ΠΡΟΣΚΛΗΣΗ ΕΚΔΗΛΩΣΗΣ ΕΝΔΙΑΦΕΡΟΝΤΟΣ ΓΙΑ ΥΠΟΒΟΛΗ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗΣ ΠΡΟΣΦΟΡΑΣ ΓΙΑ ΣΥΜΒΑΣΗ ΜΕΛΕΤΗΣ ΑΝΑΛΥΣΗΣ ΑΠΑΙΤΗΣΕΩΝ ΚΑΙ ΣΧΕΔΙΑΣΜΟΥ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΟΥ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ

Διεύθυνση Διοίκησης & Οικονομικής Διαχείρισης Τμήμα Προμηθειών Σελ. 1 Να αναρτηθεί στο διαδίκτυο Αθήνα, 14 Δεκεμβρίου 2023 Α. Π. 3353 ΟΡΘΗ ΕΠΑΝΑΛΗΨΗ Πληροφορίες: Ι. Βράκα Τηλέφωνο: 210-6597549 / 566 / 384 Φαξ: 210-6597547 / 5 E-mail: procurement@bioacademy.gr ΘΕΜΑ: ΠΡΟΣΚΛΗΣΗ ΕΚΔΗΛΩΣΗΣ ΕΝΔΙΑΦΕΡΟΝΤΟΣ ΓΙΑ ΥΠΟΒΟΛΗ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗΣ ΠΡΟΣΦΟΡΑΣ ΓΙΑ ΣΥΜΒΑΣΗ ΜΕΛΕΤΗΣ ΑΝΑΛΥΣΗΣ ΑΠΑΙΤΗΣΕΩΝ ΚΑΙ ΣΧΕΔΙΑΣΜΟΥ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΟΥ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ Έχοντας υπ’ όψιν: 1. Τις διατάξεις του Π.Δ 420/1991 (Α΄153) «Σύσταση νομικού προσώπου ιδιωτικού δικαίου με την επωνυμία Ίδρυμα Ιατροβιολογικών Ερευνών της Ακαδημίας Αθηνών (ΙΙΒΕΑΑ)» όπως ισχύει, σύμφωνα και με τα άρθρα 155 του ν.4635/2019 (Α΄167) και 103 του ν. 4982/2022 (Α΄ 195). 2. Την Απόφαση του Υπουργού Ανάπτυξης και Επενδύσεων, με αριθμό 1763/10-01-2023 (Υ.Ο.Δ.Δ. 9) «Επικύρωση της εκλογής και της συγκρότησης του Διοικητικού Συμβουλίου του Ιδρύματος Ιατροβιολογικών Ερευνών της Ακαδημίας Αθηνών (ΙΙΒΕΑΑ)», με την οποία ο Υπουργός επικύρωσε την εκλογή και συγκρότηση του Διοικητικού Συμβουλίου του ΙΙΒΕΑΑ, σύμφωνα με το άρθρο 103 του ν. 4982/2022 ( Α΄195). 3. Τις διατάξεις του Ν.4412/2016 (ΦΕΚ 147/Α΄/08-08-2016) «Δημόσιες συμβάσεις έργων, προμηθειών και υπηρεσιών (προσαρμογή στις Οδηγίες 2014/24/ΕΕ και 2014/25/ΕΕ)», όπως έχουν τροποποιηθεί και ισχύουν. 4. Τις διατάξεις του Κανονισμού Προμηθειών του Ιδρύματος Ιατροβιολογικών Ερευνών της Ακαδημίας Αθηνών, που εγκρίθηκε με την υπ. αριθ. Β1/597/18-10-1999 Κοινή Απόφαση των Υπουργών Ανάπτυξης και Εθνικής Παιδείας και Θρησκευμάτων (ΦΕΚ 1983/Β΄/08-11-1999). 5. Τις διατάξεις του ν. 4912-17/3/2022 (ΦΕΚ Α/59/17-3-2022) «Ενιαία Αρχή Δημοσίων Συμβάσεων και άλλες διατάξεις του Υπουργείου Δικαιοσύνης». 6. Τις διατάξεις του Ν.4310/2014 (ΦΕΚ 258/Α΄/8-12-2014) «Έρευνα, Τεχνολογική Ανάπτυξη και Καινοτομία και άλλες διατάξεις», όπως ισχύει με τον Ν.4386/2016 (ΦΕΚ 83/Α’/11-05-2016) «Ρυθμίσεις για την έρευνα και άλλες διατάξεις». 7. Την Κοινή Υπουργική Απόφαση υπ’ αριθ. 76928/09-07-2021 (ΦΕΚ 3075 /Β’/13-07-2021) με θέμα «Ρύθμιση ειδικότερων θεμάτων λειτουργίας και διαχείρισης του Κεντρικού Ηλεκτρονικού Μητρώου Δημοσίων Συμβάσεων (ΚΗΜΔΗΣ)». 8. Την απόφαση που ελήφθη στην υπ’ αριθ. 246 (28-03-2023) Συνεδρίαση του Δ.Σ. σχετικά με την ανάπτυξη ολοκληρωμένου πληροφοριακού συστήματος των δραστηριοτήτων του ΙΙΒΕΑΑ. 9. Την υπ’ αριθ. 3119/24-11-2023 / 98ΒΥ4694Φ7-0ΜΕ / 23REQ013830520 απόφαση ανάληψης υποχρέωσης – έγκρισης αιτήματος των υπηρεσιών. ΑΠΟΦΑΣΙΖΟΥΜΕ Το Ίδρυμα Ιατροβιολογικών Ερευνών της Ακαδημίας Αθηνών προσκαλεί κάθε ενδιαφερόμενο φυσικό ή νομικό πρόσωπο ή ενώσεις οικονομικών φορέων για την υποβολή, έως την Τετάρτη, 31/01/2024 και ώρα 15:00, οικονομικής προσφοράς για σύμβαση «μελέτης ανάλυσης απαιτήσεων και σχεδιασμού Πληροφοριακού Συστήματος». 1. ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ ΤΗΣ ΣΥΜΒΑΣΗΣ: Αντικείμενο της σύμβασης είναι η μελέτη ανάλυσης απαιτήσεων και σχεδιασμού ολοκληρωμένου Πληροφοριακού Συστήματος. Οι υπηρεσίες της σύμβασης κατατάσσονται στον ακόλουθο κωδικό του Κοινού Λεξιλογίου δημοσίων συμβάσεων (CPV): Υπηρεσίες ανάλυσης και προγραμματισμού συστημάτων – 72240000-9 2. ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ ΣΥΜΒΑΣΗΣ Το Ίδρυμα Ιατροβιολογικών Ερευνών της Ακαδημίας Αθηνών (ΙΙΒΕΑΑ) είναι ένα σύγχρονο ερευνητικό κέντρο, το οποίο ξεκίνησε τις ερευνητικές του δραστηριότητες το 2004. Στεγάζεται σε ένα μοντέρνο οικοδομικό σύμπλεγμα κτιρίων 32.000 τετραγωνικών μέτρων.

