Συμφωνητικό για την υπηρεσία παρουσιαστή της μεγάλης καρναβαλικής παρέλασης των ΘΛΕ 2025

Σελίδα 1 από 12 ΕΛΛΗΝΙΚΗ ΔΗΜΟΚΡΑΤΙΑ ΔΗΜΟΣ ΞΑΝΘΗΣ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΩΝ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ ΤΜΗΜΑ ΛΟΓΙΣΤΗΡΙΟΥ & ΠΡΟΜΗΘΕΙΩΝ Ταχ. Δ/νση: Μιχ. Καραολή & Σμύρνης 9 Τ.Κ. 67131 NUTS: EL512 Αριθμ. Πρωτ. 5472/27-02-2025 Συμφωνητικό παροχής υπηρεσίας παρουσιαστή της καρναβαλικής παρέλασης των Θρακικών Λαογραφικών Εορτών – Ξανθιώτικο Καρναβάλι 2025. Συνολικού Ποσού 7.812,00€ Κωδικός C.P.V: 92312000-1 «Καλλιτεχνικές υπηρεσίες». Στην Ξάνθη, σήμερα Πέμπτη 27 Φεβρουαρίου 2025, μεταξύ αφενός: α) του Δήμου Ξάνθης, που εδρεύει στην Πλατεία Δημοκρατίας με Αριθμό Φορολογικού Μητρώου (Α.Φ.Μ.) 997654473 - Δ.Ο.Υ. Ξάνθης και νομίμως εκπροσωπούμενος βάσει της 2/43/02.01.2025 απόφασης του Δημάρχου Ξάνθης περί «Μεταβίβαση αρμοδιοτήτων στον Αντιδήμαρχο Οικονομικών και Διοικητικών Υπηρεσιών, Μπαντάκ Σιαμπάν του Χουσεΐν και στον Αντιδήμαρχο Κοινωνικής Πρόνοιας και Κοινωνικής Πολιτικής και Αλληλεγγύης, Γκαγκαλίδη Κωνσταντίνο του Αλέξανδρου, για το δεύτερο έτος της δημοτικής περιόδου 2024-2028», από τον αντιδήμαρχο αυτού Σιαμπάν Μπαντάκ (στο εξής η «Αναθέτουσα Αρχή») και αφετέρου: β) της «ART ON THE ROAD E.E.», που εδρεύει στην οδό Καραολή και Δημητρίου 56- Θεσσαλονίκη, ΤΚ 54630, με Α.Φ.Μ. 801693580, – ΔΟΥ Ε΄ Θεσσαλονίκης, και εκπροσωπείται νόμιμα από τον Δημήτριο Αλέξανδρο Σαλαμέ με ΑΔΤ Α01384173, εφεξής καλούμενος «ανάδοχος», συμφώνησαν και συνομολόγησαν τα παρακάτω: Άρθρο 1 Αντικείμενο συγγραφής Αντικείμενο της παρούσης είναι η παροχή υπηρεσίας παρουσιαστή της μεγάλης καρναβαλικής παρέλασης της 2ας Μαρτίου 2025 για την ΕΡΤ3 των Θρακικών Λαογραφικών Εορτών – Ξανθιώτικο Καρναβάλι 2025. Ο συνολικός προϋπολογισμός της υπηρεσίας είναι επτά χιλιάδες οκτακόσια δώδεκα ευρώ (7.812,00€) συμπεριλαμβανομένου Φ.Π.Α. και θα βαρύνει τον προϋπολογισμό του Δήμου Ξάνθης οικονομικού έτους 2025. Άρθρο 2 Ισχύουσες διατάξεις Η διενέργεια της υπηρεσίας διέπεται από τις παρακάτω διατάξεις: Α) Τις διατάξεις του Δημοτικού και Κοινοτικού Κώδικα (Ν. 3463/06, ΦΕΚ 114/Α/08.06.2006) όπως τροποποιήθηκε και ισχύει.

-- 1 of 12 --

Σελίδα 2 από 12 Β) Τις διατάξεις του Ν.3852/2010 (Φ.Ε.Κ. 87/Α/07.06.2010) «Νέα Αρχιτεκτονική της Αυτοδιοίκησης και της Αποκεντρωμένης Διοίκησης - Πρόγραμμα Καλλικράτης», όπως τροποποιήθηκε και ισχύει. Γ). Τις διατάξεις του Ν. 4412/2016 (ΦΕΚ 147/08.08.2016) και ιδιαίτερα του άρθρου 32 παρ. 2 περ. β' υποπερ. αα, όπως τροποποιήθηκε και ισχύει. Δ) Τις σε εκτέλεση των ανωτέρω νόμων εκδοθείσες λοιπές κανονιστικές διατάξεις, καθώς και άλλες διατάξεις που αναφέρονται ρητά ή απορρέουν από τα οριζόμενα στην παρούσα σύμβασης παροχής υπηρεσιών και γενικότερα κάθε διάταξη (νόμου, Π.Δ., απόφασης, κ.λ.π.) που διέπει την ανάθεση και εκτέλεση της παρούσας σύμβασης, έστω και αν δεν αναφέρονται ρητά παραπάνω. Άρθρο 3 Συμβατικά στοιχεία Τα συμβατικά στοιχεία κατά σειρά ισχύος είναι: Α). Η οικονομική προσφορά του αναδόχου, Β). Η σύμβαση, Γ). Η Συγγραφή Υποχρεώσεων, Δ). Η Τεχνική περιγραφή. Άρθρο 4 Τόπος και χρόνος εκτέλεσης του έργου 4.1. Ως τόπος παροχής της υπηρεσίας νοείται η κεντρική σκηνή της πλατείας Δημοκρατίας του Δήμου Ξάνθης. 4.2. Η διάρκεια της σύμβασης ορίζεται από την υπογραφή της έως τις 4 Μαρτίου 2025. Άρθρο 5 Υποχρεώσεις Δήμου Ξάνθης 5.1. . Ο χώρος ανάπτυξης του παρουσιαστή θα είναι προστατευμένος με φροντίδα του Δήμου Ξάνθης, για την καλύτερη και απρόσκοπτη παροχή της υπηρεσίας. Ο Δήμος Ξάνθης διατηρεί μόνος το δικαίωμα οριοθέτησης του χώρου του κοινού, καθήμενων ή όρθιων. 5.2. Ο Δήμος Ξάνθης παρέχει όλο τον υλικοτεχνικό εξοπλισμό (μικρόφωνο, ενδοεπικοινωνία κλπ) σε συνεργασία με την συμβεβλημένη εταιρία ήχου. 5.3. Ο Δήμος Ξάνθης παρέχει όλο το αρχειακό – πληροφοριακό υλικό για τις εκφωνήσεις. 5.4. Ο Δήμος Ξάνθης αναλαμβάνει τα έξοδα και την ευθύνη για την προβολή των εκδηλώσεων που παρέχει την υπηρεσία η ανάδοχος με κάθε επιθυμητό και νόμιμο μέσο επικοινωνίας. 5.5. Ο Δήμος Ξάνθης αναλαμβάνει τη διασφάλιση της Δημόσιας Τάξεως και την περιφρούρηση του χώρου που θα πραγματοποιηθεί η εκάστοτε εκδήλωση, καθώς και τη λήψη μέτρων για την αποφυγή οποιουδήποτε ατυχήματος στο εργατοτεχνικό προσωπικό, στους συντελεστές της. Ο Δήμος Ξάνθης μόνος διατηρεί το δικαίωμα μέσω υπηρεσιών ασφαλείας (security) καθώς και του

