ΣΥΜΦΩΝΗΤΙΚΟ ΑΝΑΘΕΣΗΣ ΣΧΕΔΙΑΣΗΣ ΚΑΙ ΑΝΑΠΤΥΞΗΣ ΕΦΑΡΜΟΓΩΝ ΚΙΝΗΤΩΝ ΤΗΛΕΦΩΝΩΝ ΓΙΑ ΕΞΥΠΗΡΕΤΗΣΗ ΔΗΜΟΤΩΝ

1 ΕΛΛΗΝΙΚΗ ΔΗΜΟΚΡΑΤΙΑ ΔΗΜΟΣ ΞΑΝΘΗΣ Δ/ΝΣΗ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΩΝ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ ΤΜΗΜΑ ΛΟΓΙΣΤΗΡΙΟΥ & ΠΡΟΜΗΘΕΙΩΝ Ταχ. Δ/νση: Πλατεία Δημοκρατίας Τ.Κ. 67131 NUTS: EL512 Αριθ. Πρωτ.: 10270 /08-05-2023 Συμφωνητικό παροχής υπηρεσιών «Σχεδίασης και ανάπτυξης εφαρμογών κινητών τηλεφώνων για την ενημέρωση και την εξυπηρέτηση των δημοτών σε IOS και ANDROID και Backoffice διαχείρισης δεδομένων με διασύνδεση με τις εφαρμογές μέσω APIs». Ποσού 37.014,00 €. Κωδικός CPV: 72000000-5 - Υπηρεσίες τεχνολογίας των πληροφοριών: παροχή συμβουλών, ανάπτυξη λογισμικού, Διαδίκτυο και υποστήριξη Στην Ξάνθη σήμερα 08 Μαΐου ημέρα Δευτέρα του έτους 2023, οι παρακάτω συμβαλλόμενοι: 1. Ο Δήμος Ξάνθης, που εδρεύει στην Πλατεία Δημοκρατίας με Αριθμό Φορολογικού Μητρώου (Α.Φ.Μ.) 997654473- Δ.Ο.Υ. Ξάνθης και νομίμως εκπροσωπούμενο από τον Δήμαρχο αυτού κ. Εμμανουήλ Τσέπελη (στο εξής η «Αναθέτουσα Αρχή») 2. Η εταιρεία «IMAGIC ΜΟΝΟΠΡΟΣΩΠΗ ΙΚΕ», που εδρεύει στην Κομοτηνή, Μ. Αλεξάνδρου αρ. 90 (ΑΦΜ: 801249689, ΔΟΥ Κομοτηνής, Τ.Κ. 69100, (στο εξής ο «Ανάδοχος») Έχοντας υπόψιν: 1. την υπ΄ αριθμ 9505/27-04-2023 πρόσκληση (ΑΔΑΜ 23PROC012566157 2023-04-27) και τα λοιπά έγγραφα της σύμβασης που συνέταξε η Αναθέτουσα Αρχή για την ανωτέρω εν θέματι σύμβαση υπηρεσίας. 2. Την υπ΄ αριθμ 435/10269/08-05-2023 απόφαση του Δημάρχου Ξάνθης με την οποία ανατέθηκε η σύμβαση (ΑΔΑΜ 23AWRD012624285 2023-05-08) στο πλαίσιο της ανωτέρω πρόσκλησης. Ψηφιακά υπογεγραμμένο από EMMANOUIL FANOURAKIS Ημερομηνία: 2023.05.08 13:13:45 EEST 23SYMV012624483 2023-05-08

-- 1 of 13 --

2 3. Την υπ’ αριθ. 9528/28-04-2023 προσφορά του Αναδόχου. Συμφώνησαν και έκαναν αμοιβαία αποδεκτά τα ακόλουθα : Άρθρο 1 Αντικείμενο Αντικείμενο της παρούσας σύμβασης είναι η παροχή υπηρεσιών «Σχεδίασης και ανάπτυξης εφαρμογών κινητών τηλεφώνων για την ενημέρωση και την εξυπηρέτηση των δημοτών σε IOS και ANDROID και Backoffice διαχείρισης δεδομένων με διασύνδεση με τις εφαρμογές μέσω APIs». Άρθρο 2 Χρηματοδότηση της σύμβασης Φορέας χρηματοδότησης της παρούσας σύμβασης είναι ο Δήμος Ξάνθης. Η δαπάνη για την εν λόγω σύμβαση βαρύνει τον Κ.Α.:02.70.7131.04 σχετική πίστωση του τακτικού προϋπολογισμού του οικονομικού έτους 2023 του Δήμου Ξάνθης. Για την παρούσα διαδικασία έχει εκδοθεί η απόφαση με αρ. πρωτ. 353 για την ανάληψη υποχρέωσης/έγκριση δέσμευσης πίστωσης για το οικονομικό έτος 2023 και με αρ. 353 καταχώρηση στο βιβλίο αποφάσεων. Άρθρο 3 Διάρκεια σύμβασης 3.1. Η διάρκεια της παρούσας σύμβασης θα ορίζεται έως τρεις (3) μήνες από την ανάρτηση του παρόντος στο ΚΗΜΔΗΣ. 3.2. Η συνολική διάρκεια της σύμβασης μπορεί να παρατείνεται μετά από αιτιολογημένη απόφαση της αναθέτουσας αρχής μέχρι το 50% αυτής ύστερα από σχετικό αίτημα του αναδόχου που υποβάλλεται πριν από τη λήξη της διάρκειάς της, σε αντικειμενικά δικαιολογημένες περιπτώσεις που δεν οφείλονται σε υπαιτιότητα του αναδόχου. Άρθρο 4 Υποχρεώσεις Αναδόχου Ο Ανάδοχος εγγυάται και δεσμεύεται ανέκκλητα στην Αναθέτουσα Αρχή: 4.1. Ότι, σύμφωνα με το άρθρο 18 του Ν.4412/2016, τηρεί και θα εξακολουθήσει να τηρεί κατά την εκτέλεση της παρούσας σύμβασης τις υποχρεώσεις του που απορρέουν από τις διατάξεις της περιβαλλοντικής, κοινωνικοασφαλιστικής και εργατικής νομοθεσίας, που έχουν θεσπιστεί με το δίκαιο της Ένωσης, το εθνικό δίκαιο, συλλογικές συμβάσεις ή διεθνείς διατάξεις περιβαλλοντικού, κοινωνικού και εργατικού δικαίου, οι οποίες απαριθμούνται στο Παράρτημα Χ του Προσαρτήματος Α’ του ν. 4412/2016). Η τήρηση των εν λόγω υποχρεώσεων ελέγχεται και βεβαιώνεται από τα όργανα που επιβλέπουν την εκτέλεση της παρούσας σύμβασης και τις αρμόδιες δημόσιες αρχές και υπηρεσίες που ενεργούν εντός των ορίων της ευθύνης και της αρμοδιότητάς τους 4.2. Ότι θα ενεργεί σύμφωνα με το Νόμο και με την παρούσα, ότι θα λαμβάνει τα κατάλληλα μέτρα για να διασφαλίσει την ομαλή και προσήκουσα εκτέλεση της παρούσας 23SYMV012624483 2023-05-08

