Συμφωνητικό για την υπηρεσία φωτογράφησης, βιντεοσκόπησης των εκδηλώσεων των Θρακικών Λαογραφικών Εορτών 2025

Σελίδα 1 από 16 ΕΛΛΗΝΙΚΗ ΔΗΜΟΚΡΑΤΙΑ ΔΗΜΟΣ ΞΑΝΘΗΣ Δ/ΝΣΗ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΩΝ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ ΤΜΗΜΑ ΛΟΓΙΣΤΗΡΙΟΥ & ΠΡΟΜΗΘΕΙΩΝ Ταχ. Δ/νση: Μιχ. Καραολή & Σμύρνης 9 Τ.Κ. 67131 NUTS: EL512 Αριθ. Πρωτ: 2780/31.01.2025 Συμφωνητικό για την υπηρεσία φωτογράφησης, βιντεοσκόπησης των εκδηλώσεων των Θρακικών Λαογραφικών Εορτών 2025, Ποσού 7.409,00 €. Κωδικός CPV: 79961000-8: Φωτογραφικές υπηρεσίες». Στην Ξάνθη σήμερα 31 Ιανουαρίου, ημέρα Παρασκευή του έτους 2025, οι παρακάτω συμβαλλόμενοι: 1. Ο Δήμος Ξάνθης, που εδρεύει στην Πλατεία Δημοκρατίας με Αριθμό Φορολογικού Μητρώου (Α.Φ.Μ.) 997654473 - Δ.Ο.Υ. Ξάνθης και νομίμως εκπροσωπούμενος βάσει της 2/43/02.01.2025 απόφασης του Δημάρχου Ξάνθης περί «Μεταβίβαση αρμοδιοτήτων στον Αντιδήμαρχο Οικονομικών και Διοικητικών Υπηρεσιών, Μπαντάκ Σιαμπάν του Χουσεΐν και στον Αντιδήμαρχο Κοινωνικής Πρόνοιας και Κοινωνικής Πολιτικής και Αλληλεγγύης, Γκαγκαλίδη Κωνσταντίνο του Αλέξανδρου, για το δεύτερο έτος της δημοτικής περιόδου 2024-2028», από τον αντιδήμαρχο αυτού Σιαμπάν Μπαντάκ (στο εξής η «Αναθέτουσα Αρχή») 2. Η Παρασκευή Φανίδου που εδρεύει στον Πετεινό Ξάνθης – ΤΚ 67100, και Α.Φ.Μ. 122504775- Δ.Ο.Υ Ξάνθης (στο εξής η «Ανάδοχος») Έχοντας υπόψιν: 1. την υπ΄ αριθμ 2016/24.01.2025 πρόσκληση (ΑΔΑΜ 25PROC016203812 2025-01.24) και τα λοιπά έγγραφα της σύμβασης που συνέταξε η Αναθέτουσα Αρχή για την ανωτέρω εν θέματι σύμβαση υπηρεσίας. 2. Την υπ΄ αριθμ. 113/2775/31.01.2025απόφαση του Δημάρχου Ξάνθης με την οποία ανατέθηκε η σύμβαση (ΑΔΑΜ 25AWRD016238301 2025-01-31) στο πλαίσιο της ανωτέρω πρόσκλησης. 3. Την υπ’ αριθ. 2327/28.01.2025 προσφορά της Αναδόχου. Συμφώνησαν και έκαναν αμοιβαία αποδεκτά τα ακόλουθα : Άρθρο 1 Αντικείμενο

