Ανάθεση του έργου με τίτλο «Προμήθεια Συστήματος Ηλεκτρονικής Διαχείρισης Εγγράφων, Πρωτοκόλλου, Ψηφιακών Υπογραφών και Υποθέσεων, καθώς και εφαρμογής Παρουσιολογίου για τις ανάγκες της ΕΥΔ Π-ΑΜΘ» με Κωδικό ΟΠΣ 6022301, με τη διαδικασία της απευθείας ανάθεσης

1 ΑΠΟΦΑΣΗ Ο Περιφερειάρχης Ανατολικής Μακεδονίας και Θράκης Έχοντας υπόψη: 1. Το άρθρο 90 του «Κώδικα Νομοθεσίας για την Κυβέρνηση και Κυβερνητικά Όργανα» που κυρώθηκε με το άρθρο πρώτο του π.δ. 63/2005(ΦΕΚ 98/Α/22-4-2005). 2. Ο Ν.3852/2010 «Νέα Αρχιτεκτονική της Αυτοδιοίκησης και της Αποκεντρωμένης Διοίκησης Πρόγραμμα Καλλικράτης» (ΦΕΚ87/Α/07.06.2010),όπως έχει τροποποιηθεί και ισχύει. 3. Το Π.Δ. 144/23.12.2010 (ΦΕΚ 237/Α/27.12.2010) Οργανισμός της Περιφέρειας Ανατολικής Μακεδονίας και Θράκης. 4. Την αριθ. 27/2023 απόφαση του Πολυμελούς Πρωτοδικείου Ροδόπης (ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΕΚΟΥΣΙΑΣ ΔΙΚΑΙΟΔΟΣΙΑΣ) επικύρωσης του αποτελέσματος της εκλογής των περιφερειακών αρχών της Περιφέρειας Ανατολικής Μακεδονίας και Θράκης και ανακήρυξης του Περιφερειάρχη... στην Περιφέρεια Ανατολικής Μακεδονίας και Θράκης. 5. Το από 17/12/2023 ΠΡΑΚΤΙΚΟ ΟΡΚΩΜΟΣΙΑΣ του Περιφερειάρχη Ανατολικής Μακεδονίας και Θράκης. 6. Το Ν.4270/2014 (ΦΕΚ 143/Α/2014) «Αρχές δημοσιονομικής διαχείρισης και εποπτείας ….και άλλες διατάξεις» και ειδικότερα την παρ. 12 του άρθρου 66, αυτού. 7. Το Ν.4412/2016 (ΦΕΚ 147/Α/08.08.2016 «Δημόσιες Συμβάσεις Έργων, Προμηθειών και Υπηρεσιών (προσαρμογή στις Οδηγίες 2014/24/ΕΕ και 2014/25/ΕΕ» και ειδικότερα τις διατάξεις των παρ. 1-3 του άρθρου 118, 2 και 3α τους άρθρου 120 και 9 του άρθρου 80, αυτού. ΑΝΑΡΤΗΤΕΑ ΣΤΟ ΔΙΑΔΙΚΤΥΟ ΚΑΤΑΧΩΡΗΣΤΕΑ ΣΤΟ ΚΗΜΔΗΣ ΕΛΛΗΝΙΚΗ ΔΗΜΟΚΡΑΤΙΑ ΠΕΡΙΦΕΡΕΙΑ ΑΝΑΤΟΛΙΚΗΣ ΜΑΚΕΔΟΝΙΑΣ ΚΑΙ ΘΡΑΚΗΣ ΕΙΔΙΚΗ ΥΠΗΡΕΣΙΑ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΟΣ «ΑΝΑΤΟΛΙΚΗ ΜΑΚΕΔΟΝΙΑ, ΘΡΑΚΗ» Κομοτηνή, 25-09-2025 Αριθ. Πρωτ.: 4119 Ταχ. Δ/νση: Ηροδότου 28 Κομοτηνή ΠΡΟΣ: OPENCORE Α.Ε. Θεσσαλονίκης 43, 15234, Χαλάνδρι, Αθήνα E-mail: info@opencore.gr Ταχ. Κώδικας: 69132 Πληροφορίες: Χ. Αγγελίνα Τηλέφωνο: 2531352322 Email: hariniko@mou.gr ΘΕΜΑ: Ανάθεση του έργου με τίτλο «Προμήθεια Συστήματος Ηλεκτρονικής Διαχείρισης Εγγράφων, Πρωτοκόλλου, Ψηφιακών Υπογραφών και Υποθέσεων, καθώς και εφαρμογής Παρουσιολογίου για τις ανάγκες της ΕΥΔ Π-ΑΜΘ» με Κωδικό ΟΠΣ 6022301, με τη διαδικασία της απευθείας ανάθεσης