-- 2 of 13 --

3 σύμφωνα με τα Έγγραφα της Σύμβασης και ότι δεν θα ενεργήσει αθέμιτα, παράνομα ή καταχρηστικά καθ ́ όλη τη διάρκεια της εκτέλεσης της παρούσας. Άρθρο 5 Αμοιβή – Τρόπος πληρωμής 5.1. Το συνολικό συμβατικό τίμημα ανέρχεται σε 29.850,00 πλέον ΦΠΑ 24% 5.2. Η πληρωμή του Αναδόχου θα πραγματοποιηθεί με την έκδοση ενταλμάτων πληρωμής, μετά την υποβολή από τον πάροχο ισόποσων τιμολογίων. 5.3. Toν Ανάδοχο βαρύνουν οι υπέρ τρίτων κρατήσεις, ως και κάθε άλλη επιβάρυνση, σύμφωνα με την κείμενη νομοθεσία, μη συμπεριλαμβανομένου Φ.Π.Α. 5.4. Με κάθε πληρωμή θα γίνεται η προβλεπόμενη από την κείμενη νομοθεσία παρακράτηση φόρου εισοδήματος επί του καθαρού ποσού. 5.5. Όλα τα δικαιολογητικά του χρηματικού εντάλματος (πρωτόκολλα ποσοτικής και ποιοτικής παραλαβής κλπ.) ελέγχονται από την αρμόδια υπηρεσία ελέγχου της αναθέτουσας αρχής. Για την έκδοση χρηματικού εντάλματος ο ανάδοχος πρέπει να προσκομίσει το αντίστοιχο τιμολόγιο εντός προθεσμίας τριάντα (30) ημερών από την ημερομηνία έκδοσης πρωτοκόλλου ποσοτικής και ποιοτικής παραλαβής. Άρθρο 6 Τμηματικές/ενδιάμεσες προθεσμίες-Παραλαβή αντικειμένου-Χρόνος και τρόπος παροχής υπηρεσιών 6.1. Ο Ανάδοχος υποχρεούται να παρέχει τις υπηρεσίες του στο χρονικό διάστημα και ως εξής: Είδος Υπηρεσίας Περιγραφή κόστους Μονάδα Μέτρησης Ποσότητα Κόστος Μονάδας (σε €) Συνολικό Κόστος σε (€) “ Σχεδίαση και ανάπτυξη εφαρμογών κινητών τηλεφώνων για την ενημέρωση και την εξυπηρέτησ η των δημοτών σε Φ1.Προσχέδια Εφαρμογής και εγκατάσταση πλατφόρμας (backoffice / API) Ανθρωπομήνας 3 4.100,00 € 12.300,00 € Φ2. Πρόσκληση περιορισμένου αριθμού χρηστών για Beta Testing της εφαρμογής Ανθρωπομήνας 3 1.900,00 € 5.700,00 € 23SYMV012624483 2023-05-08

-- 3 of 13 --

4 IOS και ANDROID και Backoffice διαχείρισης δεδομένων με διασύνδεση με τις εφαρμογές μέσω APIs” Φ3. Δημοσίευση Εφαρμογής σε App Store και Play Store Ανθρωπομήνας 3 3.950,00 € 11.850,00 € ΣΥΝΟΛΟ ΧΩΡΙΣ ΦΠΑ 29.850,00 € ΦΠΑ 24% 7.164,00 € ΣΥΝΟΛΟ ΜΕ ΦΠΑ 37.014,00 € 6.2. Ο Ανάδοχος υποχρεούται να παρέχει τις υπηρεσίες του σύμφωνα με τα έγγραφα της σύμβασης. Μη εμπρόθεσμη παροχή των υπηρεσιών επάγεται την κήρυξη αυτού ως έκπτωτου σύμφωνα με τα έγγραφα της σύμβασης. 6.3. H παραλαβή των παρεχόμενων υπηρεσιών γίνεται με τα άρθρα 219 επόμενα του Ν.4412/2016 Άρθρο 7 Κήρυξη οικονομικού φορέα εκπτώτου –Κυρώσεις 7.1. Ο Ανάδοχος κηρύσσεται υποχρεωτικά έκπτωτος από τη σύμβαση και από κάθε δικαίωμα που απορρέει από αυτήν, με απόφαση της Αναθέτουσας Αρχής για τους λόγους που αναφέρονται και σύμφωνα με τα οριζόμενα στο άρθρο 203 του Ν.4412/2016. Στον Ανάδοχο που κηρύσσεται έκπτωτος από την παρούσα σύμβαση, επιβάλλονται, με απόφαση της Αναθέτουσας Αρχής και κατόπιν τήρησης της σχετικής διαδικασίας και οι κυρώσεις/αποκλεισμός που προβλέπονται στο ως άνω άρθρο 203 του Ν.4412/2016. 7.2. Αν λήξει η συνολική διάρκεια της σύμβασης, χωρίς να υποβληθεί εγκαίρως αίτημα παράτασης ή, αν λήξει η παραταθείσα, κατά τα ανωτέρω, διάρκεια, χωρίς να υποβληθούν στην αναθέτουσα αρχή τα παραδοτέα της σύμβασης, ο ανάδοχος κηρύσσεται έκπτωτος. Αν οι υπηρεσίες παρασχεθούν από υπαιτιότητα του αναδόχου μετά τη λήξη της διάρκειας της σύμβασης, και μέχρι λήξης του χρόνου της παράτασης που χορηγήθηκε επιβάλλονται εις βάρος του ποινικές ρήτρες, σύμφωνα με το άρθρο 218 του ν. 4412/2016 . Άρθρο 8 Τροποποίηση σύμβασης κατά τη διάρκειά της Η παρούσα σύμβαση μπορεί να τροποποιείται κατά τη διάρκειά της, χωρίς να απαιτείται νέα διαδικασία σύναψης σύμβασης, μόνο σύμφωνα με τους όρους και τις προϋποθέσεις του άρθρου 132 του Ν. 4412/2016. Άρθρο 9 Ανωτέρα Βία 23SYMV012624483 2023-05-08