-- 1 of 9 --

Διεύθυνση Διοίκησης & Οικονομικής Διαχείρισης Τμήμα Προμηθειών Σελ. 2 Το ΙΙΒΕΑΑ αποτελείται από 4 Ερευνητικά Κέντρα (Ινστιτούτα) που δραστηριοποιούνται στους τομείς της Βασικής Έρευνας, της Κλινικής, Πειραματικής Χειρουργικής και Μεταφραστικής Έρευνας, της Βιολογίας Συστημάτων και της Περιβαλλοντικής Υγείας, ενώ φιλοξενεί 50 ερευνητικές ομάδες. Η υποστήριξη και διαχείριση των Διοικητικών Μονάδων γίνεται από ένα αριθμό ανεξάρτητων εφαρμογών (stand alone). Οι εφαρμογές αυτές καλύπτουν την διαχείριση των Οικονομικών Υποθέσεων και Παγίων, το Ηλεκτρονικό Πρωτόκολλο, την διαχείριση Προσωπικού, την διαχείριση Ερευνητικών Έργων, τις Προμήθειες, την διαχείριση του Εξοπλισμού των Εργαστηρίων και της Πληροφορικής, την διαχείριση του Οίκου Πειραματόζωων και Πειραματικών Χειρουργείων, ενώ επίσης έχει αναπτυχθεί ένα σύστημα διαχείρισης κρατήσεων σχετικά με ερευνητικό εξοπλισμό και τις αίθουσες σεμιναρίων. Το ΙΙΒΕΑΑ επιθυμεί να αντικαταστήσει τις υπάρχουσες ανεξάρτητες (stand alone) εφαρμογές διαχείρισης των Διοικητικών Μονάδων, με ένα νέο Ολοκληρωμένο Πληροφοριακό Σύστημα (ΟΠΣ), το οποίο να εξυπηρετεί τις ανάγκες του Ψηφιακού του Μετασχηματισμού. Παράλληλα είναι απαραίτητη, πλέον της υλοποίησης των ήδη υπαρχόντων λειτουργιών, η προσθήκη της δυνατότητας Ηλεκτρονικής Διακίνησης Εγγράφων, ενώ η φιλοξενία της νέας εφαρμογής θα γίνεται στο Cloud και όχι σε τοπικούς Servers. Στα πλαίσια υλοποίησης του νέου Ολοκληρωμένου Πληροφοριακού Συστήματος, το ΙΙΒΕΑΑ ζητά Τεχνικό Σύμβουλο, ο οποίος θα προχωρήσει στην μελέτη ανάλυσης απαιτήσεων και σχεδιασμού του νέου Ολοκληρωμένου Πληροφοριακού Συστήματος. 3. ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟΥ – ΤΕΧΝΙΚΕΣ ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΕΣ: Στόχος της μελέτης είναι να θέσει τα θεμέλια για την αποτελεσματική υλοποίηση του έργου, μέσα από τον σχεδιασμό και την καταγραφή λεπτομερούς πλάνου υλοποίησης αυτού. Με τον τρόπο αυτό θα διασφαλίζεται σε κάθε βήμα της υλοποίησης η διατήρηση του βέλτιστου επιπέδου ασφάλειας, διαλειτουργικότητας και διασύνδεσης των επιμέρους συστημάτων, η αποτελεσματική διαχείριση των απαιτήσεων συστημάτων και χρηστών, η επιτυχής άντληση των δεδομένων, η εφαρμογή μιας άρτιας αρχιτεκτονικής λύσης και εν τέλει η καλή ποιότητα εκτέλεσης του έργου συνολικά. Συνεπώς, η μελέτη ανάλυσης θα αποτελέσει τον βασικό οδηγό υλοποίησης του έργου και θα περιλαμβάνει συνεργασία με την Διοίκηση και το προσωπικό του ΙΙΒΕΑΑ, κατ’ ελάχιστον 25 άτομα, ώστε: • Να ενημερωθεί για τις λειτουργίες κάθε τμήματος • Να μάθει για τις μελλοντικές εξελίξεις και ανάγκες • Να μελετήσει σε βάθος τις υπάρχουσες εφαρμογές και τις αλληλεξαρτήσεις των δεδομένων Η συμμετοχή του προσωπικού του ΙΙΒΕΑΑ στην Μελέτη θα γίνει μέσω συνεντεύξεων. Η Μελέτη αποτελείται από τρεις φάσεις: 1. Στρατηγική Υλοποίησης του Ο.Π.Σ. 2. Πίνακας Λειτουργικών προδιαγραφών 3. Πρόσκληση σε Αναδόχους Στην πρώτη φάση θα επικαιροποιηθούν οι: • Αρχές (Principles & Concepts) • Οργανωτικές δομές (Κέντρα Κέρδους / Κόστους) • Βέλτιστες Πρακτικές (Best Practices) με τις επιπτώσεις τους στις επιχειρησιακές ροές και λειτουργίες • Δείκτες Αποτελεσματικότητας (Key Performance Indicators) • Οι κύριες ροές (processes) / διαδικασίες (procedures) / λειτουργίες (functions) • Στρατηγική Ψηφιακών Συστημάτων