-- 1 of 16 --

Σελίδα 2 από 16 Αντικείμενο της παρούσης είναι η υπηρεσία φωτογράφησης, βιντεοσκόπησης των εκδηλώσεων των Θρακικών Λαογραφικών Εορτών 2025. Άρθρο 2 Χρηματοδότηση της σύμβασης Φορέας χρηματοδότησης της παρούσας σύμβασης είναι ο Δήμος Ξάνθης. Η δαπάνη για την εν λόγω σύμβαση βαρύνει τον Κ.Α.:02.15.6471.01 σχετική πίστωση του τακτικού προϋπολογισμού του οικονομικού έτους 2025 του Δήμου Ξάνθης. Για την παρούσα διαδικασία έχει εκδοθεί η απόφαση με αρ. πρωτ. 91/21.01.2025 για την ανάληψη υποχρέωσης/έγκριση δέσμευσης πίστωσης για το οικονομικό έτος 2025 και με αρ. 91/2025 καταχώρηση στο βιβλίο αποφάσεων. Άρθρο 3 Διάρκεια σύμβασης 3.1. Η διάρκεια της παρούσας σύμβασης ορίζεται έως 7 Απριλίου 2025 από την ανάρτηση του παρόντος στο ΚΗΜΔΗΣ. 3.2. Η συνολική διάρκεια της σύμβασης μπορεί να παρατείνεται μετά από αιτιολογημένη απόφαση της αναθέτουσας αρχής μέχρι το 50% αυτής ύστερα από σχετικό αίτημα του αναδόχου που υποβάλλεται πριν από τη λήξη της διάρκειάς της, σε αντικειμενικά δικαιολογημένες περιπτώσεις που δεν οφείλονται σε υπαιτιότητα του αναδόχου. Άρθρο 4 Υποχρεώσεις συμβαλλομένων 4.1. Ο Δήμος Ξάνθης παρέχει ειδική διαπίστευση στην ανάδοχο και πρόσβαση στους χώρους εκδηλώσεων όπως αυτοί αναφέρονται στην «Τεχνική Περιγραφή». 4.2. Ο Δήμος Ξάνθης δεν έχει καμιά ανάμιξη και ευθύνη στις σχέσεις της «αναδόχου» μετά των συνεργατών της και τις εν γένει υποχρεώσεις της προς αυτούς και κάθε τρίτο. 4.3. Η ανάδοχος είναι αποκλειστικά υπεύθυνη και υπόχρεη για την ασφάλεια του προσωπικού που θα χρησιμοποιήσει για την εκτέλεση της παρούσας σύμβασης καθώς και θα εξακολουθήσει να τηρεί κατά την εκτέλεση της παρούσας σύμβασης τις υποχρεώσεις της που απορρέουν από τις διατάξεις της περιβαλλοντικής, κοινωνικοασφαλιστικής και εργατικής νομοθεσίας, που έχουν θεσπιστεί με το δίκαιο της Ένωσης, το εθνικό δίκαιο, συλλογικές συμβάσεις ή διεθνείς διατάξεις περιβαλλοντικού, κοινωνικού και εργατικού δικαίου, οι οποίες απαριθμούνται στο Παράρτημα Χ του Προσαρτήματος Α’ του ν. 4412/2016. Η τήρηση των εν λόγω υποχρεώσεων ελέγχεται και βεβαιώνεται από τα όργανα που επιβλέπουν την εκτέλεση της παρούσας σύμβασης και τις αρμόδιες δημόσιες αρχές και υπηρεσίες που ενεργούν εντός των ορίων της ευθύνης και της αρμοδιότητάς τους. 4.4. Η ανάδοχος αναλαμβάνει την αστική ευθύνη στους χώρους των εκδηλώσεων όσον αφορά την εγκατάσταση και λειτουργία των μηχανημάτων που θα χρησιμοποιήσει από την έναρξη των εργασιών εγκατάστασης έως την αποξήλωση τους, έναντι τρίτων για οποιοδήποτε τυχαίο γεγονός ήθελε συμβεί. 4.5. Η ανάδοχος είναι υπεύθυνη για την προστασία των καλωδιώσεων και ηλεκτρικών της εγκαταστάσεων, φροντίζοντας την μη έκθεση αυτών (χρήση cross-cable όπου απαιτείται).