-- 4 of 13 --

5 9.1.Τα συμβαλλόμενα μέρη δεν ευθύνονται για τη μη εκπλήρωση των συμβατικών τους υποχρεώσεων, στο μέτρο που η αδυναμία εκπλήρωσης οφείλεται σε περιστατικά ανωτέρας βίας. 9.2.Ο Ανάδοχος, επικαλούμενος υπαγωγή της αδυναμίας εκπλήρωσης υποχρεώσεών του σε γεγονός που εμπίπτει στην έννοια της ανωτέρας βίας, οφείλει να γνωστοποιήσει και επικαλεσθεί προς την Αναθέτουσα Αρχή τους σχετικούς λόγους και περιστατικά εντός αποσβεστικής προθεσμίας είκοσι (20) ημερών από τότε που συνέβησαν, προσκομίζοντας τα απαραίτητα αποδεικτικά στοιχεία. Η Αναθέτουσα Αρχή αποφασίζει μετά από γνωμοδότηση του αρμόδιου για αυτό οργάνου. Μόνο η έγγραφη αναγνώριση από την Αναθέτουσα Αρχή της ανώτερης βίας που επικαλείται ο Ανάδοχος τον απαλλάσσει από τις συνέπειες της εκπρόθεσμης ή μη κατάλληλα εκπλήρωσης της προμήθειας. Άρθρο 10 Ολοκλήρωση συμβατικού αντικειμένου Η σύμβαση θεωρείται ότι έχει ολοκληρωθεί, όταν παραληφθούν οριστικά, ποσοτικά και ποιοτικά οι υπηρεσίες, όταν αποπληρωθεί το συμβατικό τίμημα και εκπληρωθούν και οι τυχόν λοιπές συμβατικές ή νόμιμες υποχρεώσεις και από τα δύο συμβαλλόμενα μέρη και αποδεσμευθούν οι σχετικές εγγυήσεις κατά τα προβλεπόμενα στη σύμβαση. Άρθρο 11 Δικαίωμα μονομερούς λύσης της σύμβασης Η Αναθέτουσα Αρχή μπορεί, με τις προϋποθέσεις που ορίζονται στο άρθρο 133 του Ν.4412/2016, να καταγγείλει τη σύμβαση κατά τη διάρκεια της εκτέλεσής της. Άρθρο 12 Εφαρμοστέο Δίκαιο – Επίλυση Διαφορών 12.1. Η παρούσα διέπεται από το Ελληνικό Δίκαιο 12.2. Ο Ανάδοχος μπορεί κατά των αποφάσεων της Αναθέτουσας Αρχής που επιβάλλουν σε βάρος του κυρώσεις (Κήρυξη οικονομικού φορέα εκπτώτου -Κυρώσεις, Χρόνος επιμέρους σταδίων παροχής υπηρεσιών/υποβολής παραδοτέων, Απόρριψη παραδοτέων – αντικατάσταση), μπορεί να ασκήσει τα δικαιώματα που του αναγνωρίζονται και υπό τις προϋποθέσεις και έννομες συνέπειες που ορίζονται στα άρθρα 205 επόμενα του Ν.4412/2016. 12.3. Κατά την εκτέλεση της σύμβασης, κάθε διαφορά που προκύπτει αναφορικά με την ερμηνεία, και/ή το κύρος και/ή την εκτέλεση της παρούσας, ή εξ αφορμής της, επιλύονται σύμφωνα με τα άρθρα 205 επόμενα του Ν.4412/2016. Άρθρο 13 Συμμόρφωση με τον Κανονισμό ΕΕ/2016/2019 και τον ν. 4624/2019 (Α 137)1 Τα αντισυμβαλλόμενα μέρη αναλαμβάνουν να τηρούν τις υποχρεώσεις που απορρέουν από την εφαρμογή του Κανονισμού (ΕΕ) 2016/679 για την προστασία των φυσικών προσώπων έναντι της επεξεργασίας των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα και για την ελεύθερη κυκλοφορία των δεδομένων αυτών και την κατάργηση της οδηγίας 95/46/ΕΚ (Γενικός 1 Αφορά σε φυσικά πρόσωπα 23SYMV012624483 2023-05-08