-- 2 of 9 --

Διεύθυνση Διοίκησης & Οικονομικής Διαχείρισης Τμήμα Προμηθειών Σελ. 3 Στην Δεύτερη Φάση θα συμπληρωθεί ο Πίνακας Λειτουργικών Προδιαγραφών, ο οποίος θα αποτελέσει τον Πίνακα Συμμόρφωσης της Προκήρυξης για τον Ανάδοχο του ΟΠΣ. Ο Πίνακας Λειτουργικών προδιαγραφών θα περιγράφει με ανάλυση τις συμφωνημένες λειτουργίες και λειτουργικότητες σε όσον το δυνατόν μεγαλύτερη λεπτομέρεια (pre-blueprint) ώστε το μόνο που θα απαιτηθεί από τον ανάδοχο στην φάση blueprint, να είναι το πώς θα υλοποιηθούν με το λογισμικό του και όχι το τι θα υλοποιηθεί. Ο Πίνακας θα έχει την σύμφωνη γνώμη της διοίκησης του ΙΙΒΕΑΑ . Στην Τρίτη φάση ζητείται από τον Σύμβουλο η συνδρομή του στην σύνταξη της διακήρυξης ώστε να διασφαλιστεί: • Η πλήρης περιγραφή των υπηρεσιών που θα απαιτηθούν από τον Υποψήφιο Ανάδοχο • Η διευκόλυνση της γρήγορης σύγκρισης / αξιολόγησης των προσφορών • Η σύγκριση ιδίων παραδοτέων και υπηρεσιών μεταξύ των διαφορετικών προσφορών • Ότι στην φάση της υλοποίησης δεν θα δημιουργηθούν διαφωνίες ή διαφορετικές ερμηνείες των συμφωνηθέντων λόγω γενικοτήτων Κατάλογος Συστημάτων που θα συμπεριληφθούν στο ΟΠΣ. ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ 1. Διαχείριση Ερευνητικών Έργων 2. Διαχείριση Οικονομικών Υποθέσεων 3. Διαχείριση Προμηθειών – Διαγωνισμών 4. Διαχείριση Παγίων, Εξοπλισμού Υλικών και Χώρων Αποθήκευσης 5. Διαχείριση Τεχνικής Υπηρεσίας 6. Διαχείριση Τμήματος Πληροφορικής 7. Διαχείριση Τμήματος Βιοϊατρικής Τεχνολογίας 8. Διαχείριση Τμήματος Προσωπικού 9. Διαχείριση Γραμματειακής Υποστήριξης Επιπλέον θα υλοποιηθούν τα παρακάτω εξειδικευμένα υποσυστήματα 1.Σύστημα Διαχείρισης Κρατήσεων Μικροσκοπίων της Μονάδας Bioimaging 2. Σύστημα Διαχείρισης Κρατήσεων των αιθουσών Σεμιναρίων 3. Σύστημα Διαχείρισης του Οίκου Πειραματόζωων (διαχείριση οίκου πειραματόζωων, σύστημα κράτησης χρήσης των υποδομών του οίκου, σύστημα διαχείρισης των αδειών διενέργεια πειραμάτων) 4. Σύστημα Διαχείρισης Κρατήσεων του εξοπλισμού του Κέντρου Κλινικής Έρευνας 5. Σύστημα Διαχείρισης των καρτών εισόδου/εξόδου και εκτύπωσης 6. Σύστημα Διαχείρισης του εξοπλισμού των εργαστηρίων 7. Σύστημα Διαχείρισης του Τμήματος Πληροφορικής (εξοπλισμός, λογισμικό, service) 8. Σύστημα διαχείρισης των email 9. Διαχείριση των καταγραφών εισόδου και εξόδου του προσωπικού 4. ΠΗΓΗ ΧΡΗΜΑΤΟΔΟΤΗΣΗΣ: Η παρούσα σύμβαση χρηματοδοτείται από πιστώσεις του τακτικού προϋπολογισμού του ΙΙΒΕΑΑ. 5. ΠΡΟΫΠΟΛΟΓΙΣΜΟΣ: Ο συνολικός προϋπολογισμός για την παροχή των υπηρεσιών ανέρχεται σε είκοσι έξι χιλιάδες ευρώ (26.000,00€) πλέον Φ.Π.Α. 6. ΔΙΚΑΙΟΛΟΓΗΤΙΚΑ ΣΥΜΜΕΤΟΧΗΣ - ΑΠΟΔΕΙΚΤΙΚΑ ΜΕΣΑ: Για την απόδειξη της μη συνδρομής των λόγων αποκλεισμού του άρθρου 73 του Ν. 4412/2016, όπως ισχύει, ο προσφέρων θα πρέπει να υποβάλει με την προσφορά του τα κάτωθι δικαιολογητικά:

-- 3 of 9 --

Διεύθυνση Διοίκησης & Οικονομικής Διαχείρισης Τμήμα Προμηθειών Σελ. 4 1. Υπεύθυνη δήλωση εκ μέρους του νομίμου εκπροσώπου του περί μη συνδρομής των λόγων αποκλεισμού της παρ. 1 του άρθρου 73 του Ν. 4412/2016, όπως ισχύει. 2. Πιστοποιητικό ασφαλιστικής ενημερότητας εν ισχύ κατά το χρόνο υποβολής του. 3. Πιστοποιητικό φορολογικής ενημερότητας εν ισχύ κατά το χρόνο υποβολής του. 4. Πιστοποιητικά ή λοιπά έγγραφα από τα οποία αποδεικνύεται η νόμιμη εκπροσώπηση του προσφέροντος. 7. ΙΣΧΥΣ ΠΡΟΣΦΟΡΩΝ: Η προσφορά θα πρέπει να ισχύει και να δεσμεύει τον προσφέροντα για τουλάχιστον εξήντα (60) ημερολογιακές ημέρες από την επομένη της καταληκτικής ημερομηνίας υποβολής προσφορών. 8. ΧΡΟΝΟΣ ΚΑΙ ΤΡΟΠΟΣ ΥΠΟΒΟΛΗΣ ΠΡΟΣΦΟΡΩΝ: 1. Οι προσφορές υποβάλλονται σε σφραγισμένο φάκελο με τη ένδειξη «Υποβολή οικονομικής προσφοράς για σύμβαση μελέτης ανάλυσης απαιτήσεων και σχεδιασμού Πληροφοριακού Συστήματος». Στον κυρίως φάκελο προσφοράς τοποθετούνται όλα τα ζητούμενα δικαιολογητικά συμμετοχής. 2. Τα τεχνικά στοιχεία της προσφοράς τοποθετούνται σε χωριστό φάκελο, σφραγισμένο, με την ένδειξη «ΤΕΧΝΙΚΗ ΠΡΟΣΦΟΡΑ». Σε περίπτωση που τα τεχνικά στοιχεία της προσφοράς δεν είναι δυνατόν, λόγω μεγάλου όγκου, να τοποθετηθούν στον κυρίως φάκελο, συσκευάζονται ιδιαίτερα και ακολουθούν τον κυρίως φάκελο με την ένδειξη «Παράρτημα Προσφοράς» και τις λοιπές ενδείξεις. 3. Τα οικονομικά στοιχεία της προσφοράς τοποθετούνται σε χωριστό φάκελο σφραγισμένο, μέσα στον κυρίως φάκελο με την ένδειξη «ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗ ΠΡΟΣΦΟΡΑ». 4. Η προσφορά μπορεί να υποβληθεί και με συστημένη ταχυδρομική επιστολή που να απευθύνεται στο Ι.ΙΒ.Ε.Α.Α., Σωρανού του Εφεσίου 4, 115 27 Αθήνα, Επιτροπή Αξιολόγησης Διδικασίας, και με τις ενδείξεις που αναφέρονται παρακάτω (6). Δεν θα ληφθούν υπόψη προσφορές που, είτε υποβλήθηκαν μετά από την καθορισμένη ημερομηνία και ώρα, είτε ταχυδρομήθηκαν έγκαιρα, αλλά δεν έφθασαν στην Επιτροπή έγκαιρα. 5. Προκειμένου να διευκολυνθεί η πρωτοκόλληση της προσφοράς, ο φάκελος θα συνοδεύεται (εκτός φακέλου) από διαβιβαστική επιστολή προς το Ι.ΙΒ.Ε.Α.Α (στοιχεία παρ. 6). 6. Στον φάκελο κάθε προσφοράς πρέπει να αναγράφονται ευκρινώς: α) Η λέξη «ΠΡΟΣΦΟΡΑ» με κεφαλαία γράμματα β) Ο πλήρης τίτλος της αναθέτουσας αρχής που διενεργεί τη διαδικασία γ) Ο αριθμός της παρούσας πρόσκλησης δ) Τα στοιχεία του προσφέροντος 7. Στην ηλεκτρονική διεύθυνση procurement@bioacademy.gr ή/και στα τηλ. 210-6597549/566/384, παρέχονται σχετικές διευκρινίσεις. 9. ΑΠΟΣΦΡΑΓΙΣΗ ΤΩΝ ΠΡΟΣΦΟΡΩΝ: 1. Η αποσφράγιση των προσφορών θα γίνει από την Επιτροπή Αξιολόγησης του Αποτελέσματος της Διαδικασίας επί της οδού Σωρανού του Εφεσίου 4, νοτίως του Π.Γ. Nοσοκομείου Ν.Θ.Α. «H ΣΩTHPIA», με ταχυδρομικό κώδικα 115-27 στην Αθήνα (τηλ. 210 659 7000 για οδηγίες πρόσβασης και φάξ 210 659 7545). Ο φάκελος της οικονομικής προσφοράς δεν αποσφραγίζεται, αλλά μονογράφεται από την Επιτροπή και παραδίδεται στο Ι.ΙΒ.Ε.Α.Α. Θα αποσφραγισθεί μετά την ολοκλήρωση της αξιολόγησης της προσφοράς και για όσες προσφορές έγιναν αποδεκτές. 2. Κατά την αποσφράγιση, η Επιτροπή ανοίγει τον κυρίως φάκελο κάθε προσφοράς, ελέγχει και μονογράφει όλα τα δικαιολογητικά. Στη συνέχεια ανοίγει το φάκελο της Τεχνικής Προσφοράς, μονογράφει τα δικαιολογητικά και τα φύλλα της Τεχνικής Προσφοράς και ελέγχει το περιεχόμενό της καθ’ εαυτό, σύμφωνα με τους όρους της διαδικασίας. Στη συνέχεια η Επιτροπή προβαίνει αρχικά στον έλεγχο των δικαιολογητικών συμμετοχής και έπειτα στην αξιολόγηση και βαθμολόγηση των τεχνικών προσφορών των προσφερόντων, των οποίων τα δικαιολογητικά συμμετοχής έκρινε πλήρη. Η αξιολόγηση και βαθμολόγηση γίνονται σύμφωνα με τα σχετικώς προβλεπόμενα στον ν.4412/2016 και τους όρους της παρούσας. Η διαδικασία αξιολόγησης ολοκληρώνεται με την καταχώριση σε πρακτικό των προσφερόντων, των αποτελεσμάτων του ελέγχου και της αξιολόγησης των δικαιολογητικών συμμετοχής, των αποτελεσμάτων της αξιολόγησης των τεχνικών προσφορών, της βαθμολόγησης των αποδεκτών τεχνικών προσφορών με βάση τα κριτήρια