-- 1 of 4 --

2 8. Το Ν. 4914/2022 (Α’61) «Διαχείριση, έλεγχος και εφαρμογή αναπτυξιακών παρεμβάσεων για την Προγραμματική Περίοδο 2021-2027, σύσταση Ανώνυμης Εταιρείας «Εθνικό Μητρώο Νεοφυών Επιχειρήσεων Α.Ε.» και άλλες διατάξεις». 9. Την αριθ. 114947/22 (ΦΕΚ 6132 Β/1-12-2022) Υ.Α. Εθνικοί κανόνες επιλεξιμότητας δαπανών για τα προγράμματα του ΕΣΠΑ 2021-2027. 10. Την αριθ. 4575/18.01.2023 (ΦΕΚ 268/Β/20.01.2023) Απόφαση του Υφυπουργού Ανάπτυξης και Επενδύσεων με θέμα «Τροποποίηση και αντικατάσταση της υπ’ αρ.84540/02.09.2022 απόφασης του Υφυπουργού Ανάπτυξης και Επενδύσεων για την «Αναδιάρθρωση της Ειδικής Υπηρεσίας Διαχείρισης Προγράμματος ‘‘Ανατολική Μακεδονία, Θράκη’’ σύμφωνα με την παρ. 10 του άρθρου 65 του ν. 4914/2022 (Α’ 61) και αντικατάσταση της υπό στοιχεία 32674/ΕΥΘΥ 330/23.03.2015 (Β’ 714) υπουργικής απόφασης (Β’ 4701)». 11. Την υπό στοιχεία C(2024) 3381 final/15.05.2024 Εκτελεστικής απόφασης της Ευρωπαϊκής Επιτροπής για την τροποποίηση της εκτελεστικής απόφασης C(2022) 6510 για την έγκριση του προγράμματος «Ανατολική Μακεδονία, Θράκη» για στήριξη από το Ευρωπαϊκό Ταμείο Περιφερειακής Ανάπτυξης και το Ευρωπαϊκό Κοινωνικό Ταμείο Plus στο πλαίσιο του στόχου «Επενδύσεις στην απασχόληση και την ανάπτυξη» για την περιφέρεια Ανατολικής Μακεδονίας, Θράκης στην Ελλάδα. 12. Την αριθ. 95393/ΕΞ 2024/16-7-2024 (Φ.Ε.Κ. 4313/τ. Β΄/ 23-7-2024) Απόφαση του Αναπληρωτή Υπουργού Εθνικής Οικονομίας και Οικονομικών, με θέμα «Ρύθμιση θεμάτων των προγραμμάτων δράσεων τεχνικής βοήθειας και διαδικασίες κατάρτισης και τήρησης των καταλόγων προμηθευτών και παρεχόντων υπηρεσίες ενεργειών τεχνικής βοήθειας και εξειδίκευση των όρων εγγραφής οικονομικών φορέων σε αυτούς καθώς και οι όροι επιλογής του αναδόχου για την υλοποίηση δράσεων Τεχνικής Βοήθειας». 13. Την με αριθ. πρωτ. 3981/13.08.2025 (ΑΔΑ: 9ΘΛΧ7ΛΒ-3Χ7) τροποποίηση της απόφασης ένταξης της πράξης με τίτλο «Αγορά λογισμικού, ανάπτυξη, εγκατάσταση, υποστήριξη, επισκευή και συντήρηση εξοπλισμού και λογισμικού» στο Επιχειρησιακό Πρόγραμμα «Ανατολική Μακεδονία, Θράκη» 2021 – 2027 στην οποία συμπεριλαμβάνεται το 4ο Υποέργο με τίτλο «Προμήθεια Συστήματος Ηλεκτρονικής Διαχείρισης Εγγράφων, Πρωτοκόλλου, Ψηφιακών Υπογραφών και Υποθέσεων, καθώς και εφαρμογής Παρουσιολογίου για τις ανάγκες της ΕΥΔ Π-ΑΜΘ». 14. Την αριθ. πρωτ. 4032/19.08.2025 (ΑΔΑ: ΡΩΒΕ7ΛΒ-ΣΝΕ - ΑΔΑΜ: 25PROC017412191) Πρόσκληση εκδήλωσης ενδιαφέροντος για την υλοποίηση του έργου με τίτλο «Προμήθεια Συστήματος Ηλεκτρονικής Διαχείρισης Εγγράφων, Πρωτοκόλλου, Ψηφιακών Υπογραφών και Υποθέσεων, καθώς και εφαρμογής Παρουσιολογίου για τις ανάγκες της ΕΥΔ Π-ΑΜΘ», με τη διαδικασία της απευθείας ανάθεσης. 15. Την από 25/08/2025 (αριθ. πρωτ. 4119/26.08.2025 ΕΥΔ Π-ΑΜΘ) προσφορά της εταιρείας OPENCORE Α.Ε. 16. Τις πιστώσεις στη ΣΑΕ 0317 με κωδικό πράξης 2025ΕΠ03170000. Α Π Ο Φ Α Σ Ι Ζ Ο Υ Μ Ε Την ανάθεση υλοποίησης του έργου με τίτλο «Προμήθεια Συστήματος Ηλεκτρονικής Διαχείρισης Εγγράφων, Πρωτοκόλλου, Ψηφιακών Υπογραφών και Υποθέσεων, καθώς και εφαρμογής Παρουσιολογίου για τις ανάγκες της ΕΥΔ Π-ΑΜΘ», CPV: 48311100-2 - 72267000-4, στην εταιρεία OPENCORE Α.Ε., που εδρεύει Θεσσαλονίκης 43, 15234, Χαλάνδρι, Αθήνα, με ΑΦΜ 802289765 - Δ.Ο.Υ. (1190) ΚΕΦΟΔΕ ΑΤΤΙΚΗΣ, με τη διαδικασία της απευθείας ανάθεσης, επειδή διαθέτει την εμπειρία και τεχνογνωσία για υλοποίηση του έργου.

