ΣΥΜΒΑΣΗ, αριθ. 9088/2020, EBSCO INFORMATION SERVICES S.R.L. (ΕΠΕ): «Προμήθεια και ανανέωση των συνδρομών επιστημονικών περιοδικών της Βιβλιοθήκης του Πανεπιστημίου Κρήτης στο Ρέθυμνο και στο Ηράκλειο κατά το έτος 2019» (1ο ΤΜΗΜΑ: Α. ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΕΣ ΕΚΔΟΣΕΙΣ, Β. ΕΝΤΥΠΕΣ - ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΕΣ ΕΚΔΟΣΕΙΣ)

1 ΣΥΜΒΑΣΗ αριθ. 9088/2020 ΓΙΑ ΤΗΝ «Προμήθεια και ανανέωση των συνδρομών επιστημονικών περιοδικών της Βιβλιοθήκης του Πανεπιστημίου Κρήτης στο Ρέθυμνο και στο Ηράκλειο κατά το έτος 2019» (1Ο ΤΜΗΜΑ: Α. ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΕΣ ΕΚΔΟΣΕΙΣ, Β. ΕΝΤΥΠΕΣ ‐ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΕΣ ΕΚΔΟΣΕΙΣ) CPVS: 79980000-7 Υπηρεσίες συνδρομών Στο Ρέθυμνο, σήμερα, 31/08/2020 & ημέρα Δευτέρα, μεταξύ : 1. ΑΦΕΝΟΣ του Πανεπιστήμιου Κρήτης (ΝΠΔΔ), που εδρεύει στο Ρέθυμνο (Πανεπιστημιούπολη Ρεθύμνου, περιοχή Γάλλου, Τ.Κ. 74100), και εκπροσωπείται νόμιμα από τον Πρύτανη του Πανεπιστημίου Κρήτης, Καθηγητή Παναγιώτη Τσακαλίδη, σύμφωνα με το ΦΕΚ τ.Υ.Ο.Δ.Δ. 783/26-09-2019, εφεξής καλούμενο «Ο ΕΡΓΟΔΟΤΗΣ», 2. ΑΦΕΤΕΡΟΥ του Marco Cassi (Amministratore Delegato), νομίμου εκπροσώπου της εταιρείας με την επωνυμία EBSCO INFORMATION SERVICES S.R.L. (ΕΠΕ), που εδρεύει στην Ιταλία (οδός Γκρεσσόνεϋ-Via Gressoney, 29/B-Τ.Κ. 10155 Τορίνο), με ΑΦΜ και αριθμό εγγραφής στο μητρώο εταιρειών του Τορίνο, 11164410018, εφεξής καλούμενο «Ο ΑΝΑΔΟΧΟΣ ». Συμφώνησαν και έγιναν αμοιβαίως αποδεκτά τα ακόλουθα: Σύμφωνα με την απόφαση της έκτακτης συνεδρίας της Συγκλήτου, με αριθ. συνεδρίας 421η /Οικον.9/05-12-2019 (ΑΔΑ Ψ1ΟΧ469Β7Γ-Υ97), εγκρίθηκε προκήρυξη ηλεκτρονικού διαγωνισμού με ανοικτές διαδικασίες άνω των ορίων για την «Προμήθεια και ανανέωση των συνδρομών επιστημονικών περιοδικών της Βιβλιοθήκης του Πανεπιστημίου Κρήτης στο Ρέθυμνο και στο Ηράκλειο κατά το έτος 2019». Η διακήρυξη του διαγωνισμού, με αριθ. γενικού πρωτ. 16346/10-12-2019, αναρτήθηκε στους κατά νόμο προβλεπόμενους ιστότοπους (ΕΣΗΔΣ με αριθ. 83271, ΚΗΜΔΗΣ με ΑΔΑΜ: 19PROC006060248/18-12-2019), όπως και η περιληπτική αυτής (ΔΙΑΥΓΕΙΑ με ΑΔΑ: ΩΕ5Θ469Β7Γ-77Ζ, ΚΗΜΔΗΣ με ΑΔΑΜ: 19PROC006054206/18-12-2019), στο φύλλο της Εφημερίδας Ευρωπαϊκής ένωσης 2019/S 240-588479 στην ιστοσελίδα TED, σε τρεις τοπικές εφημερίδες καθώς και στην ιστοσελίδα του Π.Κ. Με την απόφαση της τακτικής συνεδρίας της Συγκλήτου, με αριθ. συνεδρίας 439η οικον.2/23-07-2020 (ΑΔΑ: Ψ4ΦΓ469Β7Γ-ΔΝ3 και ΑΔΑΜ: 20AWRD007118587/31-07-2020) εγκρίθηκε η ανάθεση του 1ου τμήματος του ανωτέρω διαγωνισμού στην εταιρεία EBSCO αντί του ποσού των 224.720,45 €, μη συμπεριλαμβανομένου ΦΠΑ. Ήτοι: 1 ο ΤΜΗΜΑ (συνολική αξία χωρίς Φ.Π.Α. 224.720,45 €) Α. ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΕΣ ΕΚΔΟΣΕΙΣ: 124.168,99 € πλέον ΦΠΑ (24%), δηλ. 153.969,54 € συμπ/νου ΦΠΑ. Β. ΕΝΤΥΠΕΣ ‐ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΕΣ ΕΚΔΟΣΕΙΣ: 100.551,46 € πλέον ΦΠΑ (6%), δηλ. 106.584,55 € συμπ/νου ΦΠΑ. Η ανωτέρω συνολική δαπάνη, 260.554,09 €, βαρύνει τις πιστώσεις του Τακτικού Προϋπολογισμού του Πανεπιστημίου Κρήτης, ΚΑΕ 1259 (ΑΑΥ, με αριθ. 839/16495/11-12- 2019, ΑΔΑ: 97Φ9469Β7Γ-Τ4Δ, ΑΔΑΜ: 19REQ006010441/11-12-2019). Ο πρώτος των συμβαλλομένων, που στο εξής θα καλείται «Ο ΕΡΓΟΔΟΤΗΣ», α ν α θ έ τ ε ι στο δεύτερο των συμβαλλομένων, που στο εξής θα καλείται «Ο ΑΝΑΔΟΧΟΣ», την «Προμήθεια και ανανέωση των συνδρομών επιστημονικών περιοδικών της Βιβλιοθήκης του Πανεπιστημίου Κρήτης στο Ρέθυμνο και στο Ηράκλειο κατά το έτος 2019», όπως αναλυτικά παραθέτονται στο συνημμένο της υπ’ αριθ. 16346/10-12-2019 αναλυτικής διακήρυξης πίνακα (ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Ι) με τους προσφερόμενους τίτλους και με την ακριβή σειρά που παραθέτονται σε αυτόν, ανά Τμήμα και κατηγορία [(ΤΜΗΜΑ 1ο : Α. ΤΙΤΛΟΙ ΣΥΝΔΡΟΜΩΝ ΤΗΣ ΒΙΒΛΙΟΘΗΚΗΣ ΤΟΥ Π.Κ.–INTERNET (ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΕΣ ΕΚΔΟΣΕΙΣ): Α.1. ΤΙΤΛΟΙ ΣΥΝΔΡΟΜΩΝ ΤΗΣ ΒΙΒΛΙΟΘΗΚΗΣ ΤΟΥ Π.Κ. ΣΤΟ ΗΡΑΚΛΕΙΟ, Α.2. ΤΙΤΛΟΙ ΣΥΝΔΡΟΜΩΝ ΤΗΣ ΒΙΒΛΙΟΘΗΚΗΣ ΤΟΥ Π.Κ. ΣΤΟ ΡΕΘΥΜΝΟ, Β.