-- 2 of 16 --

Σελίδα 3 από 16 4.6. Η ανάδοχος είναι υπεύθυνη για την φύλαξη των μηχανημάτων του. 4.7. Η ανάδοχος είναι υπεύθυνη για την απαρέγκλιτη τήρηση των οδηγιών για την ασφαλή λειτουργία ζωντανών θεαμάτων και ακροαμάτων του Υπουργείου Πολιτισμού και Αθλητισμού, όπως αυτά εξειδικεύονται και ισχύουν κάθε φορά. Η τήρηση των υγειονομικών πρωτοκόλλων αφορά τόσο το προσωπικό της αναδόχου (π.χ. υποχρεωτική χρήση μάσκας και γαντιών κλπ), όσο και στον εξοπλισμό (π.χ. ατομικό διαχωριστικό Plexiglas) όπου αυτό απαιτείται. 4.8. Η ανάδοχος είναι υποχρεωμένη να αποκαταστήσει τυχόν βλάβες που θα προκληθούν, συνεπεία πλημμελούς εκτέλεσης των εργασιών του. 4.9. Η ανάδοχος είναι υπεύθυνη υποχρεούται να διαθέτει επαρκές και κατάλληλο προσωπικό για την εκτέλεση των υπηρεσιών που της ανατίθενται, σύμφωνα και με τις δεσμεύσεις που ανέλαβε με την υποβολή της προσφοράς της. Ειδικότερα για την κάλυψη των εκδηλώσεων όπως περιγράφονται στην «Τεχνική Προδιαγραφή»; που θα πραγματοποιούνται την ίδια μέρα σε διάφορους χώρους η «ανάδοχος» δηλώνει με την προσφορά της ότι διαθέτει το απαραίτητο ανθρώπινο δυναμικό ανά σκηνή σε όρους απαιτούμενης εξειδίκευσης επαγγελματικών προσόντων και εμπειρίας. 4.10. Η ανάδοχος είναι υπεύθυνη έχει την υποχρέωση να ενημερώνει έγκαιρα τον Δήμο Ξάνθης για την πορεία των εργασιών, καθώς και για επιμέρους προβλήματα που προκύπτουν στην διάρκεια της σύμβασης. 4.11 Ο Δήμος Ξάνθης έχει την υποχρέωση να ενημερώνει έγκαιρα την ανάδοχο σε περίπτωση αλλαγής χώρου ή ματαίωσης εκδήλωσης. Σε περίπτωση ματαίωσης εκδήλωσης η ανάδοχος δεν αποζημιώνεται. 4.12. Η ανάδοχος είναι υποχρεωμένος να αποκαταστήσει τυχόν βλάβες που θα προκληθούν, συνεπεία πλημμελούς εκτέλεσης των εργασιών της. 4.13. Σε κάθε περίπτωση η ανάδοχος και το προσωπικό τηρεί επαγγελματική συμπεριφορά, προς το κοινό, τους εμπλεκόμενους στην διοργάνωση και σε καμία περίπτωση δεν έρχεται σε αντιπαραβολή με το κοινό. 4.14. Τα παραδοτέα αποτελούν περιουσιακό στοιχείο του Δήμου Ξάνθης, ελεύθερα από δικαιώματα τρίτων και με πλήρη μεταβίβαση των πνευματικών και συγγενικών δικαιωμάτων, που θα μπορεί κατά την ελεύθερη βούλησή του να το διαθέτει ή να χρησιμοποιεί με οποιοδήποτε τρόπο. Ειδικότερα ο Δήμος Ξάνθης θα μπορεί αζημίως να επαναχρησιμοποιήσει το παραπάνω υλικό ή μέρος του, ελεύθερα για οποιοδήποτε σκοπό και με οποιοδήποτε τρόπο, αυτούσιο ή διασκευασμένο. Επίσης, μπορεί να μεταβιβάζει κατά την ελεύθερη κρίση του, ολόκληρο ή εν μέρει σε τρίτο χωρίς κανένα αντάλλαγμα. Άρθρο 5 Ειδικές υποχρεώσεις 5.1. Σε κάθε φωτογράφηση τα παραδοτέα θα είναι τουλάχιστον είκοσι (20) γενικές και είκοσι (20) καλλιτεχνικές. 5.2. Η βιντεοσκόπηση αφορά παραδοτέα των 15 λεπτών το ελάχιστο.

-- 3 of 16 --

Σελίδα 4 από 16 5.3. Η χρήση drone αφορά παραδοτέα είκοσι (20) λεπτά το ελάχιστο. 5.4. Η ταινία για το δρώμενο «Καλόγηρος» αναφέρεται στο μοντάζ των πλάνων που λήφθηκαν, καθώς και των πλάνων και συνεντεύξεων –αφηγήσεων του making of.. 5.5. Κάθε παραδοτέο μαγνητοσκοπημένο βίντεο θα παραδοθεί και χωρίς υπερθέσεις κειμένων, logo, ονομάτων για μελλοντική χρήση από τον Δήμο Ξάνθης. 5.6. Όπου απαιτηθεί, σε κάθε παραδοτέο μαγνητοσκοπημένο βίντεο, οι τίτλοι έναρξης (intro) και τέλους (outro), τα λογότυπα, layers, ονόματα για τις υπερθέσεις θα παραδοθούν από τον Δήμο Ξάνθης. 5.7. Σε κάθε ζωντανή μετάδοση οι τίτλοι έναρξης και τέλους, τα λογότυπα, layers, ονόματα για τις υπερθέσεις θα παραδοθούν από τον Δήμο Ξάνθης. 5.8. Όλες οι λήψεις βίντεο θα πραγματοποιηθούν με κάμερες σε τρίποδα και οι κινητές λήψεις υποχρεωτικά με σταθεροποιητή (stabilizer). 5.9. Η μορφή των παραδοτέων αρχείων θα είναι σε ψηφιακό αρχείο mp4 υψηλής ευκρίνειας 1920 Χ 1080p τουλάχιστον. 5.10. Η ανάλυση των φωτογραφιών θα είναι τουλάχιστον 300dpi, λήψης RAW format ώστε να εμπεριέχουν το σύνολο των χρωματικών τόνων και διαβαθμίσεων αντίθεσης (Color Tone Dynamic Range) και να έχουν δημιουργηθεί από επαγγελματική κάμερα. Φωτογραφίες χωρίς EXIF data πληροφορίες δεν γίνονται δεκτές. 5.11. Ο χειριστής του drone διαθέτει την απαραίτητη άδεια χειριστή όπως αυτή εκδίδεται από την Υ.Π.Α.. 5.12. Κατά την βιντεοσκόπηση και φωτογράφιση θα αποφεύγεται η απεικόνιση προσώπων ή άλλων χαρακτηριστικών ανηλίκων. 5.13. Το πλήρες υλικό των παραδοτέων θα παραδοθεί σε σκληρό δίσκο μετά το πέρας των εργασιών. Άρθρο 6 Αμοιβή – Τρόπος πληρωμής 6.1. Το συνολικό συμβατικό τίμημα ανέρχεται σε 5.975,00€ πλέον ΦΠΑ 24%. Ημέρα - ώρα Τόπος Τιμή 06.02 – 19:00 Πλατεία Δημοκρατίας Συναυλία 250,00 08.02 – 19:00 Πλατεία Δημοκρατίας Έναρξη εκδηλώσεων 250,00 09.02 – 11:00 Πλατεία Δημοκρατίας Παραδοσιακά χορευτικά 175,00 09.02 – 19:00 Πλατεία Δημοκρατίας Παραδοσιακό γλέντι 175,00