-- 4 of 9 --

Διεύθυνση Διοίκησης & Οικονομικής Διαχείρισης Τμήμα Προμηθειών Σελ. 5 αξιολόγησης του άρθρου 10 της παρούσας. Τα αποτελέσματα των εν λόγω σταδίων («Δικαιολογητικά Συμμετοχής» & «Τεχνική Προσφορά») επικυρώνονται με απόφαση του αποφαινόμενου οργάνου της αναθέτουσας αρχής. 3. Κάθε ανακρίβεια δικαιολογητικών ή εγγράφων, που θα διαπιστωθεί μετά από έλεγχο, θα συνεπάγεται τον αποκλεισμό του συμμετέχοντος εκείνου, του οποίου τα δικαιολογητικά βρέθηκαν ανακριβή. 4. Οι φάκελοι των οικονομικών προσφορών, για όσες προσφορές δεν κρίθηκαν κατά την αξιολόγηση των τεχνικών και λοιπών στοιχείων αποδεκτές, δεν αποσφραγίζονται ούτε αξιολογούνται. 5. Μετά την ολοκλήρωση της αξιολόγησης, σύμφωνα με τα ανωτέρω, αποσφραγίζονται οι φάκελοι των οικονομικών προσφορών εκείνων των προσφερόντων που δεν έχουν απορριφθεί σύμφωνα με τα ανωτέρω. Η Επιτροπή Αξιολόγησης της διαδικασίας προβαίνει στην αξιολόγηση των οικονομικών προσφορών που αποσφραγίστηκαν και συντάσσει πρακτικό στο οποίο καταχωρούνται οι προσφορές κατά σειρά κατάταξης, με βάση τη συνολική βαθμολογία τους, καθώς και η αιτιολογημένη εισήγησή της για την αποδοχή ή απόρριψή τους και την ανάδειξη του προσωρινού αναδόχου. Στην περίπτωση ισοδύναμων προφορών, δηλαδή προσφορών με την ίδια συνολική τελική βαθμολογία μεταξύ δύο ή περισσοτέρων προσφερόντων, η ανάθεση γίνεται στην προσφορά με τη μεγαλύτερη βαθμολογία τεχνικής προσφοράς. Αν οι ισοδύναμες προσφορές έχουν την ίδια βαθμολογία τεχνικής προσφοράς η αναθέτουσα αρχή επιλέγει τον ανάδοχο με κλήρωση μεταξύ των οικονομικών φορέων που υπέβαλαν τις ισοδύναμες προσφορές. Η κλήρωση γίνεται ενώπιον της Επιτροπής Αξιολόγησης και παρουσία αυτών των οικονομικών φορέων. 6. Στη συνέχεια η Αναθέτουσα αρχή εκδίδει την απόφαση έγκρισης του ανωτέρω πρακτικού και κατακύρωσης της σύμβασης στον ανάδοχο. 7. Μετά την έκδοση και κοινοποίηση της απόφασης κατακύρωσης οι προσφέροντες λαμβάνουν γνώση των λοιπών συμμετεχόντων στη διαδικασία και των στοιχείων που υποβλήθηκαν από αυτούς, με ενέργειες της αναθέτουσας αρχής και ο ανάδοχος καλείται για την υπογραφή του συμφωνητικού, εντός δεκαπέντε (15) ημερών από την κοινοποίηση της απόφασης κατακύρωσης. 8. Η σύμβαση υπογράφεται σε τρία (3) αντίτυπα, εκ των οποίων ένα (1) κρατάει ο ανάδοχος και δύο (2) η Αναθέτουσα Αρχή. 9. Η σύμβαση περιλαμβάνει όλα τα στοιχεία της παρεχόμενης υπηρεσίας και τουλάχιστον τα εξής: ➢ Τον τόπο και χρόνο υπογραφής της σύμβασης. ➢ Τα συμβαλλόμενα μέρη. ➢ Περιγραφή των παρεχομένων υπηρεσιών. ➢ Τη συνολική αξία της σύμβασης. ➢ Τον τόπο, τρόπο και χρόνο παροχής των υπηρεσιών. ➢ Τις προδιαγραφές των παρεχομένων υπηρεσιών. ➢ Τις προβλεπόμενες ρήτρες. ➢ Τον τρόπο επίλυσης των τυχόν διαφορών. ➢ Τον τρόπο και χρόνο πληρωμής. 10. Απαγορεύεται η εκχώρηση της σύμβασης και των υποχρεώσεων του αναδόχου στο σύνολο ή μερικώς. 11. Το κείμενο της σύμβασης κατισχύει κάθε άλλου κειμένου επί του οποίου τούτο στηρίζεται. 12. Στη σύμβαση μπορεί να περιλαμβάνονται και όροι διάφοροι των ανωτέρω, εφόσον συμφωνήσουν προς τούτο οι συμβαλλόμενοι. 13. Η σύμβαση μπορεί να τροποποιηθεί ή συμπληρωθεί κατά τη διάρκεια εκτέλεσής της, χρησιμοποιώντας ως βάση το πρόγραμμα εκτέλεσης της υπηρεσίας και αφού συμφωνήσουν προς τούτο και τα δύο συμβαλλόμενα μέρη, έπειτα από γνωμοδότηση του αρμοδίου οργάνου του Ι.ΙΒ.Ε.Α.Α. 10. ΚΡΙΤΗΡΙΑ ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗΣ: Κριτήριο ανάθεσης της Σύμβασης είναι η πλέον συμφέρουσα από οικονομική άποψη προσφορά βάσει βέλτιστης σχέσης ποιότητας – τιμής, η οποία εκτιμάται βάσει των κάτωθι κριτηρίων:

-- 5 of 9 --

Διεύθυνση Διοίκησης & Οικονομικής Διαχείρισης Τμήμα Προμηθειών Σελ. 6 ΚΡΙΤΗΡΙΟ ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΣΥΝΤΕΛΕΣΤΗ Σ ΒΑΡΥΤΗΤΑΣ ΟΜΑΔΑ Α: Αντίληψη & Μεθοδολογία Προσέγγισης και Υλοποίησης Έργου Κ1: Κατανόηση περιβάλλοντος και ειδικών απαιτήσεων έργου Αξιολογείται η σαφήνεια και η πληρότητα της πρότασης με σκοπό να εκτιμηθεί ο βαθμός κατανόησης του του περιβάλλοντος του έργου, του συμβατικού αντικειμένου και των ιδιαιτέρων απαιτήσεων υλοποίησής του. Αναλυτικότερα: Η συνολική αντίληψη του υποψήφιου Αναδόχου όσον αφορά στο αντικείμενο του έργου, τους στόχους, τους κρίσιμους παράγοντες επιτυχίας και τους κινδύνους, καθώς και κυρίως στους τρόπους και τις μεθόδους αντιμετώπισής τους. Η κατανόηση από πλευράς του Υποψήφιου Αναδόχου του περιβάλλοντος του έργου και συγκεκριμένα των εμπλεκομένων μερών, των ωφελούμενων, των παραγόντων που προσθέτουν αδράνεια ή μπορεί να συμβάλλουν στη επιτάχυνση των διαδικασιών, καθώς και τα μέτρα που θα ληφθούν για την αξιοποίηση της δυναμικής των εμπλεκόμενων μερών προς όφελος του έργου. Η σαφήνεια και πληρότητα της προσφοράς του Αναδόχου ως προς το αντικείμενο και τις απαιτήσεις του έργου 20% Κ2: Μεθοδολογική Προσέγγιση Υλοποίησης Έργου Αξιολογείται η σαφήνεια, η πληρότητα, η εξειδίκευση και η καταλληλότητα της μεθοδολογίας που θα εφαρμόσει ο Υποψήφιος Ανάδοχος σε όλα τα στάδια εκτέλεσης του έργου, η καταλληλότητα και επάρκεια των περιεχομένων των παραδοτέων, της ανάλυσης των προσφερόμενων προϊόντων Λογισμικού, καθώς και των υπηρεσιών. Αναλυτικότερα: Η σαφήνεια και πληρότητα ανάλυσης των προσφερόμενων υπηρεσιών του Υποψήφιου Αναδόχου. Η ορθολογική ανάλυση του αντικειμένου του έργου σε Πακέτα Εργασίας και επιμέρους δραστηριότητες, λαμβάνοντας υπόψη το φυσικό αντικείμενο και το χρονοδιάγραμμα υλοποίησής του. Η οργάνωση των υπηρεσιών σε Πακέτα Εργασίας σε σχέση με την προτεινόμενη Μεθοδολογία, τη ρεαλιστικότητα της προσέγγισης και την ολοκληρωμένη αντίληψη του υποψήφιου Αναδόχου για το Έργο. Η ανάλυση, δομή και οργάνωση των προσφερόμενων υπηρεσιών. 20% Κ3: Προγραμματισμός παρεχόμενων υπηρεσιών – τήρηση χρονοδιαγράμματος Αξιολογείται η ρεαλιστικότατα και τεκμηρίωση του χρονοδιαγράμματος υλοποίησης του Έργου τόσο σε εύρος, όσο και σε βάθος, καθώς και η επάρκεια της αλληλοσυσχέτισης των επιμέρους δραστηριοτήτων του Έργου. Αναλυτικότερα: Η ρεαλιστικότητα και τεκμηρίωση του χρονοδιαγράμματος υλοποίησης του Έργου. 10%