-- 1 of 7 --

2 ΤΙΤΛΟΙ ΣΥΝΔΡΟΜΩΝ ΤΗΣ ΒΙΒΛΙΟΘΗΚΗΣ ΤΟΥ Π.Κ.–PRINT & INTERNET/PRINT (ΕΝΤΥΠΕΣ‐ ΕΝΤΥΠΕΣ & ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΕΣ ΕΚΔΟΣΕΙΣ): Β.1. ΗΡΑΚΛΕΙΟΥ, Β.2. ΡΕΘΥΜΝΟΥ-A. ΠΕΡΙΟΔΙΚΑ & Β.2. ΡΕΘΥΜΝΟΥ‐B. ΣΕΙΡΕΣ)], καθώς και με τους αναφερόμενους στη διακήρυξη όρους, όπως και στην κατατεθείσα προσφορά του αναδόχου, που αποτελούν αναπόσπαστο μέρος της παρούσης. Η προμήθεια και ανανέωση των συνδρομών θα γίνει με τους εξής όρους και συμφωνίες: 1. Η παράδοση των υπό προμήθεια εκδόσεων θα γίνεται ως εξής: α. για όσα τεύχη έχουν κυκλοφορήσει μέχρι και το χρόνο υπογραφής της σύμβασης με τον αναδειχθέντα ανάδοχο, εντός 30 ημερών από την υπογραφή της σύμβασης για τις ευρωπαϊκές εκδόσεις, και εντός 50 ημερών από την υπογραφή της σύμβασης για τις εκδόσεις εκτός Ευρώπης (ελάχιστος χρόνος παράδοσης), ή σε χρόνο που θα καθορίζεται στην προσφορά (βελτιωμένος χρόνος)", β. για όσα τεύχη κυκλοφορήσουν μετά το χρόνο υπογραφής της σύμβασης με τον αναδειχθέντα ανάδοχο, εντός 16 ημερών από την κυκλοφορία των τευχών, και για τις εκδόσεις εκτός Ευρώπης εντός 50 ημερών από την κυκλοφορία των τευχών (ελάχιστος χρόνος παράδοσης), ή σε χρόνο που θα καθορίζεται στην προσφορά (βελτιωμένος χρόνος), γ. στην περίπτωση συνδρομής στην ηλεκτρονική μορφή του υλικού (INTERNET) ως παράδοση νοείται η ενεργοποίηση της πρόσβασης στο πλήρες κείμενο των αντίστοιχων τευχών, η οποία θα πρέπει να πραγματοποιηθεί εντός 16 ημερών από την υπογραφή της σύμβασης, 2. Κατά τα λοιπά ισχύουν οι όροι του Παραρτήματος ΙΙ – Ειδική Συγγραφή Υποχρεώσεων της διακήρυξης, που αποτελούν αναπόσπαστο μέρος της παρούσας και έχουν προσαρτηθεί στο τέλος αυτής. 3. Τα στοιχεία έκδοσης των τιμολογίων θα έχουν ως εξής: ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟ ΚΡΗΤΗΣ, ΑΦΜ: 090033943, ΔΟΥ ΡΕΘΥΜΝΟΥ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ: α) Πανεπιστημιούπολη Ρεθύμνου, Τ.Κ. 74100 Ρέθυμνο & β) Πανεπιστημιούπολη Βουτών, Βασιλικά Βουτών, Τ.Κ. 71003 Ηράκλειο. 4. Για την καλή εκτέλεση των όρων της παρούσας σύμβασης ο ανάδοχος κατέθεσε την υπ’ αριθμόν 896BGC2001368/07-08-2020 τραπεζική εγγυητική επιστολή της DEUTSCHE BANK S.p.A. (Μιλάνο), ποσού ίσου προς 5% της συμβατικής αξίας (χωρίς Φ.Π.Α.), δηλαδή ποσού 11.237,00 €, και θα επιστραφεί στον ανάδοχο μετά τη λήξη της σύμβασης και την οριστική παραλαβή ειδών /υπηρεσιών. 5. Τον ανάδοχο βαρύνουν: α) Κράτηση 0,07% η οποία υπολογίζεται επί της αξίας κάθε πληρωμής προ φόρων και κρατήσεων της αρχικής, καθώς και κάθε συμπληρωματικής σύμβασης Υπέρ της Ενιαίας Ανεξάρτητης Αρχής Δημοσίων Συμβάσεων επιβάλλεται (άρθρο 4 Ν.4013/2011 όπως ισχύει) β) Κράτηση ύψους 0,02% υπέρ του Δημοσίου, η οποία υπολογίζεται επί της αξίας, εκτός ΦΠΑ, της αρχικής, καθώς και κάθε συμπληρωματικής σύμβασης. Το ποσό αυτό παρακρατείται σε κάθε πληρωμή από την αναθέτουσα αρχή στο όνομα και για λογαριασμό της Γενικής Διεύθυνσης Δημοσίων Συμβάσεων και Προμηθειών σύμφωνα με την παρ. 6 του άρθρου 36 του ν. 4412/2016 γ) Κράτηση ύψους 0,07% υπέρ της ΑΕΠΠ, η οποία υπολογίζεται επί της αξίας, εκτός ΦΠΑ, της αρχικής, καθώς και κάθε συμπληρωματικής σύμβασης. Το ποσό αυτό παρακρατείται σε κάθε πληρωμή από την αναθέτουσα αρχή στο όνομα και για λογαριασμό της ΑΕΠΠ σύμφωνα με την παρ. 3 του άρθρου 350 του ν. 4412/2016. Οι υπέρ τρίτων κρατήσεις υπόκεινται στο εκάστοτε ισχύον αναλογικό τέλος χαρτοσήμου 3% και στην επ’ αυτού εισφορά υπέρ ΟΓΑ 20%. Με κάθε πληρωμή θα γίνεται η προβλεπόμενη από την κείμενη νομοθεσία παρακράτηση φόρου εισοδήματος επί του καθαρού ποσού.

