Ενημέρωση για τη διενέργεια προγραμματισμένου ελέγχου στο φορέα Ε.Λ.Κ.Ε. του Α.Π.Θ.

1 Αποστολή με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο ΕΛΛΗΝΙΚΗ ΔΗΜΟΚΡΑΤΙΑ ΥΠΟΥΡΓΕΙΟ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΩΝ ΓΕΝΙΚΗ ΓΡΑΜΜΑΤΕΙΑ ΔΗΜΟΣΙΟΝΟΜΙΚΗΣ ΠΟΛΙΤΙΚΗΣ ΓΕΝΙΚΟ ΛΟΓΙΣΤΗΡΙΟ ΤΟΥ ΚΡΑΤΟΥΣ ΓΕΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΔΗΜΟΣΙΟΝΟΜΙΚΩΝ ΕΛΕΓΧΩΝ Δ.Υ.Ε.Ε. Περιφέρειας Κεντρικής Μακεδονίας (Θεσσαλονίκη) Τμήμα Α’ Θεσσαλονίκη, 11-03-2021 Αριθμ. Πρωτ.: 510 Ταχ. Δ/νση Ταχ. Κωδ. Πληροφορίες Τηλέφωνο: Ηλ/κή Δ/νση: : : : : : : : : : Διοικητήριο 541 23 Θεσσαλονίκη Μαρία Γρηγορόγλου Στέργιος Πάλλας Μαρία Κάλτσα 2313 336 326, 320, 328 m.grigoroglou@glk.gr s.pallas@glk.gr m.kaltsa@glk.gr Προς : Ειδικό Λογαριασμό Κονδυλιών Έρευνας του Αριστοτελείου Πανεπιστημίου Θεσσαλονίκης 1)Επιτροπή Ερευνών και Διαχείρισης ΕΛΚΕ 2)Δ/νση Μονάδας Οικονομικής και Διοικητικής Υποστήριξης 3ης Σεπτεμβρίου Πανεπιστημιούπολη Θεσσαλονίκη Τ.Κ. 546 36 ΘΕΜΑ: Ενημέρωση για τη διενέργεια προγραμματισμένου ελέγχου στο φορέα Ε.Λ.Κ.Ε. του Α.Π.Θ. ΣΧΕΤ:Η υπ’ αριθ. 386/26-02-2021 (ΦΕΚ : τ.ΥΟΔΔ 166/2021 / ΑΔΑ: ΩΧΞΟΗ-ΣΙ8) απόφαση του Προϊσταμένου της Γενικής Διεύθυνσης Δημοσιονομικών Ελέγχων (Γ.Δ.Δ.Ε.) Σας γνωρίζουμε, ότι σε εκτέλεση του ανωτέρω σχετικού πρόκειται να διενεργηθεί στο φορέα σας προγραμματισμένος έλεγχος της Υπηρεσίας μας, ως τις 30/04/2021, βάσει του Ν.3492/2006 (ΦΕΚ Α΄ 210)όπως ισχύει, τόσο με προγραμματισμένες επιτόπιες επισκέψεις στην έδρα σας, όσο και με έλεγχο γραφείου. Η ελεγκτική ομάδα που θα διενεργήσει τον έλεγχο αποτελείται από τους: α. Γρηγορόγλου Μαρία του Στεργίου, υπάλληλος της Δ.Υ.Ε.Ε. στην έδρα της Περιφέρειας Κεντρικής Μακεδονίας (Θεσσαλονίκη), κλάδου Τ.Ε./Δημοσιονομικών, ως συντονίστρια. β. Πάλλας Στέργιος του Ναούμ, υπάλληλος της Δ.Υ.Ε.Ε. στην έδρα της Περιφέρειας Κεντρικής Μακεδονίας (Θεσσαλονίκη), Π.Ε./Δημοσιονομικών, ως μέλος. γ. Κάλτσα Μαρία του Μαργαρίτη, υπάλληλος της Δ.Υ.Ε.Ε. στην έδρα της Περιφέρειας Κεντρικής Μακεδονίας (Θεσσαλονίκη), κλάδου Π.Ε./Δημοσιονομικών, ως μέλος. Στον έλεγχο θα παρίσταται η Ιωαννίδου Ευφροσύνη του Ιωάννη, υπάλληλος της Δ.Υ.Ε.Ε. στην έδρα της Περιφέρειας Κεντρικής Μακεδονίας (Θεσσαλονίκη), κλάδου Π.Ε./Μηχανικών. Έργο της ελεγκτικής ομάδας είναι να διαπιστωθεί η επάρκεια του συστήματος διαχείρισης και ελέγχου του φορέα σας καθώς και να ελεγχθεί η διαχείριση του προϋπολογισμού του, για τη διαχειριστική χρήση έτους 2019. Παρακαλείσθε όπως μεριμνήσετε ώστε το προσωπικό της υπηρεσίας σας να είναι διαθέσιμο κατά λόγο αρμοδιότητας για τις ανάγκες του ελέγχου, να προετοιμάσει όλα τα απαραίτητα στοιχεία για τον έλεγχο και να διασφαλίσει τη διάθεση κατάλληλου χώρου για την εργασία του ελεγκτικού κλιμακίου.