-- 5 of 13 --

6 Κανονισμός Προστασίας Δεδομένων / General Data Protection Regulation – GDPR) και του Ν. 4624/2019. Ειδικότερα: Α) Ως προς την επεξεργασία από την Αναθέτουσα Αρχή των προσωπικών δεδομένων του Αναδόχου συμπεριλαμβανομένων των προστηθέντων/συνεργατών/δανειζόντων εμπειρία/υπεργολάβων του, ισχύουν τα παρακάτω: Ο Ανάδοχος συναινεί στο πλαίσιο της διαδικασίας εκτέλεσης της παρούσας δημόσιας σύμβασης και επιτρέπει στην Αναθέτουσα Αρχή να προβεί σε αναζήτηση-επιβεβαίωση όλων των αναγκαίων δικαιολογητικών, καθώς και στην αναγκαία επεξεργασία και διατήρηση δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα και στην ανταλλαγή πληροφοριών με άλλες δημόσιες αρχές. Η Αναθέτουσα Αρχή αποθηκεύει και επεξεργάζεται τα στοιχεία προσωπικών δεδομένων του Αναδόχου που είναι αναγκαία για την εκτέλεση της σύμβασης, την εκπλήρωση των μεταξύ τους συναλλαγών και την εν γένει συμμόρφωσή της με νόμιμη υποχρέωση, σε έγχαρτο αρχείο και σε ηλεκτρονική βάση με υψηλά χαρακτηριστικά ασφαλείας με πρόσβαση αυστηρώς και μόνο σε εξουσιοδοτημένα πρόσωπα ή παρόχους υπηρεσιών στους οποίους αναθέτει την εκτέλεση συγκεκριμένων εργασιών για λογαριασμό της και οι οποίοι διενεργούν πράξεις επεξεργασίας προσωπικών δεδομένων. Η Αναθέτουσα Αρχή θα προβεί σε συλλογή και επεξεργασία (π.χ. συλλογή, καταχώριση, οργάνωση, αποθήκευση, μεταβολή, διαγραφή, καταστροφή κ.λπ.), για τους ανωτέρω αναφερόμενους σκοπούς, των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα όπως: (α) επίσημων στοιχείων ταυτοποίησης, (β) στοιχείων επικοινωνίας, (γ) δεδομένων και πληροφοριών κοινωνικοασφαλιστικών και φορολογικών απαιτήσεων, (δ) γενικών πληροφοριών, (ε) στοιχείων πληρωμής, χρηματοοικονομικών πληροφοριών και λογαριασμών, (στ) δεδομένων ειδικής κατηγορίας, των οποίων η συλλογή και επεξεργασία επιβάλλεται από τους όρους εκτέλεσης της σύμβασης, σκοπούς αρχειοθέτησης προς το δημόσιο συμφέρον, ή στατιστικούς σκοπούς. Τα προσωπικά δεδομένα του Αναδόχου και των συνεργατών του (συμπεριλαμβανομένων των δανειζόντων εμπειρία/υπεργολάβων) αποθηκεύονται για χρονικό διάστημα ίσο με τη διάρκεια της εκτέλεσης της σύμβασης, και μετά τη λήξη αυτής για χρονικό διάστημα πέντε ετών για μελλοντικούς φορολογικούς-δημοσιονομικούς ή ελέγχους χρηματοδοτών ή άλλους προβλεπόμενους ελέγχους από την κείμενη νομοθεσία, εκτός εάν η νομοθεσία προβλέπει διαφορετική περίοδο διατήρησης. Σε περίπτωση εκκρεμοδικίας αναφορικά με δημόσια σύμβαση τα δεδομένα τηρούνται μέχρι το πέρας της εκκρεμοδικίας. Καθ’ όλη την διάρκεια που η Αναθέτουσα Αρχή τηρεί και επεξεργάζεται τα προσωπικά δεδομένα ο Ανάδοχος έχει δικαίωμα ενημέρωσης, πρόσβασης, φορητότητας, διόρθωσης, περιορισμού, διαγραφής ή και εναντίωσης υπό συγκεκριμένες προϋποθέσεις προβλεπόμενες από το νομοθετικό πλαίσιο. Δεν επιτρέπεται η επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα για σκοπό διαφορετικό από αυτόν για τον οποίο έχουν συλλεχθεί παρά μόνον υπό τους όρους και προϋποθέσεις του άρθρου 24 του ν. 4624/2019. Η διαβίβαση δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα από την Αναθέτουσα Αρχή σε άλλο δημόσιο φορέα επιτρέπεται σύμφωνα με το άρθρο 26 του ως άνω νόμου, εφόσον είναι απαραίτητο για την εκτέλεση των καθηκόντων της ή του τρίτου φορέα στον οποίο διαβιβάζονται τα δεδομένα και εφόσον πληρούνται οι προϋποθέσεις που επιτρέπουν την επεξεργασία σύμφωνα με το άρθρο 24 του ίδιου νόμου. 23SYMV012624483 2023-05-08

-- 6 of 13 --

7 Τα στοιχεία επικοινωνίας με τον υπεύθυνο για την προστασία των προσωπικών δεδομένων της Αναθέτουσας Αρχής είναι τα ακόλουθα (email karaoulani@cityofxanthi.gr /τηλ: 2541350801). B. Ως προς την επεξεργασία από τον ανάδοχο προσωπικών δεδομένων στο πλαίσιο εκτέλεσης των συμβατικών του υποχρεώσεων ισχύουν οι διατάξεις του άρθρου 28 ΓΚΠΔ. Ειδικότερα, ισχύουν τα παρακάτω: α) ο ανάδοχος (εκτελών την επεξεργασία) επεξεργάζεται τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα μόνο βάσει καταγεγραμμένων εντολών της αναθέτουσας αρχής (υπεύθυνος επεξεργασίας), β) διασφαλίζει ότι τα πρόσωπα που είναι εξουσιοδοτημένα να επεξεργάζονται τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα έχουν αναλάβει δέσμευση τήρησης εμπιστευτικότητας ή τελούν υπό τη δέουσα κανονιστική υποχρέωση τήρησης εμπιστευτικότητας, γ) λαμβάνει όλα τα απαιτούμενα μέτρα δυνάμει του άρθρου 32 ΓΚΠΔ, δ) τηρεί τους όρους που αναφέρονται στις παραγράφους 2 και 4 για την πρόσληψη άλλου εκτελούντος την επεξεργασία, ε) λαμβάνει υπόψη τη φύση της επεξεργασίας και επικουρεί τον υπεύθυνο επεξεργασίας με τα κατάλληλα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα, στον βαθμό που αυτό είναι δυνατό, για την εκπλήρωση της υποχρέωσης του υπευθύνου επεξεργασίας να απαντά σε αιτήματα για άσκηση των προβλεπόμενων στο κεφάλαιο III δικαιωμάτων του υποκειμένου των δεδομένων, στ) συνδράμει τον υπεύθυνο επεξεργασίας στη διασφάλιση της συμμόρφωσης προς τις υποχρεώσεις που απορρέουν από τα άρθρα 32 έως 36 ΓΚΠΔ, λαμβάνοντας υπόψη τη φύση της επεξεργασίας και τις πληροφορίες που διαθέτει ο εκτελών την επεξεργασία, ζ) κατ’ επιλογή του υπευθύνου επεξεργασίας (αναθέτουσα αρχή), διαγράφει ή επιστρέφει όλα τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα στον υπεύθυνο επεξεργασίας μετά το πέρας της παροχής υπηρεσιών επεξεργασίας και διαγράφει τα υφιστάμενα αντίγραφα, εκτός εάν το δίκαιο της Ένωσης ή του κράτους μέλους απαιτεί την αποθήκευση των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, η) θέτει στη διάθεση του υπευθύνου επεξεργασίας κάθε απαραίτητη πληροφορία προς απόδειξη της συμμόρφωσης προς τις υποχρεώσεις που θεσπίζονται στο παρόν άρθρο και επιτρέπει και διευκολύνει τους ελέγχους, περιλαμβανομένων των επιθεωρήσεων, που διενεργούνται από τον υπεύθυνο επεξεργασίας ή από άλλον ελεγκτή εντεταλμένο από τον υπεύθυνο επεξεργασίας. ι) Ο εκτελών την επεξεργασία δεν προσλαμβάνει άλλον εκτελούντα την επεξεργασία χωρίς προηγούμενη ειδική ή γενική γραπτή άδεια του υπευθύνου επεξεργασίας. Άρθρο 14 Λοιποί όροι Άπαντες οι όροι των Εγγράφων της Σύμβασης που σχετίζονται με την εκτέλεση της παρούσας αποτελούν αναπόσπαστο τμήμα αυτής. 23SYMV012624483 2023-05-08

