτελών την επεξεργασία», δεσμεύεται να: α. επεξεργάζεται τα προσωπικά δεδομένα αποκλειστικά στο πλαίσιο της Σύμβασης και στο βαθμό που απαιτείται για την υλοποίηση των σκοπών αυτής και σύμφωνα με τις οδηγίες του Δήμου («Υπεύθυνος Επεξεργασίας»). Σε περίπτωση που λάβει προσωπικά δεδομένα που δεν είναι απολύτως αναγκαία για την εκτέλεση της υπηρεσίας οφείλει να ενημερώσει σχετικά το Δήμο και να ενεργήσει υπό τις εντολές του (να επιστρέψει, διαγράψει ή καταστρέψει τα δεδομένα). Σε περίπτωση που, βάσει της σχετικής νομοθεσίας, είναι υποχρεωμένος να προβεί σε πρόσθετη επεξεργασία πέραν της συμφωνημένης, οφείλει να ενημερώσει πριν την πράξη το Δήμο. β. διασφαλίζει ότι τα πρόσωπα που είναι εξουσιοδοτημένα να επεξεργάζονται τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα έχουν αναλάβει δέσμευση τήρησης εμπιστευτικότητας ή τελούν υπό τη δέουσα κανονιστική υποχρέωση τήρησης εμπιστευτικότητας και είναι επαρκώς εκπαιδευμένα και εποπτευόμενα όσον αφορά την εκπλήρωση των απαιτήσεων προστασίας προσωπικών δεδομένων, γ. προσλαμβάνει άλλον εκτελούντα την επεξεργασία μόνο κατόπιν σχετικής έγγραφης άδειας του Δήμου. Στην περίπτωση αυτή, ο άλλος εκτελών αναλαμβάνει τις ίδιες υποχρεώσεις όσον αφορά την προστασία των δεδομένων που προβλέπονται στο παρόν και, εφόσον αδυνατεί να ανταποκριθεί στις υποχρεώσεις του, ο Ανάδοχος (αρχικός

-- 9 of 12 --

10 εκτελών) παραμένει πλήρως υπόλογος έναντι του Δήμου για την εκπλήρωση των υποχρεώσεων του άλλου εκτελούντος την επεξεργασία, δ. επικουρεί το Δήμο με τα κατάλληλα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα, στον βαθμό που αυτό είναι δυνατό, για την εκπλήρωση της υποχρέωσης του Υπευθύνου Επεξεργασίας να απαντά σε αιτήματα για άσκηση των προβλεπόμενων στον ΓΚΠΔ δικαιωμάτων του υποκειμένου των δεδομένων, ε. συνδράμει το Δήμο στη διασφάλιση της συμμόρφωσης προς τις υποχρεώσεις που απορρέουν από τα άρθρα 32 έως 35 του ΓΚΠΔ, λαμβάνοντας υπόψη τη φύση της επεξεργασίας και τις πληροφορίες που διαθέτει, στ. κατ’ επιλογή του Δήμου, διαγράφει ή επιστρέφει όλα τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα στον Υπεύθυνο Επεξεργασίας μετά το πέρας της παροχής υπηρεσιών επεξεργασίας ή ανά πάσα στιγμή, κατόπιν αιτήματος του Υπευθύνου Επεξεργασίας, και διαγράφει τα υφιστάμενα αντίγραφα, εκτός εάν απαιτείται η αποθήκευσή τους. Όλα τα διατηρούμενα δεδομένα θα διατηρούνται ως εμπιστευτικά και θα διασφαλίζονται όπως προβλέπεται στο ΓΚΠΔ. ζ. θέτει στη διάθεση του Δήμου κάθε απαραίτητη πληροφορία προς απόδειξη της συμμόρφωσης προς τις υποχρεώσεις του και επιτρέπει και διευκολύνει τους ελέγχους, περιλαμβανομένων των επιθεωρήσεων, που διενεργούνται από τον Υπεύθυνο Επεξεργασίας ή από άλλον ελεγκτή εντεταλμένο από εκείνον. Ο Ανάδοχος ενημερώνει αμέσως το Δήμο εάν κατά την άποψή του, κάποια εντολή παραβιάζει το ΓΚΠΔ ή άλλες ενωσιακές ή εθνικές διατάξεις περί προστασίας δεδομένων. η. τηρεί ενημερωμένο αρχείο όλων των κατηγοριών δραστηριοτήτων επεξεργασίας κατ’ άρθρο 30 παρ. 2, 5 του ΓΚΠΔ. 3.4 Οποιαδήποτε επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα πραγματοποιείται αποκλειστικά εντός των εδαφικών ορίων της Ευρωπαϊκής Ένωσης. Για οποιαδήποτε διαβίβαση δεδομένων προς τρίτη χώρα ή διεθνή οργανισμό απαιτείται προηγούμενη ενημέρωση και παροχή γραπτής συναίνεσης του Δήμου. Η εν λόγω διαβίβαση υπόκειται σε συμμόρφωση με τις ειδικές απαιτήσεις που αφορούν τη διαβίβαση δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα σε χώρες εκτός της Ευρωπαϊκής Ένωσης, δυνάμει της ισχύουσας νομοθεσίας. 3.5 Εάν είναι νομικά υποχρεωμένος να το πράξει, ο Ανάδοχος διορίζει βάσει των επαγγελματικών του προσόντων και ιδίως βάσει της εμπειρογνωσίας που διαθέτει στον τομέα του δικαίου και των πρακτικών περί προστασίας δεδομένων, ένα επαγγελματικά αξιόπιστο άτομο ως εξουσιοδοτημένο Υπεύθυνο Προστασίας Δεδομένων και ενημερώνει αμέσως τον Δήμο για τα στοιχεία επικοινωνίας αυτού. Σε περίπτωση όπου δεν οριστεί Υπεύθυνος Προστασίας Δεδομένων, ο Εκτελών την επεξεργασία οφείλει να αιτιολογήσει την παράλειψη αυτή. 3.6 Σε περίπτωση που ο Ανάδοχος καθορίσει κατά το δοκούν, κατά παράβαση του

