ΕΓΓΡΑΦΟ ΕΝΗΜΕΡΩΣΗΣ ΦΟΡΕΑ ΣΧΕΤΙΚΑ ΜΕ ΔΙΕΝΕΡΓΕΙΑ ΤΑΚΤΙΚΟΥ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΟΥ ΕΛΕΓΧΟΥ

ΘΕΜΑ: Ενημέρωση για τη διενέργεια προγραμματισμένου τακτικού διαχειριστικού ελέγχου στο Μουσείο Φυσικής Ιστορίας Απολιθωμένου Δάσους Λέσβου Σχετ.: Η υπ’ αριθμ. 1050/09.11.2021 (ΦΕΚ 974/Υ.Ο.Δ.Δ./12.11.2021, ΑΔΑ:6ΟΜΘΗ-ΝΗΕ) Απόφαση Προϊσταμένου Γενικής Διεύθυνσης Δημοσιονομικών Ελέγχων (ΓΔΔΕ) περί σύστασης – συγκρότησης ελεγκτικής ομάδας. Σας γνωρίζουμε ότι σε εκτέλεση του ανωτέρου σχετικού, πρόκειται να διενεργηθεί στο φορέα σας προγραμματισμένος τακτικός διαχειριστικός έλεγχος της Υπηρεσίας μας, δυνάμει του ν. 3492/2006 (ΦΕΚ 210/Α’/05.10.2006), όπως ισχύει, είτε με επιτόπιες επισκέψεις στην έδρα του Μουσείου Φυσικής Ιστορίας Απολιθωμένου Δάσους Λέσβου, Επαρ. Οδ. Φιλίας Αντίσσας –Σιγρίου 5 Άντισσα, Λέσβος, Τ.Κ.: 81103 και στις διοικητικές του Υπηρεσίες που στεγάζονται στη Μυτιλήνη 8ης Νοεμβρίου 17, Τ.Κ.: 81 100 και όπου αλλού απαιτηθεί, είτε με έλεγχο γραφείου, σε συνολικά πέντε (5) εργάσιμες ημέρες από τις 16/12/2021 έως και τις 22/12/2021, αφού πρώτα αποσταλούν στην Υπηρεσία μας τα σχετικά στοιχεία όπως παρατίθενται κάτωθι, πραγματοποιηθεί η προβλεπόμενη δειγματοληψία από την ελεγκτική ομάδα. Τα μέλη της ελεγκτικής ομάδας που θα διενεργήσει τον έλεγχο είναι τα εξής: 1. Παπαδοπούλου Σοφία (συντονίστρια) 2. Καταξάκη Καλλιόπη 3. Καπετάνιος Θεόφιλος Έργο της ελεγκτικής ομάδας είναι «να επαληθευθεί η επάρκεια του συστήματος διαχείρισης και ελέγχου του φορέα καθώς και να ελεγχθεί η διαχείριση του προϋπολογισμού του για την οικονομική χρήση έτους 2020». Ο έλεγχος θα διεξαχθεί με τη χρήση ερωτηματολογίων, τα οποία βρίσκονται αναρτημένα στον ιστοχώρο της Γενικής Διεύθυνσης Δημοσιονομικών Ελέγχων (www.minfin.gr/web/31351/enemerotiko-yliko). Κατά τη διάρκεια του ελέγχου, παρακαλούμε όπως τεθούν στη διάθεση της ελεγκτικής ομάδας τα παρακάτω έγγραφα/στοιχεία (κατά προτίμηση σε ηλεκτρονική μορφή, όπου είναι αυτό εφικτό): 1. Νομοθετικό και Κανονιστικό πλαίσιο λειτουργίας (Οργανισμός / Κανονισμός Λειτουργίας Φορέα, Κανονισμός Προσωπικού, Κανονισμός Οικονομικής Διαχείρισης, Κανονισμός Προμηθειών κ.α.). 2. Οργανόγραμμα – Διάρθρωση των υπηρεσιών και κατανομή του στελεχιακού δυναμικού στις υπηρεσίες, ανά κατηγορία και κλάδο και ανά Δ/νση, Τμήμα, Γραφείο, σε σχέση εργασίας. Σε πίνακα excel να αναγράφεται ο συνολικός αριθμός των Οργανικών θέσεων ανά κατηγορία και κλάδο και το ιστορικό τους [ ενδεικτικά: 1.