-- 7 of 13 --

8 Αφού συντάχθηκε η παρούσα σύμβαση σε δύο αντίτυπα, αναγνώσθηκε και υπογράφηκε ως ακολούθως από τα συμβαλλόμενα μέρη. ΟΙ ΣΥΜΒΑΛΛΟΜΕΝΟΙ 1) Ο Δήμαρχος Ξάνθης 2) Για την εταιρεία α/α Εμμανουήλ Ι. Φανουράκης IMAGIC ΜΟΝΟΠΡΟΣΩΠΗ ΙΚΕ Αντιδήμαρχος Ξάνθης 23SYMV012624483 2023-05-08

-- 8 of 13 --

9 ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ (υπ’ αριθμ. …..…/08-05-2023 σύμβασης) ΣΥΜΒΑΣΗ ΥΠΕΥΘΥΝΟΥ ΕΠΕΞΕΡΓΑΣΙΑΣ – ΕΚΤΕΛΟΥΝΤΟΣ ΤΗΝ ΕΠΕΞΕΡΓΑΣΙΑ Στην Ξάνθη σήμερα την 08/05/2023 μεταξύ των κάτωθι συμβαλλόμενων: 1. αφ’ ενός του Νομικού προσώπου δημοσίου δικαίου με την επωνυμία «ΔΗΜΟΣ ΞΑΝΘΗΣ» , που εδρεύει στην Ξάνθη (Πλατεία Δημοκρατίας) με Α.Φ.Μ. 997654473 και εκπροσωπείται νόμιμα για την υπογραφή της παρούσας από τον Εμμανουήλ Ι. Φανουράκη, εφεξής αποκαλούμενου στην παρούσα ως «Υπεύθυνος Επεξεργασίας». 2. αφ’ ετέρου η εταιρεία «IMAGIC ΜΟΝΟΠΡΟΣΩΠΗ ΙΚΕ» εφεξής αποκαλούμενος/η στην παρούσα ως «Εκτελών την Επεξεργασία». Λαμβάνοντας υπόψη ότι: Α. Η παρούσα Σύμβαση Επεξεργασίας Δεδομένων (εφεξής «Σύμβαση») αποτελεί παράρτημα και αναπόσπαστο τμήμα της από 08-05-2023 σύμβασης που έχει συναφθεί μεταξύ των ανωτέρω μερών (εφεξής «Κύρια Σύμβαση»). Β. Κατά τη διάρκεια της εκτέλεσης της Κύριας Σύμβασης, ο Υπεύθυνος Επεξεργασίας ενδέχεται να αποκαλύψει ή να διαβιβάσει στον Εκτελούντα την Επεξεργασία πληροφορίες που αποτελούν δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα με βάση την υφιστάμενη Ελληνική και Ενωσιακή Νομοθεσία (εφεξής «Υφιστάμενη Νομοθεσία»), με σκοπό την άρτια εκτέλεση της Κύριας Σύμβασης. Γ. Ο Εκτελών την Επεξεργασία δύναται να επεξεργαστεί δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που του διαβιβάζονται από τον Υπεύθυνο Επεξεργασίας για λογαριασμό του τελευταίου, προκειμένου να εκτελεσθεί επιτυχώς η Κύρια Σύμβαση. Στα πλαίσια του παρόντος παραρτήματος συμφωνήθηκαν, συνομολογήθηκαν και έγιναν αμοιβαία αποδεκτά τα ακόλουθα: 1. Ο Υπεύθυνος Επεξεργασίας αναθέτει στον Εκτελούντα την Επεξεργασία να επεξεργάζεται για λογαριασμό του δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα, τα οποία είναι απολύτως απαραίτητα για την εκτέλεση της Κυρίας Συμβάσης ήτοι: (να τεθούν αναλυτικά τα δεδομένα που διαβιβάζονται) καθώς και όσα μπορεί να συμφωνήσουν μεταγενέστερα τα συμβαλλόμενα μέρη γραπτώς (εφεξής «Δεδομένα Προσωπικού Χαρακτήρα»). Κάθε τέτοια μεταγενέστερη συμφωνία υπόκειται στις διατάξεις της παρούσας Σύμβασης. 2. Ο Εκτελών την Επεξεργασία επεξεργάζεται τα ανωτέρω Δεδομένα Προσωπικού Χαρακτήρα για τους σκοπούς της Κυρίας Σύμβασης, υπό την καθοδήγηση και τις οδηγίες του Υπεύθυνου Επεξεργασίας και για όσο χρόνο διαρκεί η Κύρια Σύμβαση. 3. Σε περίπτωση που με οποιονδήποτε τρόπο ο Υπεύθυνος Επεξεργασίας διαβιβάσει, ή με οποιονδήποτε τρόπο γνωστοποιήσει στον Εκτελούντα την Επεξεργασία δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα, τα οποία δεν είναι απολύτως απαραίτητα για την εκτέλεση της Κυρίας Συμβάσης, ο Εκτελών την Επεξεργασία υποχρεούται να ειδοποιήσει σχετικά τον 23SYMV012624483 2023-05-08