-- 1 of 5 --

2 Ο έλεγχος θα διεξαχθεί με τη χρήση ερωτηματολογίων, όπως είδη έχετε ενημερωθεί με το 10-3-2021 ηλεκτρονικό μήνυμα, τα οποία βρίσκονται αναρτημένα στο ιστοχώρο της Γενικής Διεύθυνσης Δημοσιονομικών Ελέγχων («http://www.minfin.gr/web/31351/enemerotiko-yliko»). Κατά τη διενέργεια του ελέγχου, παρακαλούμε όπως τεθούν στη διάθεση της ελεγκτικής ομάδας τα παρακάτω έγγραφα/στοιχεία (κατά προτίμηση σε ηλεκτρονική μορφή, όπου αυτό είναι εφικτό): 1. Νομοθετικό και Κανονιστικό πλαίσιο λειτουργίας (Σύσταση Οργανισμού/ Οργανισμός/ Κανονισμός Λειτουργίας Φορέα/ απόφαση κατανομής θέσεων στις οργανικές μονάδες, τυχόν πράξεις μεταβίβασης αρμοδιοτήτων ή εξουσιοδότησης υπογραφής κτλ), 2. Οργανόγραμμα – Διάρθρωση των υπηρεσιών και κατανομή του στελεχιακού δυναμικού στις υπηρεσίες, ανά κατηγορία και κλάδο, 3. Θεσμικό πλαίσιο που διέπει τα έσοδα και τις δαπάνες, 4. Θεσμικό πλαίσιο που διέπει κάθε είδους μισθολογικές και λοιπές απολαβές του προσωπικού (για όλες τις κατηγορίες) και των οργάνων διοίκησης (ΚΥΑ, κλπ), 5. Αποφάσεις ορισμού οργάνων διοίκησης για το 2019, 6. Μητρώο Παγίων σε ηλεκτρονική μορφή, όπως έχει διαμορφωθεί κατά την 31.12.2019, 7. Υποβληθέντα Μηνιαία Δελτία και στοιχεία e-portal (σύνοψη Μητρώου Δεσμεύσεων) του μηνός Δεκεμβρίου των ετών 2017,2018, 2020, όλων των μηνών του έτους 2019, Ιανουαρίου 2021 και Φεβρουαρίου 2021. 8. Μηνιαίες εκθέσεις ληξιπρόθεσμων οφειλών Δεκεμβρίου 2018, Δεκεμβρίου 2019 και Δεκεμβρίου 2020, 9. Μητρώο Δεσμεύσεων (αναλυτικό και συγκεντρωτικό) κατά την 31-12-2019 (ηλεκτρονικά), 10. Εγκεκριμένοι Προϋπολογισμοί των ετών 2018, 2019 (αρχικοί και τυχόν αναμορφώσεις), με όλες τις σχετικές εγκριτικές αποφάσεις από το αρμόδιο όργανο, 11. Τριμηνιαίες εκθέσεις για την εκτέλεση του προϋπολογισμού του 2019,εφόσον υπάρχει υποχρέωση. 