Π.Δ….. άρθρο:……, θέσεις (….) αρχικές, 2. Π.Δ….. άρθρο:……, θέσεις (….) προστέθηκαν, 3. ΦΕΚ …./…./….. θέσεις (……) κατάργηση, 4. Διαπιστωτική πράξη κατάργησης κενών οργανικών θέσεων βάσει ν.4024/2011 άρθρο 34, αριθμ. πρωτ. ……. ΑΔΑ:….., 5. Αποχώρησαν ΕΛΛΗΝΙΚΗ ΔΗΜΟΚΡΑΤΙΑ ΥΠΟΥΡΓΕΙΟ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΩΝ ΓΕΝIKH ΓΡΑΜΜΑΤΕΙΑ ΔΗΜΟΣΙΟΝΟΜΙΚΗΣ ΠΟΛΙΤΙΚΗΣ ΓΕΝΙΚΟ ΛΟΓΙΣΤΗΡΙΟ ΤΟΥ ΚΡΑΤΟΥΣ ΓΕΝΙΚΗ ΔIΕΥΘΥΝΣΗ ΔΗΜΟΣΙΟΝΟΜΙΚΩΝ ΕΛΕΓΧΩΝ ΔΗΜΟΣΙΟΝΟΜΙΚΗ ΥΠΗΡΕΣΙΑ ΕΠΟΠΤΕΙΑΣ & ΕΛΕΓΧΟΥ (Δ.Υ.Ε.Ε) ΣΤΟ ΝΟΜΟ ΛΕΣΒΟΥ Μυτιλήνη, 18.11.2021 Αρ. Πρωτ.: 1122 Ταχ. Δ/νση: Θεοκρίτου 57 Μυτιλήνη – Τ.Κ.:81100 Πληροφορίες: Γιαννή Ελένη Τηλέφωνο: 22510-20788 Τηλεομοιοτυπία : 22510-41095 Ηλεκτρ. Ταχυδρομείο: e.gianni@glk.gr

-- 1 of 4 --

– συνταξιοδοτήθηκαν μετά την κατάργηση των οργανικών θέσεων (….), 6. Μετατάχθηκαν με την μεταφορά της οργανικής τους θέσης (….)]. 3. Αποφάσεις ορισμού οργάνων διοίκησης για το έτος 2020 καθώς και Αποφάσεις αποζημιώσεων μελών του Διοικητικού Συμβουλίου. 4. Θεσμικό πλαίσιο που διέπει κάθε είδους μισθολογικές και λοιπές απολαβές του προσωπικού (για όλες τις κατηγορίες) και των Οργάνων Διοίκησης (Κ.Υ.Α. κ.λ.π). Τυχόν χρηματικές διευκολύνσεις στο Προσωπικό. 5. Αποφάσεις περί μεταβίβασης αρμοδιοτήτων και ορισμού Προϊσταμένων Δ/νσεων, Τμημάτων, Υπευθύνου Λογιστηρίου και Ταμείου. 6. Την έναρξη ένταξης του φορέα στην ΕΑΠ, αν όλο το μισθοδοτούμενο/αμειβόμενου προσωπικό έχει απογραφεί στην Ενιαία Αρχή Πληρωμών, καθώς και το πλήθος των απογεγραμμένων υπαλλήλων, με οποιαδήποτε σχέση εργασίας, σε όλο το ελεγχόμενο έτος. 7. Θεσμικό πλαίσιο που διέπει τα έσοδα, τους πόρους και τις δαπάνες (π.χ. οδηγό χρηματοδότησης και διαχείρισης έργων ΦΕΚ και ΑΔΑ). 8. Βεβαίωση έναρξης Δ.Ο.Υ. 9. Το πλήθος των συνολικών πραγματοποιηθέντων έργων στο έτος 2020 με το αντίστοιχο ποσό δαπάνης τους και το πλήθος των συνολικών πραγματοποιηθέντων έργων πλην αυτών που αφορούν σε συγχρηματοδοτούμενα από την Ε.Ε. προγραμμάτων ή το Πρόγραμμα Δημοσίων Επενδύσεων, στο έτος 2020 με το αντίστοιχο ποσό δαπάνης τους. 10. Επιχορηγήσεις στο ελεγχόμενο έτος 2020, ημερομηνία εξόφλησης και ΑΔΑ (με ανάλυση ανά λογαριασμό γενικής λογιστική εφόσον υπάρχει), με τα αντίστοιχα ποσά (ηλεκτρονικά και excel και ακριβή αντίγραφα αυτών). 