Διοργάνωση συνεδρίου στην Αθήνα στις 14 και 15 Φεβρουαρίου 2019

1 ΝΠΔΔ ΑΝΑΡΤΗΤΕΑ ΣΤΟ ΔΙΑΔΙΚΤΥΟ Σχετ ΑΔΑ: 6ΡΙ7ΟΡ9Τ-0Λ2 6ΓΔ7ΟΡ9Τ-Χ7Φ ΑΔΑΜ Εγκεκριμένου: 18REQ003850330 ΑΔΑΜ Πρωτογενούς: 18REQ003761208 Διεύθυνση Διοικητικών & Οικον. Υπηρεσιών Αθήνα 24-10-2018 Κηφισίας 124 & Ιατρίδου 2, 11526 Αθήνα Αρ. Πρωτ.: 13245 Πληρ.: Φ. Τζουμανίκα, Α. Μαστρανδρέου, Α. Κουζούπης Τηλ: 2132145835, 2132145843, 2132145865 Fax: 2132145824 ΘΕΜΑ: «Πρόσκληση εκδήλωσης ενδιαφέροντος σε έρευνα αγοράς για την παροχή υπηρεσιών διοργάνωσης συνεδρίου στην Αθήνα στις 14 και 15 Φεβρουαρίου 2019» Σας γνωρίζουμε ότι σύμφωνα με την υπ’ αρ. 382/09-10-2018 απόφαση Διοικητικού Συμβουλίου του ΕΦΕΤ (ΑΔΑ:9ΡΙ7ΟΡ9Τ-0Λ2, ΑΔΑΜ:18REQ003850330), διενεργείται έρευνα αγοράς, για την εξεύρεση Αναδόχου, ο οποίος θα αναλάβει την παροχή υπηρεσιών διοργάνωσης του συνεδρίου που θα πραγματοποιηθεί στην Αθήνα στις 14 και 15 Φεβρουαρίου 2019, για τη διάχυση των αποτελεσμάτων του έργου, την ανταλλαγή απόψεων για την αξιολόγηση και τη διαχείριση επικινδυνότητας στα Κράτη Μέλη της ΕΕ ως κατωτέρω: Ο ανάδοχος θα πρέπει να παρέχει τις παρακάτω αναφερόμενες υπηρεσίες για τη διοργάνωση του συνεδρίου: 1.1. Υπηρεσίες οι οποίες θα παρασχεθούν και θα τιμολογηθούν εντός του έτους 2018: • Μετακινήσεις 20 συνέδρων (18 εκπρόσωποι από ομόλογους οργανισμούς του εξωτερικού και 2 εκπρόσωποι από ελληνικούς οργανισμούς) Προϋπολογισμός (με ΦΠΑ και λοιπές νόμιμες κρατήσεις): 9.550,00 Ευρώ 1.2. Υπηρεσίες οι οποίες θα παρασχεθούν εντός του έτους 2019: • Ενοικίαση αίθουσας ξενοδοχείου χωρητικότητας τουλάχιστον 75 ατόμων για διοργάνωση συνεδρίου με κατάλληλο εξοπλισμό διάρκειας 2 ημερών (1η ημέρα 09:00 -17:00, 2η ημέρα 09:00-14:00) Προϋπολογισμός (με ΦΠΑ και λοιπές νόμιμες κρατήσεις) : 748,50 Ευρώ • Ενοικίαση δωματίων ξενοδοχείου για 20 άτομα (18 εκπρόσωποι από ομόλογους οργανισμούς του εξωτερικού και 2 εκπρόσωποι από ελληνικούς οργανισμούς) με δύο διανυκτερεύσεις κατ’ άτομο στην ξενοδοχειακή μονάδα που θα διεξαχθεί το συνέδριο Προϋπολογισμός (με ΦΠΑ και λοιπές νόμιμες κρατήσεις) : 4.120,00 Ευρώ • Παροχή 3 διαλειμμάτων καφέ και 1 ελαφρού γεύματος για 75 άτομα και ενός δείπνου για 27 άτομα Προϋπολογισμός (με ΦΠΑ και λοιπές νόμιμες κρατήσεις) : 4.686,00 Ευρώ Συνολικός εκτιμώμενος προϋπολογισμός συμπεριλαμβανομένου του ΦΠΑ και λοιπών νόμιμων κρατήσεων για το έτος 2018 είναι το ποσό των 9.550,00 Ευρώ και για το έτος 2019 είναι το ποσό των 9.554,50 Ευρώ. Ο ανάδοχος θα έχει τεκμηριωμένη δυνατότητα διοργάνωσης και φιλοξενίας εκδηλώσεων και συνεδρίων. Ο ανάδοχος πρέπει να έχει τη δυνατότητα να προτείνει και να παράσχει όλα τα απαιτούμενα για την υλοποίηση του συνεδρίου, συμπεριλαμβανομένων των:

-- 1 of 5 --

2 ➢ Επαρκή εξοπλισμό παρουσίασης, μικροφωνική εγκατάσταση και προσωπικό για την τεχνική υποστήριξη του εξοπλισμού αυτού. ➢ Υπηρεσίες σίτισης (διαλείμματα καφέ, γεύματα, κ.λπ.) συμπεριλαμβανομένου του σχετικού ανθρώπινου δυναμικού (π.χ., σερβιτόροι), όπου το κόστος θα αναγράφεται ανά άτομο και θα περιγράφονται αναλυτικά τι περιλαμβάνει το διάλειμμα καφέ, το ελαφρύ γεύμα και το δείπνο. ➢ Υποστήριξη των εκδηλώσεων με άλλα τεχνικά μέσα (π.χ. φωτοτυπικό) και ανθρώπινο δυναμικό (π.χ. γραμματεία) εφόσον αυτό χρειαστεί. Οι ελάχιστες προδιαγραφές των παραπάνω υπηρεσιών είναι αναλυτικά ως εξής: Α. ΜΕΤΑΚΙΝΗΣΗ ΣΥΝΕΔΡΩΝ Είδος Ελάχιστες προδιαγραφές Απαίτηση 1. Αεροπορικά εισιτήρια συνέδρων* ➢ 18 ατόμων από Κράτη Μέλη της Ευρωπαϊκής Ένωσης ως εξής: • 1 αεροπορικό εισιτήριο από Άμστερνταμ – Αθήνα με επιστροφή • 1 αεροπορικό εισιτήριο από Βαρσοβία- Αθήνα με επιστροφή • 1 αεροπορικό εισιτήριο από Βελιγράδι - Αθήνα με επιστροφή • 2 αεροπορικά εισιτήρια από Βιέννη-Αθήνα με επιστροφή • 1 αεροπορικό εισιτήριο από Λάρνακα - Αθήνα με επιστροφή • 1 αεροπορικό εισιτήριο από Ρίγα (Λετονία)-Αθήνα με επιστροφή • 1 αεροπορικό εισιτήριο από Βερολίνο – Αθήνα με επιστροφή • 1 αεροπορικό εισιτήριο από Δουβλίνο – Αθήνα με επιστροφή • 1 αεροπορικό εισιτήριο από Σόφια –Αθήνα με επιστροφή • 2 αεροπορικά εισιτήρια από το Παρίσι- Αθήνα με επιστροφή • 1 αεροπορικό εισιτήριο από Στοκχόλμη (Arlanda) –Αθήνα με επιστροφή • 1 αεροπορικό εισιτήριο από Βρυξέλλες – Αθήνα με επιστροφή • 1 αεροπορικό εισιτήριο από ‘Οσλο -Αθήνα με επιστροφή • 1 αεροπορικό εισιτήριο από Ελσίνκι-Αθήνα με επιστροφή • 1 αεροπορικό εισιτήριο από Ρώμη -Αθήνα με επιστροφή • 1 αεροπορικό εισιτήριο από Μαδρίτη – Αθήνα με επιστροφή ➢ 2 αεροπορικά εισιτήρια συνέδρων από Θεσσαλονίκη – Αθήνα με επιστροφή ΝΑΙ