-- 2 of 12 --

Σελίδα 3 από 12 περιμετρικού αποκλεισμού της εξέδρας με μπάρες (κιγκλιδώματα) για την μη ενόχληση του έργου της αναδόχου. 5.6. Ο Δήμος Ξάνθης διατηρεί αποκλειστικά το δικαίωμα εύρεσης χορηγών. 5.7. Ο Δήμος Ξάνθης έχει το δικαίωμα λήψης στιγμιότυπων και φωτογραφιών για δημοσιογραφικούς και αρχειακούς λόγους. 5.8. Ο Δήμος Ξάνθης δεν έχει καμιά ανάμιξη και ευθύνη στις σχέσεις του αναδόχου μετά των συνεργατών του και τις εν γένει υποχρεώσεις του προς αυτούς και κάθε τρίτο. Άρθρο 6 Υποχρεώσεις Αναδόχου 6.1. Η ανάδοχος είναι αποκλειστικά υπεύθυνη και υπόχρεη για την ασφάλεια του προσωπικού που θα χρησιμοποιήσει για την εκτέλεση της παρούσας σύμβασης καθώς και θα εξακολουθήσει να τηρεί κατά την εκτέλεση της παρούσας σύμβασης τις υποχρεώσεις της που απορρέουν από τις διατάξεις της περιβαλλοντικής, κοινωνικοασφαλιστικής και εργατικής νομοθεσίας, που έχουν θεσπιστεί με το δίκαιο της Ένωσης, το εθνικό δίκαιο, συλλογικές συμβάσεις ή διεθνείς διατάξεις περιβαλλοντικού, κοινωνικού και εργατικού δικαίου, οι οποίες απαριθμούνται στο Παράρτημα Χ του Προσαρτήματος Α’ του ν. 4412/2016. Η τήρηση των εν λόγω υποχρεώσεων ελέγχεται και βεβαιώνεται από τα όργανα που επιβλέπουν την εκτέλεση της παρούσας σύμβασης και τις αρμόδιες δημόσιες αρχές και υπηρεσίες που ενεργούν εντός των ορίων της ευθύνης και της αρμοδιότητας τους. 6.2. Η ανάδοχος είναι προσωπικά και εις ολοκληρία υπεύθυνη για τυχόν δόλο, αμέλειες, παραλείψεις ή γενικά πλημμελή εκτέλεση των καθηκόντων της και οφείλει να αποζημιώσει τον Δήμο Ξάνθης για τυχόν βλάβες που θα προκύψουν εξαιτίας τούτων. 6.3. Η ανάδοχος είναι υπεύθυνη της τήρησης των ορίων του κοινού, καθήμενων ή όρθιων, όπως αυτά είναι οριοθετημένα από τον Δήμο Ξάνθης. Πράξεις και ενέργειες του που θέτουν σε κίνδυνο την ασφάλεια του κοινού, βαρύνουν την ανάδοχο. 6.4. Η ανάδοχος είναι υπεύθυνη για την φύλαξη του εξοπλισμού της. 6.5. Η ανάδοχος οφείλει να διατηρεί σε άριστη κατάσταση τον εξοπλισμό που θα της παρασχεθεί. 6.7. Σε περίπτωση που προκύψουν τεχνικά προβλήματα, αυτά θα αντιμετωπιστούν από κοινού. 6.8. Σε κάθε περίπτωση η ανάδοχος τηρεί επαγγελματική συμπεριφορά, προς το κοινό, τους εμπλεκόμενους στην διοργάνωση και σε καμία περίπτωση δεν έρχεται σε αντιπαραβολή με το κοινό. 6.9. Η ώρα έναρξης της παροχής της υπηρεσίας είναι σύμφωνη με το πρόγραμμα ενώ η ώρα λήξης είναι αποκλειστικό δικαίωμα του Δήμου Ξάνθης. Άρθρο 7 Ειδικές υποχρεώσεις 7.1. Τροποποίηση των μετά την υπογραφή του παρόντος δεν επιτρέπεται χωρίς την έγγραφη συναίνεση του Δήμου Ξάνθης.