11. Ακίνητα (Δήλωση Ε9 του έτους 2020) και εκμισθώσεις ακινήτων. 12. Ισοζύγιο έναρξης χρήσης σε τριτοβάθμια ανάλυση 01.01.2020 (ηλεκτρονικά σε excel και ακριβές αντίγραφο αρμοδίως υπογεγραμμένο από τον ΠΟΥ) όλων των Λογαριασμό Γενικής Λογιστικής σε πλήρη ανάλυση βαθμών. 13. Ισοζύγιο τέλους χρήσης σε τριτοβάθμια ανάλυση πριν τις εγγραφές κλεισίματος (μεταφορά στον λογαριασμό 80.00 για το ελεγχόμενο έτος 2020 (ηλεκτρονικά σε excel και ακριβές αντίγραφο αρμοδίως υπογεγραμμένο από τον ΠΟΥ) όλων των Λογαριασμό Γενικής Λογιστικής σε πλήρη ανάλυση βαθμών στις 31.12.2020. 14. Υποβληθέντα Μηνιαία Δελτία και στοιχεία e-portal (σύνοψη Μητρώου Δεσμεύσεων) όλων των μηνών του έτους ελέγχου (2020), του μηνός Δεκεμβρίου των ετών 2018, 2019 και του μηνός Μαρτίου του έτους 2021. 15. Μηνιαίες εκθέσεις ληξιπρόθεσμων οφειλών του μηνός Δεκεμβρίου, των ετών 2018, 2019, 2020, καθώς και του μηνός Μαρτίου έτους 2021. 16. Τριμηνιαίες εκθέσεις για την εκτέλεση του προϋπολογισμού του έτους 2020. 17. Μητρώο Δεσμεύσεων (αναλυτικό και συγκεντρωτικό) κατά την 31η.12.2020 (ηλεκτρονικά). 18. Εγκεκριμένο Προϋπολογισμό του έτους 2020 με όλες τις αναμορφώσεις (ηλεκτρονικά) & τις σχετικές εγκριτικές Αποφάσεις (ηλεκτρονικά σε excel και έντυπα αρμοδίως υπογεγραμμένα από τον ΠΟΥ) και τις δημοσιεύσεις τους. 19. Εγκεκριμένο απολογισμό του έτους 2019, 2020 με τις σχετικές εγκριτικές Αποφάσεις (ηλεκτρονικά σε excel και έντυπα αρμοδίως υπογεγραμμένα από τον ΠΟΥ) και τις δημοσιεύσεις τους . 20. Εγκεκριμένο ισολογισμό, με το Προσάρτημα Ισολογισμού και Κατάσταση Αποτελεσμάτων Χρήσης οικονομικές καταστάσεις και εκθέσεις ορκωτών λογιστών έτους 2019, 2020 με τις σχετικές εγκριτικές Αποφάσεις και τις δημοσιεύσεις τους. 21. Μητρώο Παγίων σε ηλεκτρονική μορφή, όπως έχει διαμορφωθεί κατά την 31η.12.2020. 22. Τραπεζικά extraits με το υπόλοιπο όλων των λογαριασμών που τηρεί ο φορέας στα πιστωτικά ιδρύματα και πρακτικό συμφωνίας ταμειακού υπολοίπου κατά την 31η.12.2019 και την 31η.12.2020 καθώς και καρτέλα του λογαριασμού Ταμείου κατά την 01.01.2020 και την 31.12.2020 υπογεγραμμένη από τον Ταμία. 23. Δήλωση φορολογίας έτους 2020 με το σχετικό αποδεικτικό κατάθεσης. 24. Έντυπο (Ε3) έτους 2020 «Κατάσταση Οικονομικών στοιχείων από επιχειρηματική δραστηριότητα» με το σχετικό αποδεικτικό κατάθεσης και Ε2 (αν υπάρχει).