-- 2 of 5 --

3 2. Κάλυψη εξόδων μετακίνησης με μέσα μαζικής μεταφοράς (τρένο ή λεωφορείο) Κάλυψη εξόδων εισιτηρίων μετρό, τρένου ή λεωφορείου για 20 άτομα α) από την πόλη μόνιμης διαμονής τους στο αεροδρόμιο της χώρας τους ή στο αεροδρόμιο της Θεσσαλονίκης και αντίστροφα με ανώτερη αποζημίωση ανά άτομο τα πενήντα (50) ευρώ β) από το διεθνές αεροδρόμιο της Αθήνας Ελευθέριος Βενιζέλος προς το ξενοδοχείο διαμονής και αντίστροφα με ανώτερη αποζημίωση ανά άτομο τα είκοσι (20) ευρώ Οι ανωτέρω αποζημιώσεις θα χορηγηθούν στους συνέδρους από τον ανάδοχο όπως έχει υπολογιστεί η πίστωση για τα έτη 2018 και 2019. ΝΑΙ *Οποιαδήποτε αλλαγή στον αριθμό ή τον τόπο προέλευσης των συνέδρων, δεν θα μεταβάλει σε καμιά περίπτωση τον τελικό προϋπολογισμό της συγκεκριμένης δαπάνης. Β. ΣΥΝΕΔΡΙΟ Είδος Ελάχιστες προδιαγραφές Απαίτηση 1. Ενοικίαση αίθουσας ξενοδοχείου τουλάχιστον 4 αστέρων για διοργάνωση συνεδρίου με κατάλληλο εξοπλισμό διάρκειας 2 ημερών (1η ημέρα 09:00 -17:00, 2η ημέρα 09:00-14:00) Χωρητικότητα τουλάχιστον 75 ατόμων σε θεατρική διάταξη για 1,5 ημέρα NAI Προεδρείο 4 ατόμων NAI Πόντιουμ NAI Χώρος για γραμματεία 3 ατόμων στο χώρο υποδοχής εκτός αίθουσας NAI Μικροφωνική εγκατάσταση NAI Οθόνη και προβολέας, με την εξασφάλιση ότι θα είναι ορατά από όλους τους συμμετέχοντες, αλλιώς θα πρέπει να εξασφαλιστεί η εύκολη ορατότητα από όλους τους συμμετέχοντες (π.χ. με την τοποθέτηση 2 ή περισσοτέρων οθονών στην αίθουσα) NAI 4 μικρόφωνα προεδρείου NAI 2 ασύρματα μικρόφωνα NAI Υποστήριξη με άλλα τεχνικά μέσα (π.χ. φωτοτυπικό, υπολογιστή, εκτυπωτή) ΝΑΙ Τεχνική βοήθεια NAI 2. Υπηρεσίες σίτισης συμπεριλαμβανομένου του σχετικού ανθρώπινου δυναμικού 1η ημέρα • Ένα διάλειμμα καφέ (11:10 – 11:30) και ένα διάλειμμα καφέ (14:30 – 15:00). • Ένα ελαφρύ γεύμα για 75 άτομα συμπεριλαμβανομένων κρασιού, χυμών, νερού, γλυκών και καφέ για το μεσημέρι (12:30 – 13:30). • Ένα δείπνο για 27 άτομα σε κοσμική ταβέρνα στο NAI