-- 4 of 16 --

Σελίδα 5 από 16 14.02 - 20:00 Ίδρυμα Θρακικής Τέχνης και Παράδοσης 150,00 15.02 - 17:00 Πλατεία Δημοκρατίας – Πλατεία Μητροπόλεως «Καλόγηρος» 500,00 15.02 - 11:00 Πλατεία Δημοκρατίας Γαϊτανάκι 175,00 15.02 - 19:00 Πλατεία Δημοκρατίας Παραδοσιακό γλέντι 175,00 20.02 - 19:00 «Φίλιππος Αμοιρίδης» Βραδιά παραδοσιακών γεύσεων 150,00 21.02 - 19:00 Πλατεία Δημοκρατίας Συναυλία 175,00 22.02 - 11:00 Λιμνίο (παιδικά παιχνίδια) 150,00 22.02 - 19:00 Πλατεία Δημοκρατίας Συναυλία 200,00 23.02 - 11:00 28ης Οκτωβρίου - πλατεία Ελευθερίας – πλατεία Δημοκρατίας (παιδική παρέλαση) 450,00 27.02 - 19:00 Πλατεία Δημοκρατίας Συναυλία 175,00 28.02 - 12:00 Πλατεία Δημοκρατίας Συναυλία 175,00 28.02 - 18:00 Πλατεία Δημοκρατίας Κλήρωση - συναυλία 200,00 01.03 – 12:00 Πλατεία Δημοκρατίας Συναυλία 175,00 01.03 – 19:00 Πλατεία Ελευθερίας – πλατεία Δημοκρατίας (βραδινή παρέλαση) 425,00 02.03 - 13:00 Είσοδος πόλης - 28ης Οκτωβρίου - Βασ. Κων/νου - Βασ. Σοφίας – γήπεδο Α.Ο.Ξ. Μεγάλη παρέλαση 700,00 02.03 - 18:30 Γέφυρα ποταμού Κόσυνθου Τελετή λήξης 200,00 03.03 - 11:00 Πλατεία Σταυρούπολης Δρώμενα 250,00 08.02 - 15.03 Παλιό Δημαρχείο Έκθεση καρναβαλικών στολών (γενικά πλάνα) 100,00 08.02 - 15.03 Δημοτική Πινακοθήκη Έκθεση 60 χρόνων (γενικά πλάνα) 100,00 15-22.02 16:00 -20:00 Μπαλνταφάν στο ΚΑΠΗ (γενικά πλάνα) 100,00 Έως 4 Απριλίου Ταινία για το δρώμενο «Καλόγηρος» 400,00 Μερικό σύνολο: 5.975,00 Φ.Π.Α.: 1.434,00 Γενικό σύνολο 7.409,00