-- 3 of 12 --

Σελίδα 4 από 12 7.2. Αν μετά την έναρξη της εκάστοτε εκδήλωσης αυτή διακοπεί με υπαιτιότητα της αναδόχου, αυτή δεν αποζημιώνεται. 7.3. Σε περίπτωση ακύρωσης της εκάστοτε εκδήλωσης μετά την υπογραφή του παρόντος από υπαιτιότητα της αναδόχου χωρίς να συντρέχει λόγος ανωτέρας βίας, συμφωνείται ρητά ότι ο Δήμος Ξάνθης δικαιούται να λάβει αποζημίωση για τα έξοδα που πραγματοποίησε, για την διοργάνωση της εκδήλωσης, (τεχνικών, διαφήμιση κ.λ.π.) καθώς και το συμφωνηθέν ποσό ως ηθική βλάβη. 7.4. Σε περίπτωση κατά την οποία οι εκδηλώσεις του άρθρου 1 της παρούσας δεν πραγματοποιηθούν λόγω καιρικών συνθηκών ή ανωτέρας βίας και εφόσον η ανάδοχος έχει αφιχθεί στην πόλη της Ξάνθης, τότε ο Δήμος Ξάνθης θα καταβάλλει τα έξοδα μεταφοράς και διαμονής, αφού παραδώσει τα νόμιμα δικαιολογητικά. 7.5. Σε περίπτωση κατά την οποία το σύνολο των εκδηλώσεων του άρθρου 1 της παρούσας δεν πραγματοποιηθεί λόγω καιρικών συνθηκών ή ανωτέρας βίας χωρίς η ανάδοχος να έχει αφιχθεί στην πόλη της Ξάνθης τότε η σύμβαση ακυρώνεται χωρίς απαίτηση αποζημίωσης και από αμφότερα τα συμβαλλόμενα μέρη. Άρθρο 8 Εκχώρηση - Μεταβίβαση 8.1. Η ανάδοχος δεν δικαιούται να μεταβιβάσει ή εκχωρήσει δικαιώματα ή υποχρεώσεις από τη σύμβαση ή μέρος αυτής χωρίς την έγγραφη συναίνεση του Δήμου Ξάνθης. 8.2. Απαγορεύεται ρητά η εκχώρηση και ενεχυρίαση των απαιτήσεων του αναδόχου σε άλλο φυσικό ή νομικό πρόσωπο, πλην των αναγνωρισμένων Τραπεζικών Ιδρυμάτων και Ν.Π.Δ.Δ. 8.3. Η ανάδοχος δεν απαλλάσσεται από τις συμβατικές του υποχρεώσεις και ευθύνες λόγω ανάθεσης της εκτέλεσης τμήματος/τμημάτων της σύμβασης σε υπεργολάβους. Η τήρηση των υποχρεώσεων της παρ. 2 του άρθρου 18 του ν. 4412/2016 από υπεργολάβους δεν αίρει την ευθύνη του κυρίου αναδόχου (σε περίπτωση που ο ανάδοχος έχει στηριχθεί στις ικανότητες του υπεργολάβου όσον αφορά τη χρηματοοικονομική επάρκεια-τεχνική και επαγγελματική ικανότητα) Άρθρο 9 Ανωτέρα βία 9.1. Ως ανωτέρα βία θεωρείται κάθε απρόβλεπτο και τυχαίο γεγονός που είναι αδύνατο να προβλεφθεί έστω και εάν για την πρόβλεψη και αποτροπή της επέλευσης του καταβλήθηκε υπερβολική επιμέλεια και επιδείχθηκε η ανάλογη σύνεση. Ενδεικτικά γεγονότα ανωτέρας βίας είναι: εξαιρετικά και απρόβλεπτα φυσικά γεγονότα, πυρκαγιά που οφείλεται σε φυσικό γεγονός ή σε περιστάσεις για τις οποίες ο εντολοδόχος ή ο εντολέας είναι ανυπαίτιοι, αιφνιδιαστική απεργία προσωπικού, πόλεμος, ατύχημα, αιφνίδια ασθένεια του προσωπικού του αναδόχου κ.α. στην περίπτωση κατά την οποία υπάρξει λόγος ανωτέρας βίας ο ανάδοχος οφείλει να ειδοποιήσει αμελλητί τον εντολέα και να καταβάλει κάθε δυνατή προσπάθεια σε συνεργασία με το άλλο μέρος για να υπερβεί τις συνέπειες και τα προβλήματα που ανέκυψαν λόγω της ανωτέρας βίας. 9.2. Ως ανωτέρα βία λογίζεται και η ματαίωσης οποιασδήποτε εκδήλωσης λόγω εκτάκτων μέτρων προστασίας της Δημόσιας Υγείας, σύμφωνα με την παράγραφο 3 του άρθρου 18, την παράγραφο 3 του άρθρου 21 και την παράγραφο 1 του άρθρου 44 του Συντάγματος, προς αποφυγή του κινδύνου εμφάνισης ή και διάδοσης ασθενειών που ενδέχεται να έχουν σοβαρές επιπτώσεις στη