-- 10 of 12 --

11 παρόντος και του ΓΚΠΔ, τους σκοπούς και τα μέσα επεξεργασίας, θεωρείται υπεύθυνος επεξεργασίας σε σχέση με τη συγκεκριμένη επεξεργασία και φέρει ευθύνη υπό την ιδιότητα αυτή. 4 .Τεχνικά και οργανωτικά μέτρα 4.1 Αμφότερα τα μέρη, λαμβάνοντας υπόψη τις τελευταίες εξελίξεις, το κόστος εφαρμογής και τη φύση, το πεδίο εφαρμογής, το πλαίσιο και τους σκοπούς της επεξεργασίας, τους κινδύνους που απορρέουν για τα δικαιώματα και τις ελευθερίες των φυσικών προσώπων από την επεξεργασία, ιδίως από τυχαία ή παράνομη καταστροφή, απώλεια, αλλοίωση, άνευ αδείας κοινολόγηση ή προσπέλαση δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που διαβιβάστηκαν, αποθηκεύτηκαν ή υποβλήθηκαν κατ' άλλο τρόπο σε επεξεργασία, οφείλουν να λαμβάνουν τα κατάλληλα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα προκειμένου να διασφαλίζεται το κατάλληλο επίπεδο ασφάλειας έναντι των κινδύνων, περιλαμβανομένων, μεταξύ άλλων, κατά περίπτωση: 1. της ψευδωνυμοποίησης και της κρυπτογράφησης δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, 2. της δυνατότητας διασφάλισης της εμπιστευτικότητας, της ακεραιότητας, της διαθεσιμότητας και της αξιοπιστίας των συστημάτων και των υπηρεσιών επεξεργασίας σε συνεχή βάση, 3. της δυνατότητας αποκατάστασης της διαθεσιμότητας και της πρόσβασης σε δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα σε εύθετο χρόνο σε περίπτωση φυσικού ή τεχνικού συμβάντος, 4. διαδικασίας για την τακτική δοκιμή, εκτίμηση και αξιολόγηση της αποτελεσματικότητας των τεχνικών και των οργανωτικών μέτρων για τη διασφάλιση της ασφάλειας της επεξεργασίας. 4.1 Ο Ανάδοχος εξασφαλίζει ότι τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα τα οποία επεξεργάζεται για λογαριασμό του Δήμου, διατηρούνται αυστηρά ξεχωριστά από οποιαδήποτε άλλα δεδομένα. Αντίγραφα ή διπλότυπα δεν δημιουργούνται χωρίς τη γνώση της Αναθέτουσας Αρχής. 4.2 Τα ειδικά μέσα επεξεργασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα τα οποία προέρχονται από τον Υπεύθυνο Επεξεργασίας ή χρησιμοποιούνται για αυτόν, οφείλουν να επισημαίνονται και να υπόκεινται σε συνεχή επιτήρηση και έλεγχο. Περαιτέρω, καθίσταται αναγκαίο να αποθηκεύονται τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα με κατάλληλα μέσα ανά πάσα στιγμή και να μην είναι προσιτά σε μη εξουσιοδοτημένα άτομα. 4.3 Ως προς τη διαδικασία χορήγησης απομακρυσμένης πρόσβασης σε συστήματα του Δήμου, αυτή πρέπει να πραγματοποιείται αποκλειστικά μέσω ασφαλούς σύνδεσης, όπως μέσω Εικονικού Ιδιωτικού Δικτύου (VPN), ακολουθώντας σχετική Πολιτική του Δήμου που διασφαλίζει την ασφάλεια και ακεραιότητα του δικτύου και των δεδομένων. Ο Ανάδοχος υποχρεούται να διαφυλάξει το απόρρητο και να μην αποκαλύψει το όνομα χρήστη και τον κωδικό πρόσβασης με τα οποία αποκτά πρόσβαση σε αυτά. 4.4 Η επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα σε ιδιωτική κατοικία επιτρέπεται μόνο με την προηγούμενη γραπτή συγκατάθεση του Δήμου. Σε τέτοια περίπτωση ο Ανάδοχος οφείλει να διασφαλίσει ότι διατηρείται το επαρκές επίπεδο προστασίας και