12. Εγκεκριμένοι απολογισμοί των ετών 2018, 2019 με τις σχετικές εγκριτικές αποφάσεις, 13. Εγκεκριμένοι ισολογισμοί και οικονομικές καταστάσεις των ετών 2018 και 2019 με τις σχετικές εγκριτικές αποφάσεις, συμπεριλαμβανομένων των εκθέσεων των ορκωτών ελεγκτών, 14. Ισοζύγιο όλων των Λογαριασμών Γενικής Λογιστικής σε πλήρη ανάλυση βαθμών στις 31.12.2019. 15. Πορίσματα ελέγχων από άλλα ελεγκτικά όργανα, εφόσον υπάρχουν, καθώς και τις εκθέσεις εσωτερικού ελέγχου, για τις χρήσεις 2016, 2017, 2018, 2019και 2020, 16. Δαπάνες μη νόμιμες και μη κανονικές (δαπάνες που απέρριψε το αρμόδιο τμήμα του φορέα σας), 17. Στοιχεία Μεσοπρόθεσμου Πλαισίου Δημοσιονομικής Στρατηγικής (τελευταία επικαιροποίηση) εφόσον υπάρχει υποχρέωση, 18. Τραπεζικά extraits με το υπόλοιπο όλων των λογαριασμών που τηρεί ο φορέας στα πιστωτικά ιδρύματα, αποδεικτικά τυχόν λοιπών κινητών αξιών και πρακτικό συμφωνίας ταμειακού υπολοίπου κατά την 31-12-2019, 19. Στοχοθεσία και δείκτες βάσει των Ν.3230/2004 και Ν.4369/2016, εφόσον υπάρχει υποχρέωση. Η ελεγκτική ομάδα διατηρεί το δικαίωμα να ζητήσει οποιοδήποτε άλλο έγγραφο ή στοιχείο κριθεί απαραίτητο. Δεδομένου ότι η διερεύνηση ορισμένων θεμάτων θα στηριχθεί σε δείγμα φακέλων που θα εξεταστούν λεπτομερώς, παρακαλούμε όπως μας αποστείλετε ηλεκτρονικά, μέχρι την Παρασκευή 19-03-2021, τα 4 παρακάτω στοιχεία σε μορφή excel (συμπλήρωση του επισυναπτόμενου αρχείου με τίτλο ΠΙΝΑΚΕΣ ΓΙΑ ΔΕΙΓΜΑΤΟΛΗΨΙΑ), προκειμένου να υπάρξει εύλογος χρόνος για την επεξεργασία τους, τη διενέργεια της δειγματοληψίας και την έγκαιρη ενημέρωσή σας σχετικά με το αποτέλεσμά της: 1. Αναλυτική κατάσταση ενταλμάτων πληρωμής ή εντολών πληρωμής που εξοφλήθηκαν εντός του έτους 2019, πλην όσων αφορούν δαπάνες συγχρηματοδοτούμενων από την Ε.Ε. προγραμμάτων, ή του