-- 5 of 16 --

Σελίδα 6 από 16 6.2. Η πληρωμή του Αναδόχου θα πραγματοποιηθεί με την έκδοση ενταλμάτων πληρωμής, μετά την υποβολή από τον πάροχο ισόποσων τιμολογίων. Σύμφωνα με την με αριθμ. 52445 ΕΞ 2023/04.04.2023 Κοινή Υπουργική Απόφαση «Υποχρέωση υποβολής ηλεκτρονικών τιμολογίων από τους οικονομικούς φορείς» υποχρεούστε με την έκδοση ηλεκτρονικών τιμολογίων. Για την έκδοση ηλεκτρονικών τιμολογίων απαιτούνται τα κάτωθι στοιχεία: ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΕΚΔΟΣΗΣ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΟΥ ΤΙΜΟΛΟΓΙΟΥ Σύμφωνα με την ΚΥΑ 52445ΕΞ2023/4-4-2023(Β’ 2385) η οποία εκδόθηκε κατ’ εξουσιοδότηση του αρθρ. 154 του ν.4601/2019 (ΦΕΚ44 Α/9-3-2019) και ν.4972/2022 (ΦΕΚ 181 Α/23-9-2022) όπως τροποποιήθηκε. ΙΣΧΥΕΙ ΑΠΟ 01/06/2024 1 ΚΩΔΙΚΟΣ ΑΡΙΘΜΟΣ ΣΤΟ ΜΑΑΗΤ ΔΗΜΟΥ ΞΑΝΘΗΣ 1007.Ε80601.0001 2 ΤΥΠΟΣ ΠΡΟΥΠΟΛΟΓΙΣΜΟΥ Λοιποί προϋπολογισμοί 2 ΣΤΟΙΧΕΙΟ ΑΝΑΦΟΡΑΣ ΠΡΟΫΠ/ΣΜΟΥ ΑΔΑ ΑΝΑΛΗΨΗΣ 91/21.01.2025 6ΜΗΩΩΚ8-10Ζ 3 CPV 79961000-8: Φωτογραφικές υπηρεσίες» 4 ΑΔΑΜ ΣΥΜΒΑΣΗΣ ΑΝΑΓΡΑΦΕΤΑΙ ΣΤΗ ΣΥΜΒΑΣΗ Στο τιμολόγιο να αναφέρεται ο σωστός τύπος τιμολογίου (ΤΠΥ. ΤΔΑ κτλ) 6.3. Toν Ανάδοχο βαρύνουν οι υπέρ τρίτων κρατήσεις, ως και κάθε άλλη επιβάρυνση, σύμφωνα με την κείμενη νομοθεσία, μη συμπεριλαμβανομένου Φ.Π.Α. 6.4. Με κάθε πληρωμή θα γίνεται η προβλεπόμενη από την κείμενη νομοθεσία παρακράτηση φόρου εισοδήματος αξίας επί του καθαρού ποσού. 6.5. Όλα τα δικαιολογητικά του χρηματικού εντάλματος (πρωτόκολλα ποσοτικής και ποιοτικής παραλαβής κλπ.) ελέγχονται από την αρμόδια υπηρεσία ελέγχου της αναθέτουσας αρχής. Για την έκδοση χρηματικού εντάλματος ο ανάδοχος πρέπει να προσκομίσει το αντίστοιχο τιμολόγιο εντός προθεσμίας τριάντα (30) ημερών από την ημερομηνία έκδοσης πρωτοκόλλου ποσοτικής και ποιοτικής παραλαβής. Άρθρο 7 Τμηματικές/ενδιάμεσες προθεσμίες-Παραλαβή αντικειμένου-Χρόνος και τρόπος παροχής υπηρεσιών 7.1. Ο Ανάδοχος υποχρεούται να παρέχει τις υπηρεσίες του ως εξής: Ημέρα - ώρα Τόπος Βιντεοσκόπηση Φωτογράφηση 06.02 – 19:00 Πλατεία Δημοκρατίας Συναυλία Ναι &(drone) Ναι 08.02 – 19:00 Πλατεία Δημοκρατίας Έναρξη εκδηλώσεων Ναι &(drone) Ναι 09.02 – 11:00 Πλατεία Δημοκρατίας Παραδοσιακά χορευτικά Ναι Ναι 09.02 – 19:00 Πλατεία Δημοκρατίας Ναι &(drone) Ναι

