Σύμβαση με αντικείμενο της παρούσας πρόσκλησης αποτελεί η Παροχή Συμβουλευτικών Υπηρεσιών για την προσαρμογή των διαδικασιών και τη συμμόρφωση της Περιφέρειας Νοτίου Αιγαίου µε τις απαιτήσεις του Γενικού Κανονισμού Προστασίας Δεδομένων (Γ.Κ.Π., Ε.Ε. 2016/679 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου της Ευρώπης-General Data Protection Regulation (GDPR) . Προκειμένου να επιτευχθεί αυτό, ο υποψήφιος ανάδοχος θα παράσχει τις παρακάτω υπηρεσίες

ΕΛΛΗΝΙΚΗ ΔΗΜΟΚΡΑΤΙΑ ΠΕΡΙΦΕΡΕΙΑ ΝΟΤΙΟΥ ΑΙΓΑΙΟΥ Ρόδος 30 /10/2018 Αριθ. Πρωτ. οικ. 9749 ΣΥΜΒΑΣΗ Στη Ρόδο σήμερα 30/10/2018, μεταξύ των παρακάτω αναγραφομένων συμφωνήθηκαν και έγιναν αμοιβαία αποδεκτά τα παρακάτω : 1. Η Περιφέρεια Νοτίου Αιγαίου με ΑΦΜ 998225768 - ΔΟΥ Σύρου, νόμιμα εκπροσωπούμενη από τον Περιφερειάρχη Γιώργο Χατζημάρκο. 2. Η εταιρεία CYBERSTREAM ΔΙΑΔΙΚΤΥΑΚΕΣ ΕΦΑΡΜΟΓΕΣ & ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ YΠΟΛΟΓΙΣΤΩΝ ΕΠΕ με ΑΦΜ 099118015, Δ.Ο.Υ. ΨΥΧΙΚΟΥ, νόμιμα εκπροσωπούμενη από τον Ζήση Λιούπα του Βασιλείου, συνήλθαν στα γραφεία της Περιφέρειας Νοτίου Αιγαίου (Περιφερειακή Ενότητα Ρόδου) και συνομολόγησαν με το παρόν τα εξής: Ο πρώτος των συμβαλλομένων με την αναφερόμενη παραπάνω ιδιότητα του και έχοντας υπ’ όψη : α) Τις διατάξεις του Ν. 3852/2010 ( ΦΕΚ 87/ΤΑ/7-6-2010 ΝΕΑ ΑΡΧΙΤΕΚΤΟΝΙΚΗ ΤΗΣ ΑΥΤΟΔΙΟΙΚΗΣΗΣ ΚΑΙ ΤΗΣ ΑΠΟΚΕΝΤΡΩΜΕΝΗΣ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ –ΠΡΟΓΡΑΜΜΑ ΚΑΛΛΙΚΡΑΤΗΣ ) . β) Τις διατάξεις του Π.Δ. 130/2010 (ΦΕΚ 223/ΤΑ/27-12-10 ) « Οργανισμός της Περιφέρειας Νοτίου Αιγαίου » ( Άρθρο 12 , παρ. 3δ όπως τροποποιήθηκε με τις υπ άριθμ. 49947/22-7-2015 (ΦΕΚ 1666 Τβ/2015) και 92066/27-12-2016 (ΦΕΚ 4343 ΤΒ/2016) αποφάσεις του ασκούντα καθήκοντα Γενικού Γραμματέα Αποκεντρωμένης Διοίκησης Αιγαίου. γ) Το Ν. 4270/14 (ΦΕΚ 143/ΤΑ/28-06-2014) αρχές δημοσιονομικής διαχείρισης και εποπτείας (ενσωμάτωση της οδηγίας 2011/85/ΕΕ)- δημόσιο λογιστικό και άλλες διατάξεις, όπως τροποποιήθηκε και ισχύει. δ) Τις διατάξεις του Ν. 4412/16 «Δημόσιες συμβάσεις έργων, Προμηθειών και Υπηρεσιών». ε) Το Ν. 2362/95 περί Δημοσίου Λογιστικού ελέγχου δαπανών του Κράτους και άλλες διατάξεις . στ) Το ΠΔ 80/2016 (ΦΕΚ 145/ΤΑ/5-8-2016) «Ανάληψη υποχρεώσεων από τους Διατάκτες». ζ)Τον εγκεκριμένο προϋπολογισμό της Περιφέρειας Νοτίου Αιγαίου (Περιφερειακή Ενότητα Δωδ/σου) η) Τις υπ΄ αριθ. 401/2018 και 403/2018 αποφάσεις της Οικον. Επιτροπής της Π.Ν. Αιγαίου (ΑΔΑ:7Δ5Α7ΛΞ-69Ξ και ΑΔΑ:ΩΣ4Π7ΛΞ-ΦΗΒ αντιστοίχως). θ) Την με Α/Α 3164/2018 (ΑΔΑ : 6ΧΜΟ7ΛΞ-ΟΓΡ) απόφαση δέσμευσης της δαπάνης.