-- 2 of 4 --

25. Πορίσματα ελέγχων από άλλα ελεγκτικά όργανα, εφόσον υπάρχουν. 26. Μεσοπρόθεσμο Πλαίσιο Δημοσιονομικής Στρατηγικής (τελευταία επικαιροποίηση). 27. Στοχοθεσία (ν.3230/2004) και δείκτες αποτελεσμάτων. 28. Πενταετές επιχειρησιακό πρόγραμμα. 29. Ετήσιο Πρόγραμμα Δράσης. Η ελεγκτική ομάδα διατηρεί το δικαίωμα να ζητήσει οποιοδήποτε άλλο έγγραφο ή στοιχείο κριθεί απαραίτητο. Η διερεύνηση ορισμένων θεμάτων θα στηριχθεί σε δείγμα φακέλων, οι οποίοι θα εξεταστούν λεπτομερώς. Για το λόγο αυτό, παρακαλούμε όπως μάς αποστείλετε ηλεκτρονικά, μέχρι 01/12/2021, τα παρακάτω στοιχεία σε μορφή excel, προκειμένου να υπάρξει εύλογος χρόνος για την επεξεργασία τους, τη διενέργεια της δειγματοληψίας και την έγκαιρη ενημέρωσή σας σχετικά με το αποτέλεσμα της: 1. Αναλυτική κατάσταση χρηματικών ενταλμάτων ή λοιπών τίτλων πληρωμής που εξοφλήθηκαν εντός του έτους 2020, πλην όσων αφορούν δαπάνες, συγχρηματοδοτούμενων από την Ε.Ε. προγραμμάτων ή του Προγράμματος Δημοσίων Επενδύσεων, κατηγοριοποιημένη ανά αριθμό εντολής, ημερομηνία έκδοσης, ΛΑΕ/ λογαριασμό γενικής λογιστικής, προμηθευτή, ποσό εντάλματος, ημερομηνία εξόφλησης, ποσό εξόφλησης 2. Αναλυτική κατάσταση σε όλες τις κατακυρωθείσες/συναφθείσες συμβάσεις προμηθειών κάθε φύσεως αγαθών και υπηρεσιών, μελετών και έργων κατηγοριοποιημένη ανά ημερομηνία κατακύρωσης/σύναψης, είδος δαπάνης, διαγωνιστική διαδικασία, Ανάδοχο-Προμηθευτή και ποσό, από 01.01.2020 έως 31.12.2020, πλην αυτών αφορούν σε συγχρηματοδοτούμενα από την Ε.Ε. προγραμμάτων ή το Πρόγραμμα Δημοσίων Επενδύσεων 3. Κατάσταση μισθοδοτούμενου/αμειβόμενου προσωπικού, σε πίνακα excel κατά το έτος 2020 διαρθρωμένη ανά σχέση εργασίας (μόνιμοι, ΙΔΑΧ, ΙΔΟΧ, ειδικοί συνεργάτες, νομικοί σύμβουλοι, δικηγόροι, αποσπασμένοι, σπουδαστές κ.λ.π.) ανά κατηγορία (ΠΕ, ΤΕ, ΔΕ, ΥΕ), ειδικότητα (ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΟΥ, ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΟΥ, κ.α.), και να περιλαμβάνει τα αρχικά ονοματεπωνύμου, Α.Μ. και ΑΦΜ αυτών, τακτικές αποδοχές, μικτές αποδοχές, σύνολο ημερών ασφάλισης, εργοδοτικές εισφορές, εισφορές εργαζομένων, εισφορές σε ασφαλιστικά ταμεία, εισφορά αλληλεγγύης, παρακρατηθείς φόρος, πληρωτέο ποσό και συνολικό κόστος 4. Κατάσταση αμειβόμενων οργάνων διοίκησης του φορέα κατά το έτος 2020 Για λόγους διασταύρωσης του συνολικού ποσού των ενταλμάτων με τις χρηματοροές εξόδων του φορέα σας κατά το έτος ελέγχου, παρακαλούμε όπως αποσταλεί εντός της ως άνω προθεσμίας αναλυτικός (ανά ΛΑΕ) και συγκεντρωτικός απολογισμός έτους 2020. Για το δείγμα του ελέγχου θα ενημερωθείτε εγκαίρως προκειμένου να μεριμνήσετε ώστε οι αντίστοιχοι φάκελοι να είναι άμεσα διαθέσιμοι κατά την έναρξη του ελέγχου και πλήρως ενημερωμένοι. Πιο συγκεκριμένα, παρακαλούμε όπως, κατά την έναρξη του επιτόπιου ελέγχου, τεθούν στη διάθεση της ελεγκτικής ομάδας τα παρακάτω έγγραφα/στοιχεία του δείγματος: 1. Αναφορικά με τα χρηματικά εντάλματα / εντολές πληρωμής: όλα τα