-- 6 of 16 --

Σελίδα 7 από 16 Παραδοσιακό γλέντι 14.02 - 20:00 Ίδρυμα Θρακικής Τέχνης και Παράδοσης Ναι Ναι 15.02 - 17:00 Πλατεία Δημοκρατίας – Πλατεία Μητροπόλεως «Καλόγηρος» Ναι &(drone) (2 κάμερες) Ναι 15.02 - 11:00 Πλατεία Δημοκρατίας Γαϊτανάκι Ναι &(drone) Ναι 15.02 - 19:00 Πλατεία Δημοκρατίας Παραδοσιακό γλέντι Ναι &(drone) Ναι 20.02 - 19:00 «Φίλιππος Αμοιρίδης» Βραδιά παραδοσιακών γεύσεων Ναι Ναι 21.02 - 19:00 Πλατεία Δημοκρατίας Συναυλία Ναι &(drone) Ναι 22.02 - 11:00 Λιμνίο (παιδικά παιχνίδια) Ναι &(drone) Ναι 22.02 - 19:00 Πλατεία Δημοκρατίας Συναυλία Ναι &(drone) Ναι 23.02 - 11:00 28ης Οκτωβρίου - πλατεία Ελευθερίας – πλατεία Δημοκρατίας (παιδική παρέλαση) Ναι &(drone) Ναι 27.02 - 19:00 Πλατεία Δημοκρατίας Συναυλία Ναι &(drone) Ναι 28.02 - 12:00 Πλατεία Δημοκρατίας Συναυλία Ναι &(drone) Ναι 28.02 - 18:00 Πλατεία Δημοκρατίας Κλήρωση - συναυλία Ναι &(drone) Ναι 01.03 – 12:00 Πλατεία Δημοκρατίας Συναυλία Ναι &(drone) Ναι 01.03 – 19:00 Πλατεία Ελευθερίας – πλατεία Δημοκρατίας (βραδινή παρέλαση) Ναι &(drone) Ναι 02.03 - 13:00 Είσοδος πόλης - 28ης Οκτωβρίου - Βασ. Κων/νου - Βασ. Σοφίας – γήπεδο Α.Ο.Ξ. Μεγάλη παρέλαση Ναι &(drone) Ναι 02.03 - 18:30 Γέφυρα ποταμού Κόσυνθου Τελετή λήξης Ναι &(drone) Ναι 03.03 - 11:00 Πλατεία Σταυρούπολης Δρώμενα Ναι Ναι 08.02 - 15.03 Παλιό Δημαρχείο Έκθεση καρναβαλικών στολών (γενικά πλάνα) Ναι Ναι 08.02 - 15.03 Δημοτική Πινακοθήκη Έκθεση 60 χρόνων (γενικά πλάνα) Ναι Ναι 15-22.02 16:00 -20:00 Μπαλνταφάν στο ΚΑΠΗ (γενικά πλάνα) Ναι Ναι Έως 4 Απριλίου Ταινία για το δρώμενο «Καλόγηρος»

-- 7 of 16 --

Σελίδα 8 από 16 7.2. Ο Ανάδοχος υποχρεούται να παρέχει τις υπηρεσίες του σύμφωνα με τα έγγραφα της σύμβασης. Μη εμπρόθεσμη παροχή των υπηρεσιών επάγεται την κήρυξη αυτού ως έκπτωτου σύμφωνα με τα έγγραφα της σύμβασης. 7.3. H παραλαβή των παρεχόμενων υπηρεσιών γίνεται με τα άρθρα 219 επόμενα του Ν.4412/2016 Άρθρο 8 Εκχώρηση – Μεταβίβαση 8.1. Η ανάδοχος δεν δικαιούται να μεταβιβάσει ή εκχωρήσει δικαιώματα ή υποχρεώσεις από τη σύμβαση ή μέρος αυτής χωρίς την έγγραφη συναίνεση του Δήμου Ξάνθης. 8.2. Απαγορεύεται ρητά η εκχώρηση και ενεχυρίαση των απαιτήσεων της αναδόχου σε άλλο φυσικό ή νομικό πρόσωπο, πλην των αναγνωρισμένων Τραπεζικών Ιδρυμάτων και Ν.Π.Δ.Δ. 8.3. Η ανάδοχος δεν απαλλάσσεται από τις συμβατικές της υποχρεώσεις και ευθύνες λόγω ανάθεσης της εκτέλεσης τμήματος/τμημάτων της σύμβασης σε υπεργολάβους. Η τήρηση των υποχρεώσεων της παρ. 2 του άρθρου 18 του ν. 4412/2016 από υπεργολάβους δεν αίρει την ευθύνη της κύριας αναδόχου (σε περίπτωση που ο ανάδοχος έχει στηριχθεί στις ικανότητες του υπεργολάβου όσον αφορά τη χρηματοοικονομική επάρκεια-τεχνική και επαγγελματική ικανότητα). Άρθρο 9 Κήρυξη οικονομικού φορέα εκπτώτου –Κυρώσεις 9.1. Ο Ανάδοχος κηρύσσεται υποχρεωτικά έκπτωτος από τη σύμβαση και από κάθε δικαίωμα που απορρέει από αυτήν, με απόφαση της Αναθέτουσας Αρχής για τους λόγους που αναφέρονται και σύμφωνα με τα οριζόμενα στο άρθρο 203 του Ν.4412/2016. Στον Ανάδοχο που κηρύσσεται έκπτωτος από την παρούσα σύμβαση, επιβάλλονται, με απόφαση της Αναθέτουσας Αρχής και κατόπιν τήρησης της σχετικής διαδικασίας και οι κυρώσεις/αποκλεισμός που προβλέπονται στο ως άνω άρθρο 203 του Ν.4412/2016. 9.2. Αν λήξει η συνολική διάρκεια της σύμβασης, χωρίς να υποβληθεί εγκαίρως αίτημα παράτασης ή, αν λήξει η παραταθείσα, κατά τα ανωτέρω, διάρκεια, χωρίς να υποβληθούν στην αναθέτουσα αρχή τα παραδοτέα της σύμβασης, ο ανάδοχος κηρύσσεται έκπτωτος. Αν οι υπηρεσίες παρασχεθούν από υπαιτιότητα του αναδόχου μετά τη λήξη της διάρκειας της σύμβασης, και μέχρι λήξης του χρόνου της παράτασης που χορηγήθηκε επιβάλλονται εις βάρος του ποινικές ρήτρες, σύμφωνα με το άρθρο 218 του ν. 4412/2016 . Άρθρο 10 Τροποποίηση σύμβασης κατά τη διάρκειά της Η παρούσα σύμβαση μπορεί να τροποποιείται κατά τη διάρκειά της, χωρίς να απαιτείται νέα διαδικασία σύναψης σύμβασης, μόνο σύμφωνα με τους όρους και τις προϋποθέσεις του άρθρου 132 του Ν. 4412/2016. Άρθρο 11 Ανωτέρα Βία