-- 1 of 6 --

Συμφώνησαν τα ακόλουθα: ΑΡΘΡΟ 1 – Αντικείμενο Αντικείμενο της παρούσας πρόσκλησης αποτελεί η Παροχή Συμβουλευτικών Υπηρεσιών για την προσαρμογή των διαδικασιών και τη συμμόρφωση της Περιφέρειας Νοτίου Αιγαίου με τις απαιτήσεις του Γενικού Κανονισμού Προστασίας Δεδομένων (Γ.Κ.Π., Ε.Ε. 2016/679 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου της Ευρώπης-General Data Protection Regulation (GDPR) . Προκειμένου να επιτευχθεί αυτό, ο υποψήφιος ανάδοχος θα παράσχει τις παρακάτω υπηρεσίες: 1. ΚΑΤΑΓΡΑΦΗ ΚΑΙ ΕΚΤΙΜΗΣΗ ΤΡΕΧΟΥΣΑΣ ΚΑΤΑΣΤΑΣΗΣ Περιλαμβάνονται εργασίες ελέγχου, καταγραφής, ανάλυσης και εξαγωγής πορισμάτων για την τρέχουσα κατάσταση του φορέα και το βαθμό απόκλισης του από τους ισχύοντες κανονισμούς ασφαλείας, με έμφαση στον GDPR. Ειδικότερα: α. Καταγραφή των υφιστάμενων πληροφοριακών συστημάτων στα οποία τηρούνται στοιχεία ατόμων (πολιτών, δημοτών, επιχειρήσεων και στελεχών τους, υπαλλήλων κλπ.), συνδυάζοντας αυτοψία και συνεντεύξεις με τους stakeholders των υποδομών και των δεδομένων, β. Ανάλυση των δεδομένων και εντοπισμός αυτών των στοιχείων που συνιστούν δεδομένα «προσωπικού» χαρακτήρα, γ. Εύρεση των εσωτερικών διαδικασιών του φορέα μέσω των οποίων συλλέγονται τα δεδομένα αυτά, δ. Αποτύπωση των διαδικασιών αυτών σύμφωνα με το πρότυπο BMPN και ανάλυσή τους, με παράλληλη διερεύνηση της δυνατότητας απλοποίησής τους ώστε να μη συλλέγοντα προσωπικά, μη χρήσιμα δεδομένα, ε. Έγγραφη Αναφορά αποτίμησης κατάστασης και παράθεση ευπαθειών και κινδύνων, συνοδευόμενων από προτάσεις για την αντιμετώπισή τους. Παραδοτέο: 1.1 Έγγραφη Αναφορά

-- 2 of 6 --

2. ΑΠΟΤΥΠΩΣΗ ΤΩΝ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΩΝ ΣΥΜΜΟΡΦΩΣΗΣ ΜΕ ΤΟΝ GDPR Αποτύπωση κατά το πρότυπο BPMN των διαδικασιών που ο φορέας οφείλει να τροποποιήσει ή/και να σχεδιάσει για την πλήρη συμμόρφωσή του με τον GDPR: α. Διαμόρφωση των διαδικασιών που εντοπίστηκαν στο Μέρος 1 ώστε να συμμορφώνονται στις απαιτήσεις του GDPR, β. Αποτύπωση των διαδικασιών αυτών σύμφωνα με το πρότυπο BMPN, γ. Σχεδίαση νέων διαδικασιών, ειδικά για τις απαιτήσεις του GDPR και αποτύπωσή τους σε BPMN, δ. Ηλεκτρονική αποτύπωση των διαδικασιών σε πλατφόρμα λογισμικού που θα προσφέρει ο ανάδοχος για την ηλεκτρονική παρακολούθησή τους. Η προσφερόμενη πλατφόρμα λογισμικού θα πρέπει να υποστηρίζει τουλάχιστον τα εξής: I. Να μπορεί να εγκατασταθεί τόσο σε υποδομή που θα διαθέσει για αυτό το σκοπό η Περιφέρεια Νοτίου Αιγαίου, όσο και σε υπηρεσία «νέφους» (cloud based), II. Να υποστηρίζει μέσω ειδικής εφαρμογής την ηλεκτρονική αποτύπωση μίας διαδικασίας σύμφωνα με το πρότυπο BMPN, III. Να υποστηρίζει την αυτόματη εκτέλεση και παρακολούθηση κάθε βήματος μιας διαδικασίας με ηλεκτρονικό τρόπο, IV. Να υποστηρίζει την αυτόματη δημιουργία λειτουργικών web forms, χωρίς τη χρήση κώδικα, με βάση attributes πεδίων που ορίζονται στο σχεδιαστικό εργαλείο αποτύπωσης σε BPMN, και V. Να περιλαμβάνει dashboards με την παρακολούθηση εκτέλεσης των διαδικασιών. Παραδοτέα: 2.1 Έγγραφη Αναφορά 2.2 Πληροφοριακό Σύστημα