-- 9 of 13 --

10 Υπεύθυνο Επεξεργασίας και εν συνεχεία να καταστρέψει ή να διαγράψει οριστικά τα δεδομένα αυτά. 4. Η επεξεργασία των Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα πραγματοποιείται αποκλειστικά εντός των εδαφικών ορίων της Ευρωπαϊκής Ένωσης (ΕΕ) ή του Ευρωπαϊκού Οικονομικού Χώρου (ΕΟΧ). Για οποιαδήποτε διαβίβαση δεδομένων σε χώρα η οποία δεν είναι κράτος μέλος της ΕΕ ή του ΕΟΧ απαιτείται προηγούμενη ενημέρωση και παροχή γραπτής συναίνεσης του Υπεύθυνου Επεξεργασίας. Η εν λόγω διαβίβαση υπόκειται σε συμμόρφωση με τις ειδικές απαιτήσεις που αφορούν τη διαβίβαση δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα σε χώρες εκτός της ΕΕ και του ΕΟΧ δυνάμει της Υφιστάμενης Νομοθεσίας. 5. Ο Εκτελών την Επεξεργασία διατηρεί τα Δεδομένα Προσωπικού Χαρακτήρα που του διαβιβάζει ο Υπεύθυνος Επεξεργασίας σε ξεχωριστό αρχείο από άλλα τυχόν δεδομένα που επεξεργάζεται για λογαριασμού οποιουδήποτε τρίτου. 6. Ο Εκτελών την Επεξεργασία μεριμνά, καθ’ όλη τη διάρκεια της επεξεργασίας, να λαμβάνει τα απαραίτητα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα, ώστε τα δεδομένα να είναι ασφαλή σύμφωνα με τις απαιτήσεις της Υφιστάμενης Νομοθεσίας. Τα ανωτέρω μέτρα πρέπει να εγγυώνται ένα κατάλληλο επίπεδο προστασίας σε σχέση με το είδος των δεδομένων, τη φύση και τους σκοπούς της επεξεργασίας και τους υφιστάμενους κινδύνους καθώς και τη διατήρηση της εμπιστευτικότητας, της ακεραιότητας και της διαθεσιμότητας των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα. Τα ως άνω τεχνικά και οργανωτικά μέτρα τυγχάνουν τακτικής αξιολόγησης από τον Εκτελούντα την Επεξεργασία και δύναται να μεταβάλλονται, σε συνάρτηση με τεχνικές/ επιστημονικές/τεχνολογικές εξελίξεις και απαιτήσεις, ούτως ώστε το επίπεδο ασφαλείας να μη μειώνεται καθ’ όλη τη διάρκεια της επεξεργασίας. 7. Κατ’ απαίτηση του Υπευθύνου Επεξεργασίας, ο Εκτελών την Επεξεργασία παρέχει σε αυτόν όλες τις πληροφορίες, διευκρινίσεις και αποδεικτικά στοιχεία που απαιτούνται προκειμένου να γνωρίζει ποια είναι τα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα τα οποία ορίζονται στο άρθρο 6 της παρούσας και να μπορεί να αξιολογήσει το επίπεδο ασφαλείας που αυτά προσφέρουν, καθώς και τη συμβατότητα και επάρκειά τους υπό το πρίσμα των απαιτήσεων της Υφιστάμενης Νομοθεσίας. Ο Υπεύθυνος Επεξεργασίας δικαιούται να διατυπώσει ενστάσεις αναφορικά με συγκεκριμένα τεχνικά και οργανωτικά μέσα, τα οποία ενδέχεται να θεωρεί ανεπαρκή, καθώς και να προτείνει εναλλακτικά μέτρα. 8. Ο Εκτελών την Επεξεργασία διασφαλίζει ότι το προσωπικό του, ιδίως αν έχει πρόσβαση στα Δεδομένα Προσωπικού Χαρακτήρα, είναι άρτια εκπαιδευμένο και διαθέτει τις απαραίτητες δεξιότητες, γνώσεις και εχέγγυα, προκειμένου ο Εκτελών την Επεξεργασία να ανταποκριθεί πλήρως στις υποχρεώσεις του δυνάμει της παρούσας. Κατόπιν υποβολής αιτήματος από τον Υπεύθυνο Επεξεργασίας, ο Εκτελών την Επεξεργασία παρέχει στον πρώτο όλες τις πληροφορίες, διευκρινίσεις και αποδεικτικά στοιχεία που απαιτούνται, προκειμένου ο τελευταίος να ενημερωθεί για τις ικανότητες και την αξιοπιστία του προσωπικού του Εκτελούντος την Επεξεργασία κατά τα ανωτέρω. Ο Υπεύθυνος Επεξεργασίας δικαιούται να διατυπώσει αιτιολογημένες ενστάσεις για συγκεκριμένα μέλη του προσωπικού, καθώς και να ζητεί να μην ανατίθενται καθήκοντα που συνδέονται με την εκτέλεση της παρούσας στα εν λόγω μέλη. 23SYMV012624483 2023-05-08