-- 2 of 7 --

3 6. Τα τιμολόγια εκδίδονται ανά συνδρομητικό έτος και σύμφωνα με την ημερομηνία έκδοσης των τόμων ή τευχών. Η πληρωμή θα γίνεται τμηματικά κατά την διάρκεια όλου του έτους, με την προϋπόθεση ότι από κάθε τίτλο περιοδικών που περιλαμβάνεται σε ένα τιμολόγιο θα έχουν παραληφθεί ένα έως δύο τεύχη, ή, στην περίπτωση ηλεκτρονικής συνδρομής, ότι έχει ενεργοποιηθεί η πρόσβαση στο πλήρες κείμενο του περιοδικού. Μετά την παράδοση των ειδών και τη βεβαίωση της αρμόδιας επιτροπής (Βιβλιοθήκη Ρεθύμνου & Ηρακλείου 2020, αντίστοιχα), όπως ορίζεται με την υπ’ αριθ. 421η /οικονομικά 9/05- 12-2019 έκτακτη συνεδρία της Συγκλήτου (ΑΔΑ Ψ1ΟΧ469Β7Γ-Υ97), ότι παρελήφθησαν καλώς / έχει ενεργοποιηθεί η πρόσβαση, εκτελείται η πληρωμή με τακτικό χρηματικό ένταλμα που θα εκδοθεί με βάση το τιμολόγιο του αναδόχου και θα θεωρηθεί από την αρμόδια υπηρεσία του Ελεγκτικού Συνεδρίου. Η πληρωμή μπορεί να γίνει και τμηματικά με έκδοση ανάλογου τιμολογίου και πρωτοκόλλου παραλαβής των ειδών. Τραπεζικά έξοδα που τυχόν προκύψουν βαρύνουν τον ανάδοχο. Η πληρωμή των ειδών γίνεται μετά από την κατάθεση των απαραίτητων δικαιολογητικών που είναι: α) τιμολόγιο β) Φορολογική Ενημερότητα γ) Πρωτόκολλο παραλαβής ότι τα είδη παρελήφθησαν και οι εργασίες εκτελέστηκαν κανονικά, σύμφωνα με τα οριζόμενα στην παρούσα αλλά και στην υπ’ αριθ. γενικού πρωτ. 16346/10-12-2019 διακήρυξη του διαγωνισμού. δ) Εξοφλητικές αποδείξεις ότι έχει πληρωθεί το σύνολο των εξόδων δημοσίευσης της προκήρυξης του διαγωνισμού 7. Ο ανάδοχος συνομολογεί και ρητά αποδέχεται τα εξής : [α] Η Αναθέτουσα Αρχή δύναται ανά πάσα στιγμή να διακόψει την εκτέλεση της Σύμβασης εφόσον το κρίνει σκόπιμο, με αιτιολογημένη απόφασή της. [β] Σε περίπτωση λύσης της Σύμβασης για οποιοδήποτε λόγο, πριν τη κάλυψη του συνολικού προϋπολογισμού της προμήθειας (ή του έργου), ο ανάδοχος παραιτείται ρητώς με την παρούσα, κάθε αξίωσής του και κάθε δικαιώματός του, για την είσπραξη του οφειλόμενου κατά τη λύση της σύμβασης υπολοίπου ποσού. [γ] Σε περίπτωση κατά την οποία ο συνολικός προϋπολογισμός της προμήθειας (ή του έργου) εξαντληθεί πριν τη λήξη της σύμβασης, η σύμβαση λύεται αυτοδίκαια και αζημίως για την Αναθέτουσα Αρχή, ο δε ανάδοχος παραιτείται ρητώς με την παρούσα από οποιαδήποτε αξίωση ή δικαίωμά του, από την πρόωρη λύση της σύμβασης Το κείμενο της Σύμβασης κατισχύει κάθε άλλου κειμένου στο οποίο τούτο στηρίζεται, όπως προσφορά, διακήρυξη, απόφαση κατακύρωσης, εκτός κατάδηλων σφαλμάτων ή παραδρομών. 8. Ο ανάδοχος δεσμεύεται ότι: α) τηρεί και θα εξακολουθήσει να τηρεί κατά την εκτέλεση της σύμβασης, τις υποχρεώσεις που απορρέουν από τις διατάξεις της περιβαλλοντικής, κοινωνικοασφαλιστικής και εργατικής νομοθεσίας, που έχουν θεσπιστεί με το δίκαιο της Ένωσης, το εθνικό δίκαιο, συλλογικές συμβάσεις ή διεθνείς διατάξεις περιβαλλοντικού, κοινωνικού και εργατικού δικαίου, οι οποίες απαριθμούνται στο Παράρτημα Χ του Προσαρτήματος Α του ν. 4412/2016. Η τήρηση των εν λόγω υποχρεώσεων ελέγχεται και βεβαιώνεται από τα όργανα που επιβλέπουν την εκτέλεση των δημοσίων συμβάσεων και τις αρμόδιες δημόσιες αρχές και υπηρεσίες που ενεργούν εντός των ορίων της ευθύνης και της αρμοδιότητάς τους β) δεν θα ενεργήσει αθέμιτα, παράνομα ή καταχρηστικά καθ΄όλη τη διάρκεια της διαδικασίας ανάθεσης, αλλά και κατά το στάδιο εκτέλεσης της σύμβασης, εφόσον επιλεγούν.