-- 4 of 12 --

Σελίδα 5 από 12 δημόσια υγεία και την επιβολή μέτρων πρόληψης, υγειονομικής παρακολούθησης, καθώς και περιορισμού της διάδοσης των ασθενειών ακόμη και σε τοπικό επίπεδο. Άρθρο 10 Αναθεώρηση τιμών Οι τιμές δεν υπόκεινται σε καμία αναθεώρηση για οποιονδήποτε λόγο ή αιτία, αλλά παραμένουν σταθερές και αμετάβλητες καθ’ όλη τη διάρκεια της σύμβασης. Άρθρο 11 Τρόπος πληρωμής 11.1. Το συνολικό συμβατικό τίμημα ανέρχεται σε 6.300,00€ πλέον ΦΠΑ 24%. 11.2. Η πληρωμή του Αναδόχου θα πραγματοποιηθεί με την έκδοση ενταλμάτων πληρωμής, μετά την υποβολή από τον πάροχο ισόποσων τιμολογίων. Για την έκδοση ηλεκτρονικών τιμολογίων απαιτούνται τα κάτωθι στοιχεία: ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΕΚΔΟΣΗΣ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΟΥ ΤΙΜΟΛΟΓΙΟΥ Σύμφωνα με την ΚΥΑ 52445ΕΞ2023/4-4-2023(Β’ 2385) η οποία εκδόθηκε κατ’ εξουσιοδότηση του αρθρ. 154 του ν.4601/2019 (ΦΕΚ44 Α/9-3-2019) και ν.4972/2022 (ΦΕΚ 181 Α/23-9-2022) όπως τροποποιήθηκε. ΙΣΧΥΕΙ ΑΠΟ 01/06/2024 1 ΚΩΔΙΚΟΣ ΑΡΙΘΜΟΣ ΣΤΟ ΜΑΑΗΤ ΔΗΜΟΥ ΞΑΝΘΗΣ 1007.Ε80601.0001 2 ΤΥΠΟΣ ΠΡΟΥΠΟΛΟΓΙΣΜΟΥ Λοιποί προϋπολογισμοί 2 ΣΤΟΙΧΕΙΟ ΑΝΑΦΟΡΑΣ ΠΡΟΫΠ/ΣΜΟΥ ΑΔΑ ΑΝΑΛΗΨΗΣ 284/19.02.2025 6ΞΓΙΩΚ8-ΚΒΧ 3 CPV 92312000-1 «Καλλιτεχνικές υπηρεσίες» 4 ΑΔΑΜ ΣΥΜΒΑΣΗΣ ΑΝΑΓΡΑΦΕΤΑΙ ΣΤΗ ΣΥΜΒΑΣΗ Στο τιμολόγιο να αναφέρεται ο σωστός τύπος τιμολογίου (ΤΠΥ. ΤΔΑ κτλ) 11.3. Toν Ανάδοχο βαρύνουν οι υπέρ τρίτων κρατήσεις, ως και κάθε άλλη επιβάρυνση, σύμφωνα με την κείμενη νομοθεσία, μη συμπεριλαμβανομένου Φ.Π.Α.

-- 5 of 12 --

Σελίδα 6 από 12 11.4. Με κάθε πληρωμή θα γίνεται η προβλεπόμενη από την κείμενη νομοθεσία παρακράτηση φόρου εισοδήματος αξίας επί του καθαρού ποσού. 11.5. Όλα τα δικαιολογητικά του χρηματικού εντάλματος (πρωτόκολλα ποσοτικής και ποιοτικής παραλαβής κλπ.) ελέγχονται από την αρμόδια υπηρεσία ελέγχου της αναθέτουσας αρχής. Για την έκδοση χρηματικού εντάλματος ο ανάδοχος πρέπει να προσκομίσει το αντίστοιχο τιμολόγιο εντός προθεσμίας τριάντα (30) ημερών από την ημερομηνία έκδοσης πρωτοκόλλου ποσοτικής και ποιοτικής παραλαβής. Άρθρο 12 Φόροι, τέλη, κρατήσεις Η ανάδοχος σύμφωνα με τις ισχύουσες διατάξεις βαρύνεται με όλους ανεξαιρέτως τους φόρους, τέλη, δασμούς και εισφορές υπέρ του δημοσίου, δήμων και κοινοτήτων ή τρίτων που ισχύουν κατά την ημέρα υπογραφής της σύμβασης. Άρθρο 13 Επίλυση διαφορών Οι διαφορές που θα εμφανισθούν κατά την εφαρμογή της σύμβασης, επιλύονται σύμφωνα με τις ισχύουσες διατάξεις. Άρθρο 14 Στο τέλος της παρούσας ακολουθεί Παράρτημα με τίτλο « ΕΜΠΙΣΤΕΥΤΙΚΟΤΗΤΑ ΚΑΙ ΕΠΕΞΕΡΓΑΣΙΑ ΠΡΟΣΩΠΙΚΩΝ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ» Τα συμβαλλόμενα μέρη Ο Αντιδήμαρχος Ξάνθης Σιαμπάν Μπαντάκ α/α Γκαγκαλίδης Α. Κωνσταντίνος Για τον ανάδοχο Δημήτριος Αλέξανδρος Σαλαμές