-- 11 of 12 --

12 ασφάλειας των δεδομένων, καθώς και ότι τα εποπτικά δικαιώματα της Αναθέτουσας Αρχής, όπως αυτά καθορίζονται στην παρούσα σύμβαση, μπορούν επίσης να ασκηθούν χωρίς περιορισμούς στην ιδιωτική κατοικία. Η τυχόν περαιτέρω επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα σε ιδιωτικές συσκευές δεν επιτρέπεται σε καμία περίπτωση. 4.5 Σε περίπτωση που τα μέτρα ασφαλείας τα οποία εφαρμόζει ο Δήμος δεν επαρκούν ή δεν είναι πλέον επαρκή, ο Ανάδοχος τον ενημερώνει αμέσως. Αντίστοιχα, ο Δήμος ενημερώνει αμέσως τον Ανάδοχο εάν διαπιστώσει τυχόν σφάλματα ή παρατυπίες κατά την εξέταση των αποτελεσμάτων της επεξεργασίας, έχει δε το δικαίωμα να ζητήσει τη λήψη πρόσθετων μέτρων ασφαλείας τα οποία θα συμφωνηθούν μεταξύ των μερών. 4.6 Ο Ανάδοχος ενημερώνει αμέσως τον Δήμο για τυχόν παραβιάσεις των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, ακολουθώντας τις καταγεγραμμένες διαδικασίες διαχείρισης συμβάντων. Αντίστοιχα, θα πρέπει επίσης να αναφέρονται τυχόν δικαιολογημένες υπόνοιες περιστατικών. 5. Λήξη ή Λύση της Συνεργασίας 5.1 Σε περίπτωση λήξης ή λύσης της συνεργασίας με πρωτοβουλία οποιουδήποτε εκ των συμβαλλομένων μερών, ο Ανάδοχος αναγνωρίζει ότι δεν έχει πλέον δικαίωμα επεξεργασίας των πληροφοριών που του δόθηκαν, εκτός αν ορίζεται διαφορετικά από το νόμο, ούτε και διατηρεί δικαίωμα πρόσβασης στα φυσικά και ηλεκτρονικά αρχεία του Δήμου. Τυχόν ηλεκτρονικά αρχεία ή έγγραφα που βρίσκονται στην κατοχή του μετά τη λήξη της συνεργασίας θα πρέπει να επιστραφούν στο Δήμο, ενώ με ευθύνη του διοικητικά υπεύθυνου, θα πρέπει να απενεργοποιηθούν - καταργηθούν οι λογαριασμοί πρόσβασης και οι εξουσιοδοτήσεις σε πληροφοριακά συστήματα, εφαρμογές και τερματικά. 5.2 Ο Ανάδοχος αποδέχεται και έχει πλήρως κατανοήσει ότι η μη τήρηση των ανωτέρω υποχρεώσεων μπορεί να επισύρει νομικές διώξεις και κυρώσεις εναντίον του. Η σκόπιμη δε, και μη εξουσιοδοτημένη αποκάλυψη εκ μέρους του πληροφοριών, ιδίως εμπιστευτικών, αποτελεί καταστρατήγηση της Πολιτικής Ασφάλειας του Δήμου και λόγο για ενδεχόμενη κήρυξη του Αναδόχου ως εκπτώτου. ΟΙ ΣΥΜΒΑΛΛΟΜΕΝΟΙ 1) Ο Αντιδήμαρχος Ξάνθης 2) Σιαμπάν Χ. Μπαντάκ I- MAGIC MON. IKE- ΜΠΑΤΖΑΚΑΣ ΘΕΟΔΩΡΟΣ

-- 12 of 12 --