-- 6 of 9 --

Διεύθυνση Διοίκησης & Οικονομικής Διαχείρισης Τμήμα Προμηθειών Σελ. 7 Η αναλυτική αποτύπωση του χρονοδιαγράμματος υλοποίησης του Έργου, όπου θα λαμβάνονται υπόψη και θα είναι διακριτά όλα τα ορόσημα υλοποίησης και τα παραδοτέα. Ο ρεαλιστικός προγραμματισμός των παρεχόμενων εργασιών του υποψήφιου Αναδόχου με βάση τις επιχειρησιακές απαιτήσεις του Έργου. Η ρεαλιστική εκτίμηση των χρονικών και διαδικαστικών αλληλουχιών μεταξύ των επιμέρους δραστηριοτήτων, ώστε να είναι εφικτή η υλοποίηση του συνόλου των παραδοτέων εντός των χρονικών προθεσμιών του Έργου ΑΘΡΟΙΣΜΑ ΣΥΝΤΕΛΕΣΤΩΝ ΒΑΡΥΤΗΤΑΣ ΟΜΑΔΑΣ Α 50% ΟΜΑΔΑ Β: Σχήμα Διοίκησης Έργου & Ωριμότητα Κ4: Δομή, Οργάνωση και Στελέχωση της Ομάδας Έργου Αξιολογείται η καταλληλότητα και επάρκεια του συστήματος συντονισμού και διοίκησης της Ομάδας Έργου σε σχέση με το αντικείμενο, τις απαιτήσεις και το χρονοπρογραμματισμό του έργου και των διαδικασιών επικοινωνίας της Ομάδας Έργου με τα αρμόδια εμπλεκόμενα Τμήματα/Μονάδες και στελέχη της Αναθέτουσας Αρχής, αλλά και με τους λοιπούς φορείς που εμπλέκονται στην υλοποίηση του Έργου. Λαμβάνεται υπόψη η προτεινόμενη μεθοδολογία για τη δημιουργία ενός επαρκούς συστήματος επικοινωνίας και συντονισμού μεταξύ όλων των εμπλεκόμενων μερών καθώς και η αποτελεσματικότητα του συστήματος Επικοινωνίας και συνεργασίας της Ομάδας Έργου με τα αρμόδια εμπλεκόμενα τμήματα και στελέχη της Αναθέτουσας Αρχής, αλλά και με τους λοιπούς φορείς που εμπλέκονται στην υλοποίηση του Έργου. Αναλυτικότερα: Η προτεινόμενη δομή και οργάνωση της Ομάδας Έργου, καθώς και η μεθοδολογία διοίκησης. Ο βαθμός κάλυψης των αναγκών του Έργου από τα καθήκοντα των στελεχών της Ομάδας Έργου. Η καταλληλότητα/ συμβατότητα της δομής, οργάνωσης και λειτουργίας της Ομάδας Έργου σε σχέση με το γενικότερο πλαίσιο διαχείρισης (περιβάλλον του έργου, εμπλεκόμενοι φορείς). Αξιολογείται η σύνθεση της Ομάδας Έργου η οποία θα πρέπει να καλύπτει το γνωσιακό και τεχνικό επίπεδο των απαιτήσεων και των προδιαγραφών, όπως περιγράφονται στο αντικείμενο του έργου. Αναλυτικότερα: Τα προσόντα, η εμπειρία και η τεχνογνωσία των στελεχών της Ομάδας Έργου σε σχέση με τις ιδιαίτερες απαιτήσεις της Πρόσκλησης. 20% Κ5: Ετοιμότητα Αναδόχου Βαθμολογείται το ποσοστό λειτουργικής και τεχνολογικής συνάφειας του Πληροφοριακού Συστήματος με τα έργα που καλείται να παρουσιάσει ο υποψήφιος ανάδοχος, σύμφωνα με τις απαιτήσεις της παρούσας πρόσκλησης. Αναλυτικότερα: 20%