-- 2 of 4 --

3 Το αντικείμενο του έργου περιλαμβάνει την Προμήθεια Συστήματος Ηλεκτρονικής Διαχείρισης Εγγράφων, Πρωτοκόλλου, Ψηφιακών Υπογραφών και Υποθέσεων, καθώς και εφαρμογής Παρουσιολογίου για τις ανάγκες της ΕΥΔ Π-ΑΜΘ και συγκεκριμένα: Σύστημα (ΣΗΔΕ) το οποίο θα είναι web-based, συμβατό με πρότυπα e-GIF και GDPR, και θα περιλαμβάνει κατ’ ελάχιστο τα εξής υποσυστήματα:  Υποσύστημα Ηλεκτρονικού Πρωτοκόλλου: πλήρης διαχείριση εισερχομένων/εξερχομένων εγγράφων, αυτόματη αρίθμηση, συσχέτιση εγγράφων, διαχείριση βάσει ΚΕΔΥ.  Υποσύστημα Δημιουργίας & Διαχείρισης Εγγράφων: εισαγωγή από σαρωτές, email (POP/IMAP), χρήση προτύπων, μεταδεδομένα, έκδοση πολλαπλών αντιγράφων, version control, προηγμένη αναζήτηση (metadata & full-text).  Υποσύστημα Διακίνησης Εγγράφων: ροή για έγκριση, χρεώσεις/κοινοποιήσεις, παρακολούθηση ιστορικού, αυτόματη αποστολή με email, υποστήριξη απαντητικών εγγράφων.  Υποσύστημα Διαχείρισης Ροών Εργασίας (Workflows): αυτοματοποιημένες ροές χωρίς προγραμματισμό.  Υποσύστημα Διαχείρισης Υποθέσεων (CMMN 1.1): ομαδοποίηση εγγράφων ανά υπόθεση, μεταδεδομένα, προθεσμίες, διαχείριση φακέλων.  Υποσύστημα Παρουσιολογίου: καταγραφή προσέλευσης/αποχώρησης με χρονοσήμανση, άδειες, ιστορικό, αναφορές, διαβαθμισμένη πρόσβαση.  Υποσύστημα Ψηφιακών Υπογραφών: υποστήριξη smartcards/USB tokens & server-based πιστοποιητικών, χρονοσήμανση, διαλειτουργία με Αρχή Πιστοποίησης ΕΔ.  Υποσύστημα Διαχείρισης Χρηστών/Οργανωτικής Δομής: ρόλοι, δικαιώματα, LDAP/AD, audit trail.  Υποσύστημα Διαχείρισης Συστήματος: παραμετροποίηση μεταδεδομένων, διαχείριση βοηθητικής πληροφορίας.  Υποσύστημα Διεπαφής Επικοινωνίας: responsive σχεδίαση, ειδοποιήσεις, υποστήριξη mobile/tablet.  Υποσύστημα Διαλειτουργικότητας με τρίτα συστήματα: ανάρτηση στη «Διαύγεια» και ΚΗΜΔΗΣ, API, υποβολή εγγράφων από portal.  Υποσύστημα Αναφορών & Στατιστικών: δυναμικές αναφορές ανά μονάδα/χρήστη, εξαγωγή σε διάφορες μορφές.  Υποσύστημα Ειδοποιήσεων: email, εντός εφαρμογής, desktop notifications. Πρόσθετες Υπηρεσίες Αναδόχου:  Μελέτη εφαρμογής,  Εγκατάσταση, παραμετροποίηση, μετάπτωση δεδομένων από υπάρχον σύστημα,  Εκπαίδευση (3 διαχειριστές & 37 χρήστες),  Πιλοτική λειτουργία τουλάχιστον 2 εβδομάδων,  Εγγύηση καλής λειτουργίας ενός (1) έτους από την ημερομηνία οριστικής παραλαβής και την έναρξη της παραγωγικής λειτουργίας του συστήματος,  Τεχνική υποστήριξη τριών (3) ετών μετά την λήξη της εγγύησης καλής λειτουργίας,  Δυνατότητα εγκατάστασης σε υποδομές φορέα ή G-Cloud.  40 άδειες χρήσης απεριόριστης διάρκειας.