-- 3 of 5 --

4 Ιστορικό Κέντρο της Αθήνας 2η ημέρα • Ένα διάλειμμα καφέ (11:00 – 11:30) NAI 3. Παροχή δύο διανυκτερεύσεων για 20 άτομα στο ξενοδοχείο διοργάνωσης του συνεδρίου ➢ Διαμονή 20 ατόμων στην ίδια ξενοδοχειακή μονάδα/επιχείρηση που θα διεξαχθεί το συνέδριο ΝΑΙ ΠΡΟΣΘΕΤΕΣ ΑΠΑΙΤΟΥΜΕΝΕΣ ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΕΣ ΓΙΑ ΤΟ ΣΥΝΕΔΡΙΟ ΔΙΑΘΕΣΙΜΟΤΗΤΑ ΧΩΡΩΝ Ο Ανάδοχος θα πρέπει να διασφαλίσει αίθουσα σε Ξενοδοχειακή Επιχείρηση/Μονάδα τουλάχιστον 4 αστέρων. Ο Ανάδοχος θα πρέπει να έχει τεκμηριωμένη δυνατότητα διοργάνωσης και φιλοξενίας εκδηλώσεων και συνεδρίων με κοινό τουλάχιστον έως 75 συμμετεχόντων. NAI Ο Ανάδοχος πρέπει να διασφαλίσει ότι το προεδρείο (4 ατόμων) και το πόντιουμ θα είναι σε διαφορετικό επίπεδο από αυτό των συμμετεχόντων. NAI Ο ανάδοχος θα πρέπει να έχει τη δυνατότητα υλοποίησης του συνεδρίου εντός 2 εβδομάδων από τον οριστικό σχεδιασμό αυτού από τον ΕΦΕΤ. ΝΑΙ Πίνακας 1. Χρεώσεις ΚΑΕ ανά υπηρεσία για τις ανάγκες διεξαγωγής του συνεδρίου του χρηματοδοτούμενου προγράμματος Listeria α/α Περιγραφή υπηρεσίας Ποσό με ΦΠΑ σε € ΚΑΕ/έτος Cpv 1 Μετακινήσεις 20 συνέδρων (18 εκπρόσωποι από ομόλογους οργανισμούς του εξωτερικού και 2 εκπρόσωποι από ελληνικούς οργανισμούς) 9.550,00 0439/2018 34980000-0 ταξιδιωτικά εισιτήρια 2 Ενοικίαση δωματίων ξενοδοχείου για 20 άτομα (18 εκπρόσωποι από ομόλογους οργανισμούς του εξωτερικού και 2 εκπρόσωποι από ελληνικούς οργανισμούς) με δύο διανυκτερεύσεις κατ΄άτομο 4.120,00 0439/2019 55120000-7 Υπηρεσίες ξενοδοχείων σε σχέση με συναντήσεις και συνέδρια 3 Ενοικίαση αίθουσας ξενοδοχείου για διοργάνωση συνεδρίου με κατάλληλο εξοπλισμό διάρκειας 2 ημερών (1η ημέρα 09:00 -17:00, 2η ημέρα 09:00-14:00) 748,50 0439/2019 4 Παροχή 3 διαλειμμάτων καφέ και 1 ελαφρού γεύματος για 75 άτομα και ενός δείπνου για 27 άτομα 4.686,00 0439/2019 55300000-3 υπηρεσίες εστιατορίου και παροχής φαγητού ΓΕΝΙΚΟ ΣΥΝΟΛΟ ΣΕ ΕΥΡΩ 19.104,50€

-- 4 of 5 --

5 Τρόπος πληρωμής: Η πληρωμή των παρεχόμενων υπηρεσιών θα πραγματοποιείται ως εξής: Α-Κατά το μέρος που αφορά τη μετακίνηση των συνέδρων, θα πραγματοποιηθεί μετά την έκδοση του συνόλου των εισιτηρίων όπως αυτά περιγράφονται στον ανωτέρω πίνακα και την προσκόμιση του σχετικού τιμολογίου παροχής υπηρεσιών, φορολογικής και ασφαλιστικής ενημερότητας. Β-Κατά το μέρος που αφορά τη διοργάνωση του συνεδρίου, θα πραγματοποιηθεί μετά τη διεξαγωγή του συνεδρίου και την προσκόμιση των σχετικών τιμολογίων, φορολογικής και ασφαλιστικής ενημερότητας. Παρακαλούμε, εφόσον επιθυμείτε, όπως υποβάλετε έγγραφη ενυπόγραφη σφραγισμένη προσφορά, όπου θα αναγράφεται το συνολικό κόστος (συμπεριλαμβανομένου του Φ.Π.Α.) των προαναφερόμενων υπηρεσιών. Έκαστη προσφορά θα συνοδεύεται εξωτερικά από έγγραφο στο οποίο θα αναφέρεται ότι η προσφορά κατατίθεται για την έρευνα αγοράς ανάδειξης αναδόχου, ο οποίος θα αναλάβει τη διοργάνωση συνεδρίου στην Αθήνα στις 14 και 15 Φεβρουαρίου 2019. Επιπλέον και με ποινή αποκλεισμού θα πρέπει να υποβληθούν εντός του φακέλου υπεύθυνη δήλωση του Ν. 1599/1986, στην οποία θα δηλώνεται ότι η συμμετέχουσα εταιρεία αποδέχεται πλήρως τις απαιτήσεις της υπηρεσίας. Οι προσφορές συμμετοχής στην έρευνα αγοράς πρέπει να κατατεθούν στα γραφεία της Κεντρικής Υπηρεσίας του ΕΦΕΤ, Κηφισίας 124 & Ιατρίδου 2, 11526 Αθήνα, 8ος όροφος μέχρι την 08/11/2018, ημέρα Πέμπτη και ώρα 11:00. Οι προσφορές που θα κατατίθενται μετά τη συγκεκριμένη ημέρα και ώρα, θα θεωρούνται εκπρόθεσμες και δεν θα αξιολογούνται. O Πρόεδρος του ΔΣ του ΕΦΕΤ Ιωάννης Τσιάλτας

-- 5 of 5 --