-- 6 of 12 --

Σελίδα 7 από 12 Παράρτημα Το παρόν συμπληρώνει την από 27/02/2025 σύμβαση παροχής υπηρεσιών και αποτελεί αναπόσπαστο μέρος αυτής, συμφωνείται δε, προκειμένου να ρυθμιστούν οι υποχρεώσεις των ανωτέρω μερών που απορρέουν από τις απαιτήσεις του Γενικού Κανονισμού για την Προστασία Δεδομένων (ΕΕ) 2016/679 (εφεξής «ΓΚΠΔ»). Η επεξεργασία προσωπικών δεδομένων λαμβάνει χώρα σύμφωνα με τις προβλέψεις της ισχύουσας εθνικής και ενωσιακής νομοθεσίας προστασίας προσωπικών δεδομένων και ειδικότερα του Κανονισμού (ΕΕ) 2016/679 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου (Γενικός Κανονισμός Προστασίας Δεδομένων, εφεξής «ΓΚΠΔ») και του ν. 4624/2019, καθώς επίσης των πράξεων (Αποφάσεις, Οδηγίες και Γνωμοδοτήσεις) της Αρχής Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα (εφεξής «η Αρχή») και του Ευρωπαϊκού Συμβουλίου Προστασίας Δεδομένων (εφεξής συνολικά ως «Υφιστάμενη Νομοθεσία»). Τα μέρη, οφείλουν να καθορίζουν με διαφανή τρόπο τους ρόλους, τις σχέσεις και τις αντίστοιχες υποχρεώσεις τους στο πλαίσιο της συμμόρφωσής τους με τις υποχρεώσεις που απορρέουν από την Υφιστάμενη Νομοθεσία. 1. Ορισμοί Στο πλαίσιο παροχής των ελεγκτικών υπηρεσιών, ο Ανάδοχος επεξεργάζεται προσωπικά δεδομένα με την ιδιότητά του ως «Υπεύθυνος Επεξεργασίας». Η σχετική επεξεργασία γίνεται στο πλαίσιο του κύριου εταιρικού σκοπού (εκπλήρωση της υπηρεσίας) και ο Ανάδοχος ορίζει τα μέσα και τον σκοπό της επεξεργασίας των προσωπικών δεδομένων, ενώ παράλληλα φέρει όλες τις υποχρεώσεις που επιβάλλονται από την Υφιστάμενη Νομοθεσία. Η Αναθέτουσα Αρχή διαβιβάζει τα ανωτέρω προσωπικά δεδομένα στον Ανάδοχο στο πλαίσιο της εκτέλεσης της Σύμβασης και ενεργεί και ευθύνεται ως Υπεύθυνος Επεξεργασίας για αυτά τα δεδομένα, μέχρι τη στιγμή παράδοσής τους στον Ανάδοχο. Ο Ανάδοχος, από την παραλαβή των εν λόγω δεδομένων μέχρι την παράδοση της έκθεσης ελέγχου , στο πλαίσιο εκτέλεσης της Σύμβασης, ενεργεί και ευθύνεται ως Υπεύθυνος Επεξεργασίας. Σύμφωνα με τον ΓΚΠΔ και την Υφιστάμενη Νομοθεσία και για τις ανάγκες της παρούσας, ισχύουν όλοι οι ορισμοί που προβλέπονται από το ΓΚΠΔ. «Δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα»: κάθε πληροφορία που αφορά ταυτοποιημένο ή ταυτοποιήσιμο φυσικό πρόσωπο. «Ευαίσθητα προσωπικά δεδομένα»: τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που αποκαλύπτουν τη φυλετική ή εθνοτική καταγωγή, τα πολιτικά φρονήματα, τις θρησκευτικές ή φιλοσοφικές πεποιθήσεις ή τη συμμετοχή σε συνδικαλιστική οργάνωση, καθώς και η επεξεργασία γενετικών δεδομένων, βιομετρικών δεδομένων με σκοπό την αδιαμφισβήτητη ταυτοποίηση προσώπου, δεδομένα που αφορούν στην υγεία ή δεδομένα που αφορούν στη σεξουαλική ζωή φυσικού προσώπου ή τον γενετήσιο προσανατολισμό. «Υποκείμενο των δεδομένων»: το φυσικό πρόσωπο , η ταυτότητα του οποίου είναι γνωστή ή μπορεί να εξακριβωθεί, άμεσα ή έμμεσα, ιδίως μέσω αναφοράς σε αναγνωριστικό στοιχείο ταυτότητας, όπως όνομα, σε αριθμό ταυτότητας, σε δεδομένα θέσης, σε επιγραμμικό αναγνωριστικό ταυτότητας ή σε έναν ή περισσότερους παράγοντες που προσιδιάζουν στη σωματική, φυσιολογική, γενετική, ψυχολογική, οικονομική, πολιτιστική ή κοινωνική ταυτότητα του εν λόγω φυσικού προσώπου, «Επεξεργασία»: κάθε πράξη ή σειρά πράξεων που πραγματοποιείται με ή χωρίς τη χρήση αυτοματοποιημένων μέσων, σε δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα ή σε σύνολα δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, όπως η συλλογή, η καταχώριση, η οργάνωση, η διάρθρωση, η αποθήκευση, η προσαρμογή ή η μεταβολή, η ανάκτηση, η αναζήτηση πληροφοριών, η χρήση, η κοινολόγηση με διαβίβαση, η διάδοση ή κάθε άλλη μορφή διάθεσης, η συσχέτιση ή ο συνδυασμός, ο περιορισμός, η

-- 7 of 12 --

Σελίδα 8 από 12 διαγραφή ή η καταστροφή, «Υπεύθυνος Επεξεργασίας»: το φυσικό ή νομικό πρόσωπο, η δημόσια αρχή, η υπηρεσία ή άλλος φορέας που, μόνα ή από κοινού με άλλα, καθορίζουν τους σκοπούς και τον τρόπο της επεξεργασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, «Εκτελών την Επεξεργασία»: το φυσικό ή νομικό πρόσωπο, η δημόσια αρχή, η υπηρεσία ή άλλος φορέας που επεξεργάζεται δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα για λογαριασμό του υπευθύνου της επεξεργασίας, «Υπεργολάβος (επεξεργασίας)» ή «Τρίτος εκτελών την επεξεργασία»: το φυσικό ή νομικό πρόσωπο στο οποίο ανατίθεται από ή για λογαριασμό του Εκτελούντα την Επεξεργασία να επεξεργάζεται προσωπικά δεδομένα για λογαριασμό του Υπεύθυνου Επεξεργασίας ή των από κοινού Υπευθύνων Επεξεργασίας, «Παραβίαση δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα»: η παραβίαση της ασφάλειας που οδηγεί σε τυχαία ή παράνομη καταστροφή, απώλεια, μεταβολή, άνευ άδειας κοινολόγηση ή πρόσβαση δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που διαβιβάστηκαν, αποθηκεύτηκαν ή υποβλήθηκαν κατ' άλλο τρόπο σε επεξεργασία. 2. Εμπιστευτικές πληροφορίες – Εχεμύθεια 2.1 Στο πλαίσιο εκτέλεσης των υποχρεώσεών του, ο Ανάδοχος ενδέχεται να λαμβάνει γνώση δεδομένων, πληροφοριών και υλικού που σχετίζονται με την επιχειρηματική δραστηριότητα, τους οφειλέτες, τα στοιχεία των οφειλών, τις εσωτερικές πολιτικές, τα συστήματα ή τις υποθέσεις τόσο του ίδιου του Δήμου όσο και αντίστοιχα Προμηθευτών ή/και Συνεργατών του (εφεξής «Εμπιστευτικές Πληροφορίες»). Δεν θεωρούνται ως «Εμπιστευτικές» εκείνες οι πληροφορίες που έχουν ήδη δημοσιοποιηθεί στο κοινό με πρωτοβουλία του Δήμου κατά τον χρόνο που ο Ανάδοχος αποκτά πρόσβαση σε αυτές. 2.2 Ο Ανάδοχος κατά την πρόσβαση, χρήση και επεξεργασία Εμπιστευτικών Πληροφοριών θα πρέπει να συμμορφώνεται με τις εκάστοτε τελούσες εν ισχύ πολιτικές, διαδικασίες, οδηγίες και πρότυπα του Δήμου. 2.3 Ο Ανάδοχος αναγνωρίζει την υποχρέωση να τηρεί μυστική κάθε πληροφορία, γραπτή ή προφορική, που περιέρχεται εις γνώση του κατά τη διάρκεια της παροχής των υπηρεσιών του προς το Δήμο ή εξ αφορμής αυτών, με οποιονδήποτε τρόπο ή μέσο, μέσω της λήψης των κατάλληλων μέτρων διαβάθμισης και διαχείρισης (πρόσβαση, φύλαξη, διακίνηση και καταστροφή) προκειμένου να διασφαλίζει την εμπιστευτικότητά της, και να μην αποκαλύπτει αυτήν σε τρίτα μέρη εκτός αν ο Δήμος έχει προηγουμένως δώσει ρητά και εγγράφως την συγκατάθεσή του. 2.4 Ο Ανάδοχος θα πρέπει να λαμβάνει υπόψη ότι οι παρεχόμενες πληροφορίες είναι δι΄ ιδίαν μόνο χρήση με σκοπό την παροχή των συμφωνηθεισών υπηρεσιών και την εκτέλεση των συμβατικών του υποχρεώσεων, η δε περαιτέρω διάδοσή τους σε τρίτους ή συνεργάτες θα περιορίζεται αυστηρά σε εκείνους που είναι άκρως απαραίτητο να έχουν γνώση αυτών. Οφείλει να διασφαλίζει δε ότι κάθε μέλος του προσωπικού του το οποίο θα παρέχει υπηρεσίες, θα δεσμεύεται να τηρεί τις ίδιες υποχρεώσεις εμπιστευτικότητας που ορίζονται στο παρόν συμφωνητικό. 2.5 Σε περίπτωση που ζητηθεί από τον Ανάδοχο, βάσει νομοθετικής διάταξης, κανονισμού ή δικαστικής εντολής, να αποκαλύψει οποιαδήποτε από τις παρεχόμενες πληροφορίες, αναλαμβάνει την υποχρέωση να ειδοποιήσει αμέσως τον Δήμο προτού προβεί στην αποκάλυψη. Οφείλει δε να γνωστοποιήσει στην εκάστοτε αρχή ή φορέα μόνο εκείνες τις