-- 8 of 16 --

Σελίδα 9 από 16 11.1.Τα συμβαλλόμενα μέρη δεν ευθύνονται για τη μη εκπλήρωση των συμβατικών τους υποχρεώσεων, στο μέτρο που η αδυναμία εκπλήρωσης οφείλεται σε περιστατικά ανωτέρας βίας. 11.2.Ο Ανάδοχος, επικαλούμενος υπαγωγή της αδυναμίας εκπλήρωσης υποχρεώσεών του σε γεγονός που εμπίπτει στην έννοια της ανωτέρας βίας, οφείλει να γνωστοποιήσει και επικαλεσθεί προς την Αναθέτουσα Αρχή τους σχετικούς λόγους και περιστατικά εντός αποσβεστικής προθεσμίας είκοσι (20) ημερών από τότε που συνέβησαν, προσκομίζοντας τα απαραίτητα αποδεικτικά στοιχεία. Η Αναθέτουσα Αρχή αποφασίζει μετά από γνωμοδότηση του αρμόδιου για αυτό οργάνου. Μόνο η έγγραφη αναγνώριση από την Αναθέτουσα Αρχή της ανώτερης βίας που επικαλείται ο Ανάδοχος τον απαλλάσσει από τις συνέπειες της εκπρόθεσμης ή μη κατάλληλα εκπλήρωσης της προμήθειας. Άρθρο 12 Ολοκλήρωση συμβατικού αντικειμένου Η σύμβαση θεωρείται ότι έχει ολοκληρωθεί, όταν παραληφθούν οριστικά, ποσοτικά και ποιοτικά οι υπηρεσίες, όταν αποπληρωθεί το συμβατικό τίμημα και εκπληρωθούν και οι τυχόν λοιπές συμβατικές ή νόμιμες υποχρεώσεις και από τα δύο συμβαλλόμενα μέρη και αποδεσμευθούν οι σχετικές εγγυήσεις κατά τα προβλεπόμενα στη σύμβαση. Άρθρο 13 Δικαίωμα μονομερούς λύσης της σύμβασης Η Αναθέτουσα Αρχή μπορεί, με τις προϋποθέσεις που ορίζονται στο άρθρο 133 του Ν.4412/2016, να καταγγείλει τη σύμβαση κατά τη διάρκεια της εκτέλεσής της. Άρθρο 14 Στο τέλος της παρούσας ακολουθεί Παράρτημα με τίτλο «ΕΜΠΙΣΤΕΥΤΙΚΟΤΗΤΑ ΚΑΙ ΕΠΕΞΕΡΓΑΣΙΑ ΠΡΟΣΩΠΙΚΩΝ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ» Άρθρο 15 Εφαρμοστέο Δίκαιο – Επίλυση Διαφορών 15.1. Η παρούσα διέπεται από το Ελληνικό Δίκαιο 15.2. Ο Ανάδοχος μπορεί κατά των αποφάσεων της Αναθέτουσας Αρχής που επιβάλλουν σε βάρος του κυρώσεις (Κήρυξη οικονομικού φορέα εκπτώτου -Κυρώσεις, Χρόνος επιμέρους σταδίων παροχής υπηρεσιών/υποβολής παραδοτέων, Απόρριψη παραδοτέων – αντικατάσταση), μπορεί να ασκήσει τα δικαιώματα που του αναγνωρίζονται και υπό τις προϋποθέσεις και έννομες συνέπειες που ορίζονται στα άρθρα 205 επόμενα του Ν.4412/2016. 15.3. Κατά την εκτέλεση της σύμβασης, κάθε διαφορά που προκύπτει αναφορικά με την ερμηνεία, και/ή το κύρος και/ή την εκτέλεση της παρούσας, ή εξ αφορμής της, επιλύονται σύμφωνα με τα άρθρα 205 επόμενα του Ν.4412/2016. 15.4. Σε περίπτωση άσκησης αγωγής ή ενδίκου μέσου κατά του Δήμου Ξάνθης από τρίτο για οποιοδήποτε θέμα σχετικά με τα πνευματικά δικαιώματα που εμπεριέχονται στα