-- 10 of 13 --

11 9. Σε περίπτωση που το φυσικό πρόσωπο, τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα του οποίου διαβιβάζονται και τίθενται σε επεξεργασία (εφεξής «Υποκείμενο των Δεδομένων»), υποβάλλει αίτηση απευθείας στον Εκτελούντα την Επεξεργασία, προκειμένου να ασκήσει οποιοδήποτε από τα δικαιώματά του που απορρέουν από τον Ευρωπαϊκό Κανονισμό (ΕΕ) 2016/679 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου, σε σχέση με τα Δεδομένα Προσωπικού Χαρακτήρα, τα οποία επεξεργάζεται ο Εκτελών την Επεξεργασία δυνάμει της παρούσας, ο Εκτελών την Επεξεργασία οφείλει να διαβιβάσει το εν λόγω αίτημα αμελλητί στον Υπεύθυνο Επεξεργασίας και να εκτελέσει με ακρίβεια τις εντολές του, εντός της νόμιμης προθεσμίας. Ο Εκτελών την Επεξεργασία δε δύναται αυτοβούλως να προβεί σε οποιαδήποτε ενέργεια, ιδίως δεν επιτρέπεται να διορθώσει, να διαγράψει ή να περιορίσει την επεξεργασία των Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα, παρά μόνο βάσει γραπτών εντολών του Υπεύθυνου Επεξεργασίας ή αν το επιβάλει η εκτέλεση της Κυρίας Σύμβασης ή η Υφιστάμενη Νομοθεσία. 10. Ο Υπεύθυνος Επεξεργασίας έχει το δικαίωμα, να διενεργεί επιθεωρήσεις οποτεδήποτε, ή να δίνει εντολή σε τρίτο, εκπρόσωπο του ή/και ελεγκτή, να τις διεξάγει για λογαριασμό του, προκειμένου να διασφαλίζεται η εφαρμογή της Υφιστάμενης Νομοθεσίας. Αντίστοιχα, ο Εκτελών την Επεξεργασία υποχρεούται να παρέχει στον Υπεύθυνο Επεξεργασίας πρόσβαση σε οποιοδήποτε χώρο διεξάγεται η επεξεργασία και να του παρέχει οτιδήποτε απαιτείται για τη διενέργεια του ελέγχου. 11. Σε περίπτωση που ο Εκτελών την Επεξεργασία επικαλείται την ύπαρξη εξωτερικών ελέγχων, εσωτερικών ή ανεξάρτητων επιθεωρήσεων, ή τη λήψη πιστοποιήσεων, προκειμένου να αποδείξει των επάρκεια των ληφθέντων από αυτόν τεχνικών ή οργανωτικών μέτρων για την προστασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, κατόπιν αιτήματος του Υπευθύνου Επεξεργασίας, χορηγεί στον τελευταίο όλα τα απαραίτητα έγγραφα, στοιχεία και πληροφορίες που συνδέονται με τους εν λόγω ελέγχους ή τις επιθεωρήσεις ή τις πιστοποιήσεις. 12. Ο Εκτελών την Επεξεργασία υποχρεούται να παρέχει κάθε απαραίτητη συνδρομή και βοήθεια στον Υπεύθυνο Επεξεργασίας, προκειμένου ο τελευταίος να συμμορφώνεται με τις υποχρεώσεις που επιβάλει η Υφιστάμενη Νομοθεσία αναφορικά με την ασφάλεια και την προστασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα και τις υποχρεώσεις του Υπεύθυνου Επεξεργασίας απέναντι στα Υποκείμενα των Δικαιωμάτων, τις αρμόδιες εποπτικές αρχές ή τρίτους. 13. Ο Εκτελών την Επεξεργασία υποχρεούται να ειδοποιεί αμελλητί τον Υπεύθυνο Επεξεργασίας μόλις λάβει γνώση ενδεχομένης, τυχαίας, μη εξουσιοδοτημένης, ή παράνομης καταστροφής, απώλειας, αλλοίωσης, ή αποκάλυψης Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα ή οποιασδήποτε ενδεχόμενης, τυχαίας, μη εξουσιοδοτημένης, ή παράνομης πρόσβασης σε αυτά (εφεξής «Παραβίαση Δεδομένων»). Ο Εκτελών την Επεξεργασία υποχρεούται να διερευνήσει την Παραβίαση Δεδομένων και να ενημερώσει σχετικά τον Υπεύθυνο Επεξεργασίας. Επιπλέον, υποχρεούται, κατά το μέτρο του δυνατού, να αποτρέψει περαιτέρω Παραβιάσεις Δεδομένων. Σε συνεννόηση με τον Υπεύθυνο Επεξεργασίας, ο Εκτελών την Επεξεργασία υποχρεούται να προβεί σε όλες τις απαραίτητες ενέργειες και να λαμβάνει τα κατάλληλα μέτρα για την αποκατάσταση του επιπέδου ασφαλείας, τη διασφάλιση των δεδομένων και για τον περιορισμό οποιασδήποτε περαιτέρω πιθανής επίπτωσης για τα Υποκείμενα των Δεδομένων και για τα συμφέροντα 23SYMV012624483 2023-05-08