-- 8 of 12 --

Σελίδα 9 από 12 πληροφορίες του Δήμου που απαιτούνται για την συμμόρφωσή του στην νομοθετική ή δικαστική επιταγή. 2.6 Ο Ανάδοχος θα πρέπει να γνωστοποιεί αμελλητί και εγγράφως στο Δήμο οποιοδήποτε τυχόν περιστατικό ασφαλείας υποπέσει στην αντίληψή του. 3. Προσωπικά δεδομένα – Προστασία 3.1 Στο πλαίσιο εκτέλεσης των υποχρεώσεών του, ο Ανάδοχος ως εκτελών της επεξεργασία θα συλλέγει και περαιτέρω επεξεργάζεται, στο βαθμό που αυτό κρίνεται απαραίτητο, δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα πολιτών, εργαζομένων, προμηθευτών-συνεργατών, αιρετών, όπως αυτά ορίζονται στις διατάξεις της Ελληνικής και Ευρωπαϊκής Νομοθεσίας, για λογαριασμό του Δήμου. Ενδεικτικά, στοιχεία ταυτότητας (όπως όνομα, επώνυμο, έτος γέννησης), δεδομένα επαφής (όπως διεύθυνση, τηλέφωνο, email), οικονομικά δεδομένα (όπως αριθμός λογαριασμού τραπέζης, αριθμοί μητρώων ασφαλιστικών ταμείων), δεδομένα εκπαίδευσης και εργασίας (όπως τίτλος σπουδών), δεδομένα υγείας, δεδομένα που αφορούν σε ποινικές καταδίκες και κυρώσεις. 3.2 Ο Ανάδοχος επιβεβαιώνει ότι γνωρίζει τις ισχύουσες νομικές διατάξεις σχετικά με την προστασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα καθώς και τις αρχές σύννομης επεξεργασίας αυτών. 3.3 Ο Ανάδοχος, ως «Εκτελών την επεξεργασία», δεσμεύεται να: α. επεξεργάζεται τα προσωπικά δεδομένα αποκλειστικά στο πλαίσιο της Σύμβασης και στο βαθμό που απαιτείται για την υλοποίηση των σκοπών αυτής και σύμφωνα με τις οδηγίες του Δήμου («Υπεύθυνος Επεξεργασίας»). Σε περίπτωση που λάβει προσωπικά δεδομένα που δεν είναι απολύτως αναγκαία για την εκτέλεση της υπηρεσίας οφείλει να ενημερώσει σχετικά το Δήμο και να ενεργήσει υπό τις εντολές του (να επιστρέψει, διαγράψει ή καταστρέψει τα δεδομένα). Σε περίπτωση που, βάσει της σχετικής νομοθεσίας, είναι υποχρεωμένος να προβεί σε πρόσθετη επεξεργασία πέραν της συμφωνημένης, οφείλει να ενημερώσει πριν την πράξη το Δήμο. β. διασφαλίζει ότι τα πρόσωπα που είναι εξουσιοδοτημένα να επεξεργάζονται τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα έχουν αναλάβει δέσμευση τήρησης εμπιστευτικότητας ή τελούν υπό τη δέουσα κανονιστική υποχρέωση τήρησης εμπιστευτικότητας και είναι επαρκώς εκπαιδευμένα και εποπτευόμενα όσον αφορά την εκπλήρωση των απαιτήσεων προστασίας προσωπικών δεδομένων, γ. προσλαμβάνει άλλον εκτελούντα την επεξεργασία μόνο κατόπιν σχετικής έγγραφης άδειας του Δήμου. Στην περίπτωση αυτή, ο άλλος εκτελών αναλαμβάνει τις ίδιες υποχρεώσεις όσον αφορά την προστασία των δεδομένων που προβλέπονται στο παρόν και, εφόσον αδυνατεί να ανταποκριθεί στις υποχρεώσεις του, ο Ανάδοχος (αρχικός εκτελών) παραμένει πλήρως υπόλογος έναντι του Δήμου για την εκπλήρωση των υποχρεώσεων του άλλου εκτελούντος την επεξεργασία, δ. επικουρεί το Δήμο με τα κατάλληλα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα, στον βαθμό που αυτό είναι δυνατό, για την εκπλήρωση της υποχρέωσης του Υπευθύνου Επεξεργασίας να απαντά σε αιτήματα για άσκηση των προβλεπόμενων στον ΓΚΠΔ δικαιωμάτων του υποκειμένου των δεδομένων,