-- 3 of 7 --

4 9. Για κάθε διαφορά που θα προκύψει μεταξύ των συμβαλλομένων σχετικά με την παρούσα σύμβαση, αρμόδια είναι τα δικαστήρια Ρεθύμνου. 10. Για όσα δεν προβλέπονται από την παρούσα σύμβαση εφαρμόζονται ανάλογα οι σχετικές διατάξεις του Α.Κ. και της λοιπής νομοθεσίας Η παρούσα σύμβαση συντάχθηκε σε 4 αντίτυπα, έλαβε κάθε συμβαλλόμενος από ένα αντίτυπο και τα υπόλοιπα θα χρησιμοποιηθούν ανάλογα. ΤΑ ΣΥΜΒΑΛΛΟΜΕΝΑ ΜΕΡΗ ΓΙΑ ΤΟΝ ΕΡΓΟΔΟΤΗ ΚΑΘΗΓΗΤΗΣ ΠΑΝΑΓΙΩΤΗΣ ΤΣΑΚΑΛΙΔΗΣ ΠΡΥΤΑΝΗΣ ΠΑΝ/ΜΙΟΥ ΚΡΗΤΗΣ ΓΙΑ ΤΟΝ ΑΝΑΔΟΧΟ

-- 4 of 7 --

5 ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ ΙΙ – Ειδική Συγγραφή Υποχρεώσεων Προμήθεια και ανανέωση των συνδρομών επιστημονικών περιοδικών της Βιβλιοθήκης του Πανεπιστημίου Κρήτης στο Ρέθυμνο και στο Ηράκλειο κατά το έτος 2019 1.1. ΣΥΝΔΡΟΜΗΤΙΚΟ ΕΤΟΣ Ο διαγωνισμός γίνεται για το συνδρομητικό έτος 2019 και ο προμηθευτής θα πρέπει να διαβεβαιώσει το Π.Κ ότι θα στείλει όλα τα τεύχη των ζητουμένων τίτλων που έχουν εκδοθεί ή θα εκδοθούν στη διάρκειά του. Ως «περιοδικές εκδόσεις του συνδρομητικού έτους 2019» νοούνται όλα τα τεύχη των ζητουμένων τίτλων περιοδικών (έντυπων και ηλεκτρονικών) που κυκλοφόρησαν ή θα κυκλοφορήσουν ως αντιστοιχούντα στο έτος 2019, σύμφωνα με τα ανάλογα σχήματα και τις πολιτικές έκδοσης των εκδοτών. Στην περίπτωση συνδρομής στην ηλεκτρονική μορφή του υλικού (INTERNET) ως παράδοση νοείται η ενεργοποίηση της πρόσβασης στο πλήρες κείμενο των συγκεκριμένων τευχών. 1.2. Στους πίνακες τίτλων του προηγούμενου παραρτήματος, μπορούν να γίνουν κατά την ανάθεση μεμονωμένες μεταβολές, με την αφαίρεση ή αντικατάσταση τίτλων. Η αναθέτουσα αρχή διατηρεί το δικαίωμα να διακόψει την προμήθεια ορισμένων τίτλων ή να προσθέσει νέους τίτλους, μετά από έγκαιρη συνεννόηση με τον ανάδοχο. 1.3. Σε περίπτωση που ο Σύνδεσμος Ελληνικών Ακαδημαϊκών Βιβλιοθηκών (Heal-Link) αποκτήσει πρόσβαση για λογαριασμό όλων των Ακαδημαϊκών Ιδρυμάτων σε κάποιους από τους τίτλους προηγούμενου παραρτήματος, το Πανεπιστήμιο Κρήτης διατηρεί το δικαίωμα να μην προβεί στην προμήθεια των εν λόγω τίτλων ή να αντικαταστήσει τους τίτλους αυτούς με άλλους, αντίστοιχου κόστους, μετά από έγκαιρη συνεννόηση με τον ανάδοχο. 