-- 7 of 9 --

Διεύθυνση Διοίκησης & Οικονομικής Διαχείρισης Τμήμα Προμηθειών Σελ. 8 Το επίπεδο ετοιμότητας του υποψήφιου Αναδόχου για την υλοποίηση του νέου Πληροφοριακού Συστήματος, σύμφωνα με την τεχνολογική και λειτουργική συμβατότητα των δηλωθέντων υλοποιημένων έργων. ΑΘΡΟΙΣΜΑ ΣΥΝΤΕΛΕΣΤΩΝ ΒΑΡΥΤΗΤΑΣ ΟΜΑΔΑΣ Β 40% ΟΜΑΔΑ Γ: Τεχνική επάρκεια Κ6: Τεχνική και επαγγελματική ικανότητα Οι οικονομικοί φορείς απαιτείται να έχουν εκτελέσει, κατά τη διάρκεια των πέντε (5) τελευταίων ετών, τουλάχιστον δύο (2) συμβάσεις υπηρεσιών με φορείς δημοσίου που έχουν αντικείμενο συναφές με αυτό της παρούσας πρόσκλησης. Η δήλωση θα πρέπει να περιλαμβάνει περιγραφή της υπηρεσίας, ποσό, ημερομηνία έναρξης, ημερομηνία λήξης και αποδέκτες. 10% ΑΘΡΟΙΣΜΑ ΣΥΝΤΕΛΕΣΤΩΝ ΒΑΡΥΤΗΤΑΣ ΟΜΑΔΑΣ Γ 10% ΑΘΡΟΙΣΜΑ ΣΥΝΟΛΟΥ ΣΥΝΤΕΛΕΣΤΩΝ ΒΑΡΥΤΗΤΑΣ 100% 11. ΒΑΘΜΟΛΟΓΗΣΗ ΚΑΙ ΚΑΤΑΤΑΞΗ ΠΡΟΣΦΟΡΩΝ Η βαθμολόγηση κάθε κριτηρίου αξιολόγησης κυμαίνεται από 100 βαθμούς στην περίπτωση που ικανοποιούνται ακριβώς όλοι οι όροι των τεχνικών προδιαγραφών, αυξάνεται δε μέχρι τους 120 βαθμούς όταν υπερκαλύπτονται οι απαιτήσεις του συγκεκριμένου κριτηρίου. Κάθε κριτήριο αξιολόγησης βαθμολογείται αυτόνομα με βάση τα στοιχεία της προσφοράς. Η σταθμισμένη βαθμολογία του κάθε κριτηρίου θα προκύπτει από το γινόμενο του επιμέρους συντελεστή βαρύτητας επί τη βαθμολογία του, η δε συνολική βαθμολογία της προσφοράς θα προκύπτει από το άθροισμα των σταθμισμένων βαθμολογιών όλων των κριτηρίων. Η συνολική βαθμολογία της τεχνικής προσφοράς υπολογίζεται με βάση τον παρακάτω τύπο : Τ= σ1χΚ1 + σ2χΚ2 +……+σνχΚν Κριτήρια με βαθμολογία μικρότερη από 100 βαθμούς (ήτοι που δεν καλύπτουν/παρουσιάζουν αποκλίσεις από τις τεχνικές προδιαγραφές της παρούσας) επιφέρουν την απόρριψη της προσφοράς. Πλέον συμφέρουσα από οικονομική άποψη προσφορά είναι εκείνη που παρουσιάζει τον μικρότερο λόγο της προσφερθείσας τιμής προς τη συνολική βαθμολογία της τεχνικής προσφοράς (ήτοι αυτή στην οποία το Λ είναι ο μικρότερος αριθμός), σύμφωνα με τον τύπο που ακολουθεί. Λ = Προσφερθείσα τιμή Συνολική βαθμολογία τεχνικής προσφοράς 12. ΔΙΑΡΚΕΙΑ ΣΥΜΒΑΣΗΣ: Δύο (2) μήνες από την ημερομηνία υπογραφής της σύμβασης από τον ανάδοχο, με δυνατότητα παράτασης για δύο (2) μήνες επιπλέον σε περίπτωση μη ολοκλήρωσης των υπηρεσιών εντός της συμβατικής προθεσμίας. 13. ΕΓΓΥΗΣΕΙΣ: 1. Ο πάροχος στον οποίο θα γίνει η ανάθεση υποχρεούται να καταθέσει εγγύηση καλής εκτέλεσης των όρων της σύμβασης ίση με το 4% της συνολικής αξίας της σύμβασης προ ΦΠΑ.

-- 8 of 9 --

Διεύθυνση Διοίκησης & Οικονομικής Διαχείρισης Τμήμα Προμηθειών Σελ. 9 2. Η εγγύηση κατατίθεται προ της υπογραφής της σύμβασης και ο χρόνος ισχύος της πρέπει να είναι μεγαλύτερος από τον συμβατικό χρόνο που με βάση τη σύμβαση το ΙΙΒΕΑΑ υποχρεούται να παραλάβει το σύνολο της παρεχόμενης υπηρεσίας, πλέον δύο (2) μήνες. 14. ΓΕΝΙΚΟΙ ΟΡΟΙ: 1. Η διάρκεια της σύμβασης ορίζεται σε δύο (2) μήνες από την ημερομηνία υπογραφής του αναδόχου. Σε περίπτωση μη ολοκλήρωσης των υπηρεσιών εντός της συμβατικής προθεσμίας, προβλέπεται δυνατότητα παράτασης έως δύο (2) μήνες επιπλέον. 2. Τα δικαιολογητικά που απαιτούνται για την πληρωμή του αναδόχου είναι τα εξής: 3.1 Πρωτόκολλο παραλαβής/πιστοποίησης των υπηρεσιών 3.2 Τιμολόγιο/α του προμηθευτή 3.3 Αποδεικτικά ασφαλιστικής και φορολογικής ενημερότητας, εφόσον απαιτούνται από την κείμενη νομοθεσία. 3. Επί της συνολικής αξίας της σύμβασης (αρχικής, τροποποιητικής ή συμπληρωματικής) προ Φ.Π.Α. και κρατήσεων, υπολογίζεται κράτηση με εφαρμογή συντελεστή 0,10% υπέρ της Ενιαίας Αρχής Δημοσίων Συμβάσεων (Ε.Α.ΔΗ.ΣΥ.). Επί της κράτησης υπολογίζεται χαρτόσημο 3% και επ’ αυτού 20% υπέρ ΟΓΑ. 4. Οι πληρωμές υπόκεινται στην οριζόμενη από τον νόμο παρακράτηση φόρου εισοδήματος. 5. Ο ανάδοχος και το Ίδρυμα Ιατροβιολογικών Ερευνών της Ακαδημίας Αθηνών δεσμεύονται ότι θα επιδιώκουν να ρυθμίζουν φιλικά κάθε διαφορά που τυχόν προκύψει στις μεταξύ τους σχέσεις κατά τη διάρκεια της ισχύος της σύμβασης, πριν από κάθε προσφυγή στις αρμόδιες Αρχές. Ο ΠΡΟΕΔΡΟΣ ΛΟΥΚΑΣ ΠΑΠΑΔΗΜΟΣ ΚΑΘΗΓΗΤΗΣ-ΑΚΑΔΗΜΑΪΚΟΣ

-- 9 of 9 --