-- 3 of 4 --

4 Η εγκατάσταση του λογισμικού θα γίνει σε υποδομές που θα διαθέσει για το λόγο αυτό η Ειδική Υπηρεσία Διαχείρισης Προγράμματος «Ανατολική Μακεδονία, Θράκη». Η Τεχνική Προσφορά, η οποία αποτελεί αναπόσπαστο μέρος της παρούσας απόφασης, περιλαμβάνει αναλυτική περιγραφή του υπό προμήθεια λογισμικού (τεχνικά χαρακτηριστικά, λοιπές οδηγίες, κ.λ.π.) και για όλα τα υποσυστήματα της πρόσκλησης καθώς και τις ελάχιστες απαιτήσεις σε υλικό και λογισμικό για την εγκατάσταση και λειτουργία του συστήματος. Επιπλέον ο Ανάδοχος οφείλει να προσφέρει το σύνολο της υποδομής έτοιμων λογισμικών που θα απαιτηθεί για να μπορεί να λειτουργεί το προσφερόμενο σύστημα πλήρως, εκτός από το λειτουργικό σύστημα και τη Βάση Δεδομένων. Η προβλεπόμενη συνολική διάρκεια του έργου ορίζεται σε πενήντα δύο (52) μήνες, η δε διάρκεια υλοποίησης της εγκατάστασης / παραμετροποίησης / μετάπτωσης / επιπλέον αναπτυγμάτων / εκπαίδευσης / πιλοτικής και παραγωγικής λειτουργίας του συστήματος, πρέπει να πραγματοποιηθεί το αργότερο σε τέσσερεις (4) μήνες, από την υπογραφή της Σύμβασης. Η παρακολούθηση και παραλαβή της σύμβασης θα διενεργείται σύμφωνα με τις διατάξεις του εδ. Β΄ της παρ. 11 του άρθρου 221 του Ν.4412/2016. Η αμοιβή της Αναδόχου ανέρχεται στο ποσό των τριάντα δύο χιλιάδων εννιακοσίων ογδόντα τέσσερα ευρώ (32.984,00 €) συμπεριλαμβανομένου του ΦΠΑ, η δαπάνη θα βαρύνει τις πιστώσεις του έργου της ΣΑΕ 0317 με κωδικό 2025ΕΠ03170000 και θα συγχρηματοδοτηθεί από το Ευρωπαϊκό Ταμείο Περιφερειακής Ανάπτυξης (ΕΤΠΑ) και από Εθνικούς Πόρους στο πλαίσιο της Προτεραιότητας 6: «ΤΕΧΝΙΚΗ ΒΟΗΘΕΙΑ ΕΤΠΑ», του Π.Π. «Ανατολική Μακεδονία, Θράκη» 2021 - 2027. Η πληρωμή θα γίνεται τμηματικά και συγκεκριμένα: 1η πληρωμή: Μετά την οριστική παραλαβή και την έναρξη της παραγωγικής λειτουργίας του συστήματος ποσό δεκαεννέα χιλιάδων εννιακοσίων εξήντα τεσσάρων ευρώ (19.964,00 €) συμπεριλαμβανομένου του ΦΠΑ και 2η, 3η και 4η πληρωμή: Μετά την λήξη κάθε έτους παροχής τεχνικής υποστήριξης, ποσό τεσσάρων χιλιάδων τριακοσίων σαράντα ευρώ (4.340,00 €) συμπεριλαμβανομένου του ΦΠΑ . Η Ειδική Υπηρεσία Διαχείρισης Προγράμματος «Ανατολική Μακεδονία, Θράκη» θα καταρτίσει σύμβαση ανάθεσης στην οποία θα περιληφθούν όλοι οι όροι που κρίνονται αναγκαίοι για την υλοποίηση της παρούσας απόφασης. Ο ΠΕΡΙΦΕΡΕΙΑΡΧΗΣ Α.Μ.Θ. ΧΡΙΣΤΟΔΟΥΛΟΣ ΤΟΨΙΔΗΣ

-- 4 of 4 --