-- 2 of 5 --

3 Προγράμματος Δημοσίων Επενδύσεων, κατηγοριοποιημένη ανά αριθμό εντολής, ημερομηνία έκδοσης, ΚΑΕ, προμηθευτή, ποσό εντάλματος, ημερομηνία εξόφλησης, ποσό εξόφλησης, λογαριασμό γενικής λογιστικής. 2. Αναλυτική κατάσταση με όλες τις κατακυρωθείσες/συναφθείσες συμβάσεις προμηθειών κάθε φύσεως αγαθών και υπηρεσιών, μελετών και έργων κατηγοριοποιημένη ανά ημερομηνία κατακύρωσης/σύναψης, είδος δαπάνης, διαγωνιστική διαδικασία Ανάδοχο-Προμηθευτή και ποσό, από 01.01.2019 έως 31.12.2019, πλην αυτών που αφορούν σε συγχρηματοδοτούμενα από την Ε.Ε. προγραμμάτων ή το Πρόγραμμα Δημοσίων Επενδύσεων. 3. Κατάσταση μισθοδοτούμενου/αμειβόμενου προσωπικού κατά το έτος 2019 διαρθρωμένη ανά σχέση εργασίας (μόνιμοι, ΙΔΑΧ, ΙΔΟΧ, ειδικοί συνεργάτες, νομικοί σύμβουλοι, δικηγόροι, αποσπασμένοι κ.λ.π.), ανά κατηγορία και κλάδο. 4. Κατάσταση αμειβόμενων οργάνων διοίκησης του φορέα κατά το έτος 2019 . Επίσης, για λόγους διασταύρωσης του συνολικού ποσού των ενταλμάτων με τις χρηματοροές εξόδων του φορέα σας κατά το έτος ελέγχου, παρακαλούμε όπως αποσταλεί εντός της ως άνω προθεσμίας αναλυτικός (ανά ΚΑΕ/ΑΛΕ) και συγκεντρωτικός απολογισμός έτους 2019, καθώς και αναλυτικό ισοζύγιο Γενικής Λογιστικής (σε αρχείο τύπου xls). Για το δείγμα του ελέγχου θα ενημερωθείτε εγκαίρως προκειμένου να μεριμνήσετε ώστε οι αντίστοιχοι φάκελοι να είναι άμεσα διαθέσιμοι κατά την έναρξη του ελέγχου ταξινομημένοι και πλήρως ενημερωμένοι. Πιο συγκεκριμένα, παρακαλούμε όπως, κατά την έναρξη του ελέγχου, τεθούν στη διάθεση της ελεγκτικής ομάδας τα παρακάτω έγγραφα/στοιχεία του δείγματος: 1. Αναφορικά με τα χρηματικά εντάλματα: τα χρηματικά εντάλματα με τα συνημμένα δικαιολογητικά/ παραστατικά καθώς και τα χρηματικά εντάλματα που αναφέρονται στις παραπομπές, καρτέλα προμηθευτή, καρτέλα κίνησης του ΚΑΕ του προϋπολογισμού και καρτέλα Αναλυτικού Καθολικού Εξόδων του λογαριασμού Γεν. Λογιστικής, που επιβάρυνε η δαπάνη (έτους 2019). 2. Αναφορικά με τις συμβάσεις: οι σχετικοί φάκελοι με όλα τα σχετικά με τη διαγωνιστική διαδικασία έγγραφα/δικαιολογητικά όπως : I. Αποφάσεις συγκρότησης επιτροπών διαγωνισμού, II. Αποφάσεις: ανάληψης υποχρέωσης/ δέσμευσης πίστωσης, έγκρισης δαπάνης, διενέργειας διαγωνισμού, έγκρισης σκοπιμότητας, III. Διακήρυξη / πρόσκληση ενδιαφέροντος, IV. Προσφορές, V. Πρακτικό αποσφράγισης προσφορών, VI. Απόφαση αρμοδίου οργάνου περί κατακύρωσης ή ανάθεσης της δαπάνης, VII. Πράξη προσυμβατικού ελέγχου, όπου απαιτείται, VIII. Συμφωνητικό/σύμβαση, IX. Τιμολόγιο/ δελτίο αποστολής, X. Πρωτόκολλο παραλαβής, XI. Χρηματικό ένταλμα, XII. IBAN του προμηθευτή/αναδόχου, XIII. Τραπεζικό extrait εξόφλησης χρηματικού εντάλματος, XIV. Καρτέλα προμηθευτή/αναδόχου έτους 2019, XV. Καρτέλα κίνησης του ΚΑΕ του προϋπολογισμού που επιβάρυνε η σύμβαση, XVI. Καρτέλα Αναλυτικού Καθολικού Εξόδων του λογ/σμού Γεν. Λογ., που επιβάρυνε η δαπάνη. 3. και 4. Για τους μισθοδοτούμενους/αμειβόμενους που θα περιληφθούν στο δείγμα του ελέγχου (προσωπικό και όργανα διοίκησης): I. Πράξη διορισμού / σύμβαση, (ΦΕΚ Διορισμού, αποφάσεις πρόσληψης και Συμβάσεις πρόσληψης για προσωπικό ΙΔΑΧ, ΙΔΟΧ),