1.4. ΤΡΟΠΟΣ ΑΠΟΣΤΟΛΗΣ ΚΑΙ ΕΛΕΓΧΟΥ ΤΩΝ ΤΕΥΧΩΝ Ο ανάδοχος είναι υπεύθυνος για την αποστολή και την παράδοση στη Βιβλιοθήκη όλου του υλικού που αφορά τo συνδρομητικό έτος 2019 ως ανωτέρω, ανεξάρτητα από την ημερομηνία που φέρει ο τόμος ή το τεύχος (μη εκτέλεση της παραγγελίας πρέπει να δικαιολογείται εγγράφως κατά περίπτωση). Στην περίπτωση συνδρομής στην ηλεκτρονική μορφή του υλικού (INTERNET) ως παράδοση νοείται η ενεργοποίηση της πρόσβασης στο πλήρες κείμενο των συγκεκριμένων τευχών. Τα τεύχη θα αποστέλλονται όχι απευθείας από τους εκδότες, αλλά από τον ανάδοχο στη Βιβλιοθήκη, η οποία προβαίνει στους σχετικούς ελέγχους σε σχέση με την παραλαβή και την κανονική εισροή των τευχών στη Βιβλιοθήκη. Ο ανάδοχος θα πρέπει να διαθέτει την απαιτούμενη υπηρεσία διοικητικής υποστήριξης (consolidation service) προκειμένου να προσφέρει μια συνολική λύση χειρισμού όλου του φάσματος των εργασιών διοικητικής υποστήριξης που αφορούν την παραλαβή έντυπων τευχών, η οποία εξασφαλίζει την ακριβή και έγκαιρη παράδοση των τευχών στη Βιβλιοθήκη (ηλεκτρονικό σύστημα τύπου kardex, αποστολή με ταχυμεταφορά, αυτόματη αναζήτηση/αντικατάσταση καθυστερημένων ή ελαττωματικών τευχών κλπ.). Η υπηρεσία διοικητικής υποστήριξης του αναδόχου θα φροντίζει τουλάχιστον για την:  Παραλαβή από τους εκδότες, έλεγχο και ταξινόμηση των τευχών μέσω σχετικού ηλεκτρονικού συστήματος (πχ, τύπου kardex).  Αυτόματη αναζήτηση καθυστερημένων ή ελαττωματικών τευχών χωρίς καμία ειδοποίηση από την Βιβλιοθήκη  Επικόλληση της διεθνούς ετικέτας γραμμικού κώδικα SISAC σε κάθε τεύχος όπου αναφέρεται ο τίτλος, ο ISSN αριθμός, ο τόμος, το τεύχος, το τμήμα της Βιβλιοθήκης και ο αριθμός παραγγελίας. Αποστολή λίστας με τους τίτλους, την τιμολόγηση τους, ημερομηνία, έτος και ποσό τιμολόγησης.  Αποστολή των τευχών με συγκεντρωτικά δέματα από σχετικό κέντρο διανομής του αναδόχου σε εβδομαδιαία βάση με αερομεταφορά (courier).