-- 9 of 12 --

Σελίδα 10 από 12 ε. συνδράμει το Δήμο στη διασφάλιση της συμμόρφωσης προς τις υποχρεώσεις που απορρέουν από τα άρθρα 32 έως 35 του ΓΚΠΔ, λαμβάνοντας υπόψη τη φύση της επεξεργασίας και τις πληροφορίες που διαθέτει, στ. κατ’ επιλογή του Δήμου, διαγράφει ή επιστρέφει όλα τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα στον Υπεύθυνο Επεξεργασίας μετά το πέρας της παροχής υπηρεσιών επεξεργασίας ή ανά πάσα στιγμή, κατόπιν αιτήματος του Υπευθύνου Επεξεργασίας, και διαγράφει τα υφιστάμενα αντίγραφα, εκτός εάν απαιτείται η αποθήκευσή τους. Όλα τα διατηρούμενα δεδομένα θα διατηρούνται ως εμπιστευτικά και θα διασφαλίζονται όπως προβλέπεται στο ΓΚΠΔ. ζ. θέτει στη διάθεση του Δήμου κάθε απαραίτητη πληροφορία προς απόδειξη της συμμόρφωσης προς τις υποχρεώσεις του και επιτρέπει και διευκολύνει τους ελέγχους, περιλαμβανομένων των επιθεωρήσεων, που διενεργούνται από τον Υπεύθυνο Επεξεργασίας ή από άλλον ελεγκτή εντεταλμένο από εκείνον. Ο Ανάδοχος ενημερώνει αμέσως το Δήμο εάν κατά την άποψή του, κάποια εντολή παραβιάζει το ΓΚΠΔ ή άλλες ενωσιακές ή εθνικές διατάξεις περί προστασίας δεδομένων. η. τηρεί ενημερωμένο αρχείο όλων των κατηγοριών δραστηριοτήτων επεξεργασίας κατ’ άρθρο 30 παρ. 2, 5 του ΓΚΠΔ. 3.4 Οποιαδήποτε επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα πραγματοποιείται αποκλειστικά εντός των εδαφικών ορίων της Ευρωπαϊκής Ένωσης. Για οποιαδήποτε διαβίβαση δεδομένων προς τρίτη χώρα ή διεθνή οργανισμό απαιτείται προηγούμενη ενημέρωση και παροχή γραπτής συναίνεσης του Δήμου. Η εν λόγω διαβίβαση υπόκειται σε συμμόρφωση με τις ειδικές απαιτήσεις που αφορούν τη διαβίβαση δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα σε χώρες εκτός της Ευρωπαϊκής Ένωσης, δυνάμει της ισχύουσας νομοθεσίας. 3.5 Εάν είναι νομικά υποχρεωμένος να το πράξει, ο Ανάδοχος διορίζει βάσει των επαγγελματικών του προσόντων και ιδίως βάσει της εμπειρογνωσίας που διαθέτει στον τομέα του δικαίου και των πρακτικών περί προστασίας δεδομένων, ένα επαγγελματικά αξιόπιστο άτομο ως εξουσιοδοτημένο Υπεύθυνο Προστασίας Δεδομένων και ενημερώνει αμέσως τον Δήμο για τα στοιχεία επικοινωνίας αυτού. Σε περίπτωση όπου δεν οριστεί Υπεύθυνος Προστασίας Δεδομένων, ο Εκτελών την επεξεργασία οφείλει να αιτιολογήσει την παράλειψη αυτή. 3.6 Σε περίπτωση που ο Ανάδοχος καθορίσει κατά το δοκούν, κατά παράβαση του παρόντος και του ΓΚΠΔ, τους σκοπούς και τα μέσα επεξεργασίας, θεωρείται υπεύθυνος επεξεργασίας σε σχέση με τη συγκεκριμένη επεξεργασία και φέρει ευθύνη υπό την ιδιότητα αυτή. 4 .Τεχνικά και οργανωτικά μέτρα 4.1 Αμφότερα τα μέρη, λαμβάνοντας υπόψη τις τελευταίες εξελίξεις, το κόστος εφαρμογής και τη φύση, το πεδίο εφαρμογής, το πλαίσιο και τους σκοπούς της επεξεργασίας, τους κινδύνους που απορρέουν για τα δικαιώματα και τις ελευθερίες των φυσικών προσώπων από την επεξεργασία, ιδίως από τυχαία ή παράνομη καταστροφή, απώλεια, αλλοίωση, άνευ αδείας κοινολόγηση ή προσπέλαση δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που διαβιβάστηκαν, αποθηκεύτηκαν ή υποβλήθηκαν κατ' άλλο τρόπο σε επεξεργασία, οφείλουν να λαμβάνουν τα κατάλληλα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα προκειμένου να διασφαλίζεται το κατάλληλο επίπεδο ασφάλειας έναντι