-- 3 of 5 --

4 II. Προσόντα πρόσληψης/ Τίτλοι σπουδών, μαζί με τη σχετική αλληλογραφία διασταύρωσης γνησιότητας (συμπεριλαμβανομένων πράξεων αναγνώρισης ισοτιμίας – αντιστοιχίας για αλλοδαπούς τίτλους, όπου συντρέχει περίπτωση), III. Μηνιαία εκκαθαριστικά μισθοδοσίας (Τακτικές και Πρόσθετες αποδοχές) για όλο το έτος ελέγχου, IV. Σε περίπτωση καταβολής οικογενειακού επιδόματος: αριθμός τέκνων, ηλικία τέκνων και ληξιαρχικές πράξεις γέννησης, αποδεικτικά εισαγωγής σε σχολές φοίτησης. V. Σε περίπτωση καταβολής επιδόματος θέσης ευθύνης: τις σχετικές αποφάσεις τοποθέτησης στις αντίστοιχες θέσεις. VI. Σε περίπτωση καταβολής υπερβάλλουσας μείωσης βάσει του Ν.4024/2011: μηνιαία εκκαθαριστικά Οκτ ’11, Μαρ ’12 και Δεκ ’12, VII. Σε περίπτωση καταβολής προσωπικής διαφοράς βάσει του Ν.4354/2015, μηνιαίο εκκαθαριστικό Δεκ ’15, VIII. Σε περίπτωση καταβολής προσωπικής διαφοράς βάσει του Ν.4472/2017, μηνιαίο εκκαθαριστικό Δεκ’ 2016, IX. Αναλυτικές καρτέλες μισθοδοσίας / μισθοδοτικές καταστάσεις τακτικών και προσθέτων αποδοχών (με πλήρη ανάλυσή τους σε βασικούς μισθούς και σε επιδόματα) για όλο το έτος ελέγχου (2019), X. Βεβαίωση αποδοχών για το έτος ελέγχου, XI. Ατομικά δελτία κατάταξης σύμφωνα με τους Ν.4024/2011 και Ν.4354/2015, όσον αφορά στο υπαγόμενο στο ενιαίο μισθολόγιο προσωπικό, καθώς και τα ατομικά δελτία κατάταξης των λειτουργών και υπαλλήλων αμειβόμενων με Ειδικά Μισθολόγια σύμφωνα με το Ν.4472/2017 (μέλη ΔΕΠ κλπ), XII. Βεβαιώσεις ετών προϋπηρεσίας, XIII. Χρηματικά εντάλματα και καταστάσεις καταβολής αμοιβών συμμετοχής σε συλλογικά όργανα οδοιπορικά, υπερωρίες κτλ, XIV. Αποδεικτικά υποβολής βεβαιώσεων αποδοχών έτους 2019 στο ηλεκτρονικό σύστημα της ΑΑΔΕ, XV. Αποδεικτικά οριστικοποιημένων αρχείων μισθοδοσίας έτους 2019 στην ΕΑΠ. Σε όσα έγγραφα εκ των ανωτέρω προβλέπεται δημοσιότητα, παρακαλούμε να επισυνάψετε την πρώτη σελίδα από τη ΔΙΑΥΓΕΙΑ και από το ΚΗΜΔΗΣ/ΕΣΗΔΗΣ με τη χρονοσήμανση ώστε να προκύπτει και ο χρόνος ανάρτησης. Η διερεύνηση δύναται να επεκταθεί και σε άλλους φακέλους, εφ’ όσον αυτό κριθεί απαραίτητο από την ελεγκτική ομάδα κατά τη διάρκεια του ελέγχου. Η αποστολή των αιτούμενων στοιχείων παρακαλούμε όπως γίνει στις κάτωθι διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου: m.grigoroglou@glk.gr s.pallas@glk.gr m.kaltsa@glk.gr e.ioannidou2@glk.gr Σας ευχαριστούμε εκ των προτέρων για την συνεργασία και είμαστε στη διάθεσή σας για κάθε περαιτέρω πληροφορία και διευκρίνιση. Aν. Προϊστάμενος Διεύθυνσης της Δ.Υ.Ε.Ε. στην Περιφέρεια Κεντρικής Μακεδονίας Σταύρος Χατζηδίγκας

-- 4 of 5 --

5 Αποδέκτες προς κοινοποίηση: 1) Υπουργείο Παιδείας, Έρευνας και Θρησκευμάτων Γραφείο Γενικού Δ/ντή Οικονομικών Υπηρεσιών Ανδρέα Παπανδρέου 37, Μαρούσι, Τ.Κ. 151 80 2) Διεύθυνση Προγραμματισμού και Συντονισμού Ελέγχων (ΔΠΣΕ Τμήμα Β΄ Προγραμματισμού Τακτικών Ελέγχων ) Κηφισίας 124 & Ιατρίδου 2, Αθήνα ΤΚ 115 26 Εσωτερική διανομή: 1) Αν. Προϊστάμενος της Δ/νσης της Δ.Υ.Ε.Ε. Περιφέρειας Μακεδονίας – Θράκης (Θεσσαλονίκη). 2) Προϊσταμένη του τμήματος Α’ της Δ.Υ.Ε.Ε. Περιφέρειας Μακεδονίας – Θράκης (Θεσσαλονίκη).

-- 5 of 5 --