-- 11 of 13 --

12 του Υπευθύνου Επεξεργασίας, εάν αυτή συνδέεται με την Παραβίαση Δεδομένων ή αποτελεί συνέπεια της. Επιπλέον, υποχρεούται να παρέχει στον Υπεύθυνο Επεξεργασίας κάθε πληροφορία, την οποία διαθέτει, και την οποία ο Υπεύθυνος Επεξεργασίας μπορεί εύλογα να ζητήσει σε σχέση με την Παραβίαση Δεδομένων. 14. Ο Εκτελών την Επεξεργασία υποχρεούται να παρέχει κάθε εφικτή βοήθεια στον Υπεύθυνο Επεξεργασίας αναφορικά με την υποχρέωση του τελευταίου να πληροφορεί τις αρμόδιες αρχές και τα Υποκείμενα των Δεδομένων σε περίπτωση Παραβίασης Ασφαλείας (υποχρέωση γνωστοποίησης και ανακοίνωσης παραβίασης δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα)· 15. Ο Εκτελών την Επεξεργασία υποχρεούται αμελλητί να ενημερώνει γραπτώς τον Υπεύθυνο Επεξεργασίας, εάν πιστεύει ότι η κάποια επεξεργασία δεδομένων στην οποία προβαίνει, ή θα προβεί, συνεπάγεται, ή μπορεί να συνεπάγεται, παράβαση της Υφιστάμενης Νομοθεσίας. Κατά την περίπτωση αυτή, δύναται να αναβάλλει την εκτέλεση της σχετικής επεξεργασίας έως ότου λάβει απάντηση από τον Υπεύθυνο Επεξεργασίας. 16. Μετά την ολοκλήρωση της Κύριας Σύμβασης, ή όταν το ζητά ο Υπεύθυνος Επεξεργασίας, και μέσα σε εύλογο χρονικό διάστημα, το οποίο δε μπορεί να υπερβαίνει τις δέκα (10) ημερολογιακές ημέρες, ο Εκτελών την Επεξεργασία πρέπει, κατ’ επιλογήν του Υπευθύνου Επεξεργασίας, να επιστρέψει στον Υπεύθυνο Επεξεργασίας όλα τα έγγραφα που έχει στην κατοχή του και όλα τα προϊόντα εργασίας και δεδομένα που παρήχθησαν, ή να τα διαγράψει σύμφωνα με την Υφιστάμενη Νομοθεσία, διαβιβάζοντάς του το σχετικό πρωτόκολλο διαγραφής. 17. Ο Εκτελών την Επεξεργασία απαγορεύεται να αναθέσει με οποιοδήποτε τρόπο την επεξεργασία Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα, την οποία ανέλαβε δυνάμει της παρούσας ή της Κύριας Σύμβασης, σε υπεργολάβο εκτελούντα την επεξεργασία (sub- processor) παρά μόνο εάν προ της εκκίνησης της ως άνω επεξεργασίας συντρέχουν σωρευτικά οι παρακάτω προϋποθέσεις: • Ο Εκτελών την Επεξεργασία έχει ενημερώσει εγγράφως και έχει λάβει τη ρητή ειδική συναίνεση από τον Υπεύθυνο Επεξεργασίας. Η ενημέρωση οφείλει κατ’ ελάχιστον να περιλαμβάνει, εκτός των στοιχείων της ταυτότητας του υπεργολάβου, τους σκοπούς και το εύρος της προτεινόμενης επεξεργασίας με σύμβαση υπεργολαβίας, καθώς και αν η επεξεργασία θα λάβει χώρα εκτός ΕΕ ή ΕΟΧ. • Ο Εκτελών την Επεξεργασία έχει διασφαλίσει πως η ανατιθέμενη επεξεργασία από τον υπεργολάβο εκτελούντα την επεξεργασία είναι απολύτως συμβατή με την Υφιστάμενη Νομοθεσία περί προστασίας προσωπικών δεδομένων. • Ο υπεργολάβος εκτελών την επεξεργασία έχει συμβατικώς αναλάβει τις ίδιες υποχρεώσεις με τον Εκτελούντα την Επεξεργασία αναφορικά με την προστασία των Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα, τις οποίες αναλαμβάνει ο τελευταίος έναντι του Υπευθύνου Επεξεργασίας, δυνάμει της Κυρίας Σύμβασης, ιδίως σε σχέση με την παροχή επαρκών εγγυήσεων για την εφαρμογή κατάλληλων τεχνικών και οργανωτικών μέτρων έτσι ώστε η επεξεργασία να πληροί τις απαιτήσεις της Υφιστάμενης Νομοθεσίας. 18. Ο Εκτελών την Επεξεργασία, εκ της ιδιότητας αυτής δεσμεύεται και από οποιαδήποτε άλλη υποχρέωση του επιβάλει η Υφιστάμενη Νομοθεσία. 23SYMV012624483 2023-05-08

-- 12 of 13 --

13 19. Ρητά συμφωνείται πως ο Εκτελών την Επεξεργασία δε θα υπερβαίνει τα όρια των εντολών που του έχει αναθέσει ο Υπεύθυνος της Επεξεργασίας σε σχέση με την επεξεργασία των Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα, υπό την επιφύλαξη του εθνικού ή ενωσιακού δικαίου. Σε περίπτωση που ο Εκτελών την Επεξεργασία καθορίσει, κατά παράβαση των όρων της Κύριας Σύμβασης και του παρόντος Παραρτήματος τους σκοπούς και τα μέσα της επεξεργασίας, υπό την επιφύλαξη των άρθρων 82, 83, 84 του Ευρωπαϊκού Κανονισμού (ΕΕ) 2016/679 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου, θεωρείται ως υπεύθυνος επεξεργασίας για τη συγκεκριμένη επεξεργασία και φέρει τις υποχρεώσεις και τις συνέπειες της Υφιστάμενης Νομοθεσίας. 20. Τα Μέρη ρητά συμφωνούν πως ο Εκτελών την Επεξεργασία ευθύνεται πλήρως έναντι του Υπευθύνου Επεξεργασίας για κάθε άμεση, έμμεση, υφιστάμενη, μελλοντική, θετική ή αποθετική ζημία του τελευταίου εξαιτίας της αθέτησης των υποχρεώσεων που επιβάλλονται δυνάμει της παρούσας. Ομοίως, ευθύνεται κατά τον ίδιο τρόπο αν η εν λόγω ζημία επήλθε ως αποτέλεσμα ή συνέπεια πράξεων ή παραλείψεων του υπεργολάβου εκτελούντα την επεξεργασία. Η ως άνω ευθύνη του Εκτελούντα την Επεξεργασία δεν περιορίζει τυχόν δικαίωμα του Υπευθύνου Επεξεργασίας, δυνάμει του εφαρμοστέου δικαίου, να στραφεί κατά του υπεργολάβου εκτελούντα την επεξεργασία. 21. Παραβίαση οποιουδήποτε όρου της παρούσας δύναται να συνιστά ουσιώδη παραβίαση της Κύριας Σύμβασης. 22. Η κήρυξη κάποιου από τους όρους της παρούσας ως άκυρου, παρανόμου ή ανυπόστατου δεν συμπαρασύρει το κύρος της παρούσας και την υπόλοιπων όρων της. 23. Κατά τα λοιπά, τα συμβαλλόμενα μέρη δεσμεύονται πλήρως από την Κύρια Σύμβαση. ΤΑ ΣΥΜΒΑΛΛΟΜΕΝΑ ΜΕΡΗ Ο ΥΠΕΥΘΥΝΟΣ ΕΠΕΞΕΡΓΑΣΙΑΣ Ο ΕΚΤΕΛΩΝ ΤΗΝ ΕΠΕΞΕΡΓΑΣΙΑ ΔΗΜΟΣ ΞΑΝΘΗΣ ΕΜΜΑΝΟΥΗΛ Ι. ΦΑΝΟΥΡΑΚΗΣ IMAGIC ΜΟΝΟΠΡΟΣΩΠΗ ΙΚΕ 23SYMV012624483 2023-05-08

-- 13 of 13 --