-- 10 of 12 --

Σελίδα 11 από 12 των κινδύνων, περιλαμβανομένων, μεταξύ άλλων, κατά περίπτωση: 1. της ψευδωνυμοποίησης και της κρυπτογράφησης δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, 2. της δυνατότητας διασφάλισης της εμπιστευτικότητας, της ακεραιότητας, της διαθεσιμότητας και της αξιοπιστίας των συστημάτων και των υπηρεσιών επεξεργασίας σε συνεχή βάση, 3. της δυνατότητας αποκατάστασης της διαθεσιμότητας και της πρόσβασης σε δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα σε εύθετο χρόνο σε περίπτωση φυσικού ή τεχνικού συμβάντος, 4. διαδικασίας για την τακτική δοκιμή, εκτίμηση και αξιολόγηση της αποτελεσματικότητας των τεχνικών και των οργανωτικών μέτρων για τη διασφάλιση της ασφάλειας της επεξεργασίας. 4.1 Ο Ανάδοχος εξασφαλίζει ότι τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα τα οποία επεξεργάζεται για λογαριασμό του Δήμου, διατηρούνται αυστηρά ξεχωριστά από οποιαδήποτε άλλα δεδομένα. Αντίγραφα ή διπλότυπα δεν δημιουργούνται χωρίς τη γνώση της Αναθέτουσας Αρχής. 4.2 Τα ειδικά μέσα επεξεργασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα τα οποία προέρχονται από τον Υπεύθυνο Επεξεργασίας ή χρησιμοποιούνται για αυτόν, οφείλουν να επισημαίνονται και να υπόκεινται σε συνεχή επιτήρηση και έλεγχο. Περαιτέρω, καθίσταται αναγκαίο να αποθηκεύονται τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα με κατάλληλα μέσα ανά πάσα στιγμή και να μην είναι προσιτά σε μη εξουσιοδοτημένα άτομα. 4.3 Ως προς τη διαδικασία χορήγησης απομακρυσμένης πρόσβασης σε συστήματα του Δήμου, αυτή πρέπει να πραγματοποιείται αποκλειστικά μέσω ασφαλούς σύνδεσης, όπως μέσω Εικονικού Ιδιωτικού Δικτύου (VPN), ακολουθώντας σχετική Πολιτική του Δήμου που διασφαλίζει την ασφάλεια και ακεραιότητα του δικτύου και των δεδομένων. Ο Ανάδοχος υποχρεούται να διαφυλάξει το απόρρητο και να μην αποκαλύψει το όνομα χρήστη και τον κωδικό πρόσβασης με τα οποία αποκτά πρόσβαση σε αυτά. 4.4 Η επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα σε ιδιωτική κατοικία επιτρέπεται μόνο με την προηγούμενη γραπτή συγκατάθεση του Δήμου. Σε τέτοια περίπτωση ο Ανάδοχος οφείλει να διασφαλίσει ότι διατηρείται το επαρκές επίπεδο προστασίας και ασφάλειας των δεδομένων, καθώς και ότι τα εποπτικά δικαιώματα της Αναθέτουσας Αρχής, όπως αυτά καθορίζονται στην παρούσα σύμβαση, μπορούν επίσης να ασκηθούν χωρίς περιορισμούς στην ιδιωτική κατοικία. Η τυχόν περαιτέρω επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα σε ιδιωτικές συσκευές δεν επιτρέπεται σε καμία περίπτωση. 4.5 Σε περίπτωση που τα μέτρα ασφαλείας τα οποία εφαρμόζει ο Δήμος δεν επαρκούν ή δεν είναι πλέον επαρκή, ο Ανάδοχος τον ενημερώνει αμέσως. Αντίστοιχα, ο Δήμος ενημερώνει αμέσως τον Ανάδοχο εάν διαπιστώσει τυχόν σφάλματα ή παρατυπίες κατά την εξέταση των αποτελεσμάτων της επεξεργασίας, έχει δε το δικαίωμα να ζητήσει τη λήψη πρόσθετων μέτρων ασφαλείας τα οποία θα συμφωνηθούν μεταξύ των μερών. 4.6 Ο Ανάδοχος ενημερώνει αμέσως τον Δήμο για τυχόν παραβιάσεις των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, ακολουθώντας τις καταγεγραμμένες διαδικασίες διαχείρισης συμβάντων. Αντίστοιχα, θα πρέπει επίσης να αναφέρονται τυχόν δικαιολογημένες υπόνοιες περιστατικών. 5. Λήξη ή Λύση της Συνεργασίας 5.1 Σε περίπτωση λήξης ή λύσης της συνεργασίας με πρωτοβουλία οποιουδήποτε εκ των

-- 11 of 12 --

Σελίδα 12 από 12 συμβαλλομένων μερών, ο Ανάδοχος αναγνωρίζει ότι δεν έχει πλέον δικαίωμα επεξεργασίας των πληροφοριών που του δόθηκαν, εκτός αν ορίζεται διαφορετικά από το νόμο, ούτε και διατηρεί δικαίωμα πρόσβασης στα φυσικά και ηλεκτρονικά αρχεία του Δήμου. Τυχόν ηλεκτρονικά αρχεία ή έγγραφα που βρίσκονται στην κατοχή του μετά τη λήξη της συνεργασίας θα πρέπει να επιστραφούν στο Δήμο, ενώ με ευθύνη του διοικητικά υπεύθυνου, θα πρέπει να απενεργοποιηθούν - καταργηθούν οι λογαριασμοί πρόσβασης και οι εξουσιοδοτήσεις σε πληροφοριακά συστήματα, εφαρμογές και τερματικά. 5.2 Ο Ανάδοχος αποδέχεται και έχει πλήρως κατανοήσει ότι η μη τήρηση των ανωτέρω υποχρεώσεων μπορεί να επισύρει νομικές διώξεις και κυρώσεις εναντίον του. Η σκόπιμη δε, και μη εξουσιοδοτημένη αποκάλυψη εκ μέρους του πληροφοριών, ιδίως εμπιστευτικών, αποτελεί καταστρατήγηση της Πολιτικής Ασφάλειας του Δήμου και λόγο για ενδεχόμενη κήρυξη του Αναδόχου ως εκπτώτου. Τα συμβαλλόμενα μέρη Ο Αντιδήμαρχος Ξάνθης Σιαμπάν Μπαντάκ α/α Γκαγκαλίδης Α. Κωνσταντίνος Για τον ανάδοχο Δημήτριος Αλέξανδρος Σαλαμές

-- 12 of 12 --