-- 3 of 6 --

3. ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΕΣ ΥΠΗΡΕΣΙΕΣ ΕΝΗΜΕΡΩΣΗΣ ΠΟΛΙΤΩΝ ΚΑΙ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΣΥΜΒΑΝΤΩΝ Περιλαμβάνεται η σχεδίαση και η υλοποίηση των ηλεκτρονικών υπηρεσιών μέσω των οποίων: α. Οι πολίτες / επιχειρήσεις αιτούνται πληροφόρησης σχετικά με τα προσωπικά τους δεδομένα που τηρούνται στα συστήματα του φορέα, β. Σε περίπτωση παραβίασης/απώλειας δεδομένων ή άλλου σχετικού συμβάντος, στελέχη του φορέα παρακολουθούν ηλεκτρονικά και αυτοματοποιούν τις διαδικασίες που προβλέπονται από τον GDPR. Οι ηλεκτρονικές αυτές υπηρεσίες θα πρέπει να σχεδιαστούν και να υλοποιηθούν επί του ίδιου πληροφοριακού συστήματος που χρησιμοποιείται στο προηγούμενο Μέρος 2. Παραδοτέο: 3.1 Ηλεκτρονικές υπηρεσίες που εκτελούνται επί του πληροφοριακού συστήματος του Μέρους 2 και που μπορούν να ενσωματωθούν στο website του Φορέα. 4. ΛΟΙΠΕΣ ΥΠΗΡΕΣΙΕΣ Στο πλαίσιο του έργου και εντός της διάρκειάς του ο ανάδοχος οφείλει να προσφέρει τις ακόλουθες υπηρεσίες: α. Έμπειρο στέλεχος του Αναδόχου, με σημαντική εμπειρία σε θέματα διαχείρισης δεδομένων και της ασφαλείας τους θα λειτουργήσει ως Υπεύθυνος Προστασίας Δεδομένων (Data Protection Officer – DPO) καθ’ όλη τη διάρκεια του έργου, σε στενή συνεργασία με στέλεχος που θα ορίσει η Περιφέρεια Νοτίου Αιγαίου, β. Ενημέρωση των στελεχών της Περιφέρειας Νοτίου Αιγαίου σχετικά με τον ΓΚΠΔ και τον τρόπο προσαρμογής των διαδικασιών του φορέα ώστε να εξασφαλιστεί η συμμόρφωση με αυτόν. Θα πραγματοποιηθούν δύο παρουσιάσεις, μία στη Σύρο και μία στη Ρόδο, σε χώρους που θα διαθέσει για το σκοπό αυτό η Περιφέρεια Νοτίου Αιγαίου,