συνημμένα δικαιολογητικά / παραστατικά, 2. Αναφορικά με τις συμβάσεις: οι σχετικοί φάκελοι με όλα τα σχετικά με τη διαγωνιστική διαδικασία έγγραφα / δικαιολογητικά, αναλυτικές καρτέλες κίνησης των ΛΑΕ του προϋπολογισμού που επιβάρυναν οι ελεγχόμενες συμβάσεις ή τη λογιστική καρτέλα του προμηθευτή με όλα τα χρηματικά εντάλματα πληρωμής τους ή τις εντολές πληρωμής τους. 3. Για τους μισθοδοτούμενους / αμειβόμενους που θα περιληφθούν στο δείγμα του ελέγχου (προσωπικό και όργανα διοίκησης): (α) αναλυτικές μισθοδοτικές καταστάσεις τακτικών και πρόσθετων αποδοχών (με πλήρη ανάλυσή τους σε βασικούς μισθούς και σε επιδόματα), για όλο το έτος ελέγχου ή μηνιαία εκκαθαριστικά μισθοδοσίας για το έτος 2020, συμπεριλαμβανομένων και των αποδοχών των μελών διοίκησης, (β) βεβαιώσεις αποδοχών για το έτος ελέγχου, (γ) τα ατομικά δελτία κατάταξης σύμφωνα με το ισχύον μισθολογικό πλαίσιο (π.χ. ν.4354/2015), (δ) τα χρηματικά εντάλματα ή εντολές πληρωμής που εκδόθηκαν για οδοιπορικά, υπερωρίες, κ.τ.λ.,

-- 3 of 4 --

(ε) για όσους εξ αυτών καταβάλλεται ποσό «προσωπικής διαφοράς» του ν.4354/2015 (ΦΕΚ 176/Α’/16.12.2015), αναλυτικές μισθοδοτικές καταστάσεις για το μήνα Δεκέμβριο του έτους 2019 (προηγούμενο του έτους ελέγχου), (στ) σε όσους εξ αυτών καταβάλλεται ποσό «υπερβάλλουσας μείωσης» του ν.4024/2011 (ΦΕΚ 226/Α’/27.10.2011), αναλυτικές μισθοδοτικές καταστάσεις για τους μήνες, Οκτώβριο 2011, Δεκέμβριο 2012 και Ιανουάριο 2013 στις περιπτώσεις των φορέων που εντάχθηκαν στο ν.4024/2011 (ΦΕΚ 226/Α’/27.10.2011) και ν.4093/2012 (ΦΕΚ 222/Α’/12.11.2012). Σε όσα έγγραφα εκ των ανωτέρω προβλέπεται ανάρτηση στο διαδίκτυο παρακαλούμε να επισυνάψετε την πρώτη σελίδα από τη ΔΙΑΥΓΕΙΑ και από το ΚΗΜΔΗΣ με τη χρονοσήμανση ώστε να προκύπτει και ο χρόνος ανάρτησης. Η διερεύνηση μπορεί να επεκταθεί και σε άλλους φακέλους, εφόσον αυτό κριθεί απαραίτητο από την ελεγκτική ομάδα, κατά τη διάρκεια του ελέγχου. Τέλος, παρακαλείσθε όπως μεριμνήσετε ώστε το προσωπικό της υπηρεσίας σας να είναι διαθέσιμο κατά λόγο αρμοδιότητας για τις ανάγκες του ελέγχου, να προετοιμάσει όλα τα απαραίτητα στοιχεία για τον έλεγχο και να διασφαλίσει τη διάθεση κατάλληλου χώρου για την εργασία της ελεγκτικής ομάδας. Ευχαριστούμε εκ των προτέρων για την καλή συνεργασία. Είμαστε στη διάθεσή σας για κάθε διευκρίνιση. Η Προϊσταμένη ΔΥΕΕ ΛΕΣΒΟΥ Γιαννή Ελένη ΠΙΝΑΚΑΣ ΑΠΟΔΕΚΤΩΝ Αποδέκτες προς ενέργεια: 1. Μουσείου Φυσικής Ιστορίας Απολιθωμένου Δάσους Λέσβου Επαρ. Οδ. Φιλίας Αντίσσας –Σιγρίου 5 Άντισσα, Λέσβος, Τ.Κ.: 81103 2. Διοικητικές Υπηρεσίες Μουσείου Φυσικής Ιστορίας Απολιθωμένου Δάσους Λέσβου 8ης Νοεμβρίου 17, Μυτιλήνη, Τ.Κ.: 81 100 Αποδέκτες προς κοινοποίηση: 1. Υπουργείο Πολιτισμού και Αθλητισμού Μπουμπουλίνας 20-22, Αθήνα, Τ.Κ.: 106 82 1. Διεύθυνση Προγραμματισμού και Συντονισμού Ελέγχων Ιατρίδου 2 και Κηφισίας 124, Αθήναι ΤΚ 115 26 Εσωτερική διανομή: 1. Προϊσταμένη ΔΥΕΕ Λέσβου 2. Προϊστάμενος Τμήματος Α’ της ΔΥΕΕ Λέσβου 3. Μέλη Ε.Ο.

-- 4 of 4 --