-- 5 of 7 --

6  Αναλυτική κατάσταση κάθε αποστολής και σε ηλεκτρονική μορφή (δελτίο αποστολής)  Μηνιαία αναφορά όλων των παραδοτέων τευχών με σχόλια όσων έχουν γίνει claim (αναζήτηση εκλιπόντων τευχών) ή δεν έχουν εκδοθεί ακόμα  Τοποθέτηση αντικλεπτικής ταινίας στα τεύχη  Παρακολούθηση των δεμάτων κατά την μεταφορά  Αγορά σε εγχώριες τιμές εκδοτών όπου αυτές είναι διαθέσιμες  Αντικατάσταση απολεσθέντων, φθαρμένων και κακέκτυπων τευχών με έξοδα του αναδόχου σε διάστημα δυο μηνών. 1.5. ΥΛΙΚΟΤΕΧΝΙΚΗ ΥΠΟΔΟΜΗ ΤΟΥ ΠΡΟΜΗΘΕΥΤΗ Οι προσφέροντες καλούνται να παραθέσουν λεπτομερώς οποιοδήποτε στοιχείο φανερώνει την επάρκεια και την πληρότητα των υπηρεσιών τους, καθώς και τη δυνατότητα να προμηθεύσουν στη Βιβλιοθήκη όλα τα τεύχη των συνδρομών που θα έχουν κυκλοφορήσει μέχρι την ημερομηνία ανανέωσης των συνδρομών. 1.6. ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΟ ΣΥΣΤΗΜΑ ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗΣ ΚΑΙ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΣΥΝΔΡΟΜΩΝ Ο ανάδοχος θα πρέπει να διατηρεί πληροφοριακή βάση δεδομένων σχετικά με τα στοιχεία των συνδρομών της Βιβλιοθήκης και να την παρέχει δωρεάν. Η υπηρεσία αυτή θα πρέπει να περιέχει:  Ολοκληρωμένο κατάλογο τίτλων συνδρομών με πλήρεις βιβλιογραφικές εγγραφές  Πληροφορίες για την τιμή του εκδότη  Ημερομηνία έκδοσης του υλικού  Δυνατότητα παραγγελίας και εύρεσης ελλειπόντων τευχών  Στοιχεία των τιμολογίων που έχουν αποσταλεί 1.7. ΥΠΗΡΕΣΙΕΣ ΥΠΟΣΤΗΡΙΞΗΣ ΠΕΛΑΤΩΝ Ο ανάδοχος θα πρέπει να διαθέτει τοπικό εκπρόσωπο στην Ελλάδα σε επίπεδο πωλήσεων και εξυπηρέτησης πελατών, προκειμένου να μπορεί να παρέχει τη δυνατότητα άμεσης ανταπόκρισης και υποστήριξης, στην ελληνική γλώσσα, τόσο τηλεφωνικά όσο και ηλεκτρονικά. 1.8. ΛΟΙΠΕΣ ΥΠΗΡΕΣΙΕΣ Υπηρεσίες που κατά τη διαδικασία επιλογής του αναδόχου θα συνεκτιμηθούν από την υπηρεσία του Πανεπιστημίου :  η δυνατότητα αυτόματης εισαγωγής των στοιχείων των τιμολογίων που εκδίδει ο ανάδοχος, στο αυτοματοποιημένο σύστημα της βιβλιοθήκης (ALEPH).  η δυνατότητα χρήσης των βάσεων δεδομένων και των ηλεκτρονικών υπηρεσιών / εργαλείων που έχει αναπτύξει ο προμηθευτής και σχετίζονται με τη διαχείριση των εντύπων και ηλεκτρονικών περιοδικών. Για παράδειγμα, υπηρεσία εντοπισμού παλαιών τευχών (Backsets) για τη συμπλήρωση των συλλογών και τη χωρίς χρηματική επιβάρυνση αντικατάσταση απολεσθέντων τευχών, υπηρεσία καταγραφής στατιστικών χρήσης ανά τίτλο συνδρομής, υπηρεσία αξιολόγησης της συλλογής περιοδικών μέσω συνδυασμού πληροφοριών συνδρομής (συνάφεια, κόστος, κλπ.) και στατιστικής ανάλυσης χρήσης κλπ. 1.9. ΥΠΟΧΡΕΩΣΕΙΣ ΑΝΑΔΟΧΟΥ Ο ανάδοχος θα αναλάβει τις κάτωθι υποχρεώσεις:  να ενημερώσει τους εκδότες για την ανάληψη της σύμβασης ανανέωσης συνδρομών των περιοδικών του ΠΚ, το αργότερο σε δεκαέξι (16) ημέρες από την υπογραφή αυτής και να ενημερώσει εγγράφως τη Βιβλιοθήκη του ΠΚ.  να εξασφαλίσει για το Πανεπιστήμιο Κρήτης, όλα τα προνόμια που οι εκδότες/ παραγωγοί /διαθέτες παρέχουν για τις ανανεώσεις στους συνδρομητές τους