-- 4 of 6 --

γ. Εισηγήσεις προς την περιφέρεια για ενημερωτικές δράσεις ενημέρωσης του κοινού. Υπεύθυνη για τη διοργάνωση και την εκτέλεση των δράσεων αυτών είναι η Περιφέρεια Νοτίου Αιγαίου. Παραδοτέα : 4.1 Υπηρεσία (Υπεύθυνος Προστασίας Δεδομένων (Data Protection Officer – DPO) καθ’ όλη τη διάρκεια του έργου) 4.2 Δύο Εκπαιδευτικές Παρουσιάσεις σχετικά με τον ΓΚΠΔ και τον τρόπο προσαρμογής των διαδικασιών του φορέα (Ρόδος, Σύρος). 4.3 Έγγραφη αναφορά με προτεινόμενες εισηγήσεις προς την περιφέρεια για ενημερωτικές δράσεις ενημέρωσης του κοινού Χρονοδιάγραμμα εργασιών σύμβασης Όλα τα παραδοτέα θα έχουν παραδοθεί και όλες οι εργασίες θα ολοκληρωθούν εντός δύο (2) μηνών από την υπογραφή της σύμβασης. Αμοιβή Σύμβασης Το συνολικό ποσό για την εκτέλεση της παρούσας σύμβασης είναι 24.304,00€ περιλαμβανομένου του ΦΠΑ. Η αμοιβή θα καταβληθεί ως εξής:  1η δόση με την παράδοση των κάτωθι παραδοτέων έως την 31/10/2018 : 1.1 Καταγραφή και αποτίμηση τρέχουσας κατάστασης 2.1 Αποτύπωση των διαδικασιών συμμόρφωσης με τον GDPR 2.2 Πληροφοριακό σύστημα – Workstream της Cyberstream (πληρωμή 12.300 € προ ΦΠΑ +24%φπα = 15.252,00 €)  2η δόση - αποπληρωμή με την παράδοση των κάτωθι παραδοτέων με την ολοκλήρωση της υπηρεσίας εντός δύο (2) μηνών από την υπογραφή της σύμβασης: 3.1. Ηλεκτρονικές υπηρεσίες που εκτελούνται επι του πληροφοριακού συστήματος 4.1 Υπηρεσία ( Υπεύθυνος προστασίας Δεδομένων (Data protector Officer – DPO) καθ’όλη τη διάρκεια του έργου. 4.2. Εκπαιδευτική παρουσίαση σχετικά με τον ΓΚΠΔ και τον τρόπο προσαρμογής των διαδικασιών του φορέα)

-- 5 of 6 --

4.3 Έγγραφη αναφορά με προτεινόμενες εισηγήσεις προς την περιφέρεια για ενημερωτικές δράσεις ενημέρωσης κοινού. (πληρωμή 7.300 € προ ΦΠΑ + 24%φπα = 9.052,00 €). ΑΡΘΡΟ 2 – Ισχύς σύμβασης Η σύμβαση ισχύει από την υπογραφή της και για 2 μήνες. ΑΡΘΡΟ 3 – Πληρωμή – κρατήσεις . Τον προμηθευτή βαρύνουν οι νόμιμες κρατήσεις: -Ενιαία Ανεξάρτητη Αρχή Δημοσίων Συμβάσεων 0,06% επί της αξίας προ ΦΠΑ, Κράτηση 3% για χαρτόσημο επί Ε.Α.Α.Δ.Σ , Κράτηση 20% για ΟΓΑ χαρτόσημου επί χαρτοσήμου. -Αρχή Εξέτασης Προδικαστικών Προσφυγών - ΑΕΠΠ 0,06% επί των συμβάσεων προ φόρων και κρατήσεων, κράτηση 3% για χαρτόσημο επί ΑΕΠΠ, κράτηση 20% για ΟΓΑ χαρτοσήμου επί χαρτοσήμου. -Προκαταβολή Φόρου εισοδήματος 8% (παροχή υπηρεσιών), ή 4% (προμήθειες).(ν.2198/94, άρθρο 24). ΑΡΘΡΟ 4 – Λοιποί όροι 1. Ο ανάδοχος και η ΠΕΡΙΦΕΡΕΙΑ ΝΟΤΙΟΥ ΑΙΓΑΙΟΥ θα προσπαθούν να ρυθμίζουν φιλικά κάθε διαφορά, επί διαφωνίας που ενδεχομένως θα προκύψει η διαφορά θα λύνεται από τα Ελληνικά Δικαστήρια της Ρόδου, σύμφωνα με την κείμενη Ελληνική Νομοθεσία, εφαρμοστέο δε δίκαιο είναι πάντοτε το Ελληνικό. 2.Το κείμενο της παρούσας σύμβασης αφού αναγνώσθηκε και συμφωνήθηκε, υπογράφεται νόμιμα και από τα δύο συμβαλλόμενα μέρη σε τρία (3) όμοια πρωτότυπα. Από αυτά τα δύο (2) κατατέθηκαν στην ΠΕΡΙΦΕΡΕΙΑ ΝΟΤΙΟΥ ΑΙΓΑΙΟΥ και ένα (1) παρέλαβε ο προμηθευτής. Ο ΠΕΡΙΦΕΡΕΙΑΡΧΗΣ ΧΑΤΖΗΜΑΡΚΟΣ ΓΕΩΡΓΙΟΣ Η ΕΤΑΙΡΕΙΑ CYBERSTREAM Ε.Π.Ε.

-- 6 of 6 --