-- 6 of 7 --

7  να παραδίδει το υλικό που εκδίδεται στη διάρκεια του συνδρομητικού έτους, ανεξάρτητα από τη χρονολογία που φέρει  να αποστέλλει σε τακτά χρονικά διαστήματα (π.χ. κάθε δύο μήνες) απολογισμό των ενεργειών του (πρόσφατες αποστολές, αναμενόμενες εκδόσεις, βιβλιογραφικές λεπτομέρειες)  να προμηθεύσει στη Βιβλιοθήκη όλα τα τεύχη που θα έχουν κυκλοφορήσει μέχρι την ημερομηνία ανανέωσης των συνδρομών, σύμφωνα με την προσφορά του, διαφορετικά του επιβάλλονται οι προβλεπόμενες από τη σύμβαση κυρώσεις  να παραδώσει το υλικό που θα εκδοθεί μέσα στο έτος, ανεξάρτητα από τη χρονολογία που φέρει ο τόμος ή το τεύχος. Η μη εκτέλεση της παραγγελίας πρέπει να δικαιολογείται εγγράφως κατά περίπτωση  να ειδοποιεί τους εκδότες /διαθέτες /παραγωγούς σε περιπτώσεις που η παραλαβή του υλικού από τη Βιβλιοθήκη καθυστερεί περισσότερο από τρεις (3) μήνες, και να απαιτεί την άμεση αποστολή του υλικού και αντίγραφο αυτής της ειδοποίησης θα κοινοποιείται υποχρεωτικά στη Βιβλιοθήκη  Ο προμηθευτής είναι υποχρεωμένος να ειδοποιήσει 5 εργάσιμες ημέρες νωρίτερα τις αρμόδιες υπηρεσίες του Πανεπιστημίου για την ημερομηνία παράδοσης.  Στην περίπτωση συνδρομής στην ηλεκτρονική μορφή του υλικού (INTERNET) : o ως παράδοση νοείται η ενεργοποίηση της πρόσβασης στο πλήρες κείμενο των συγκεκριμένων τευχών o ο προμηθευτής υποχρεούται να προβεί σε όλες τις απαιτούμενες ενέργειες προκειμένου:  το Πανεπιστήμιο Κρήτης να έχει πρόσβαση στο περιεχόμενο των ηλεκτρονικών περιοδικών με αναγνώριση των ΙΡ διευθύνσεων του Πανεπιστημίου Κρήτης.  να εξασφαλίσει για το Πανεπιστήμιο Κρήτης όλα τα προνόμια που οι εκδότες / παραγωγοί /διαθέτες παρέχουν για τις ανανεώσεις στους συνδρομητές τους  να εγγυηθεί την αδιάλειπτη πρόσβαση του Πανεπιστημίου Κρήτης στους εν λόγω τίτλους .  να αποστέλλει στη Βιβλιοθήκη εγκαίρως, δηλ. πριν την επίσημη λήξη των συνδρομών, κατάλογο προβλεπόμενων τιμών ανά τίτλο για το επόμενο συνδρομητικό έτος.  Η από μέρους του αναδόχου αδυναμία εκτέλεσης της παραγγελίας πρέπει να αιτιολογείται κατά περίπτωση εγγράφως. Σε περίπτωση που η παραπάνω αιτιολόγηση κριθεί ανεπαρκής, το Πανεπιστήμιο Κρήτης μετά από σχετική πρόταση της Διεύθυνσης της Βιβλιοθήκης, δικαιούται: o να επιβάλει ποινή ίση με το 20% της αξίας του υπό παραγγελία υλικού o να αφαιρέσει την εντολή προμήθειας όλου του υλικού από τον ανάδοχο, αναθέτοντάς την σε άλλο ανάδοχο o να τον αποκλείσει από παρόμοιες αναθέσεις στο μέλλον μέχρι 3 χρόνια 1.10. ΤΟΠΟΣ ΠΑΡΑΔΟΣΗΣ ΠΕΡΙΟΔΙΚΩΝ Η παραλαβή του έντυπου υλικού θα γίνεται στους αντίστοιχους χώρους της Βιβλιοθήκης του Πανεπιστημίου Κρήτης στο Ρέθυμνο (Κεντρική Βιβλιοθήκη Π.Κ., Πανεπιστημιούπολη Ρεθύμνου) και το Ηράκλειο (Βιβλιοθήκη Σχολών Ηρακλείου Π.Κ., Πανεπιστημιούπολη Βουτών). Στην περίπτωση συνδρομής στην ηλεκτρονική μορφή του υλικού (INTERNET) ως παράδοση νοείται η ενεργοποίηση της πρόσβασης στο πλήρες κείμενο των συγκεκριμένων τευχών.

-- 7 of 7 --