-- 9 of 16 --

Σελίδα 10 από 16 παραδοτέα, ο Δήμος Ξάνθης οφείλει να ειδοποιήσει αμέσως και γραπτά με όλες τις απαραίτητες πληροφορίες την ανάδοχο, η οποία υποχρεούται να αμυνθεί, δικαστικά και εξωδικαστικά, για λογαριασμό του Δήμου Ξάνθης, έναντι του τρίτου. Σε κάθε περίπτωση, η ανάδοχος αφενός βαρύνεται με όλα τα έξοδα τα οποία θα κληθεί να καταβάλει ο Δήμος Ξάνθης εξ αυτού του λόγου, συμπεριλαμβανομένης και κάθε δικαστικής δαπάνης ή αμοιβής δικηγόρων, αφετέρου υποχρεούται να αποζημιώσει τον Δήμο Ξάνθης για κάθε θετική ή αποθετική ζημία που θα υποστεί από ενδεχόμενη αποδοχή της παραπάνω αγωγής ή του ένδικου μέσου. Άρθρο 16 Λοιποί όροι Άπαντες οι όροι των Εγγράφων της Σύμβασης που σχετίζονται με την εκτέλεση της παρούσας αποτελούν αναπόσπαστο τμήμα αυτής. Αφού συντάχθηκε η παρούσα σύμβαση σε δύο αντίτυπα, αναγνώσθηκε και υπογράφηκε ως ακολούθως από τα συμβαλλόμενα μέρη. ΟΙ ΣΥΜΒΑΛΛΟΜΕΝΟΙ 1) Για τον Δήμο Ξάνθης Ο Αντιδήμαρχος Σιαμπάν Χ. Μπαντάκ 2) Η Ανάδοχος Παρασκευή Φανίδου

-- 10 of 16 --

Σελίδα 11 από 16 Παράρτημα Το παρόν συμπληρώνει την από ………………….. σύμβαση παροχής υπηρεσιών και αποτελεί αναπόσπαστο μέρος αυτής, συμφωνείται δε, προκειμένου να ρυθμιστούν οι υποχρεώσεις των ανωτέρω μερών που απορρέουν από τις απαιτήσεις του Γενικού Κανονισμού για την Προστασία Δεδομένων (ΕΕ) 2016/679 (εφεξής «ΓΚΠΔ»). Η επεξεργασία προσωπικών δεδομένων λαμβάνει χώρα σύμφωνα με τις προβλέψεις της ισχύουσας εθνικής και ενωσιακής νομοθεσίας προστασίας προσωπικών δεδομένων και ειδικότερα του Κανονισμού (ΕΕ) 2016/679 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου (Γενικός Κανονισμός Προστασίας Δεδομένων, εφεξής «ΓΚΠΔ») και του ν. 4624/2019, καθώς επίσης των πράξεων (Αποφάσεις, Οδηγίες και Γνωμοδοτήσεις) της Αρχής Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα (εφεξής «η Αρχή») και του Ευρωπαϊκού Συμβουλίου Προστασίας Δεδομένων (εφεξής συνολικά ως «Υφιστάμενη Νομοθεσία»). Τα μέρη, οφείλουν να καθορίζουν με διαφανή τρόπο τους ρόλους, τις σχέσεις και τις αντίστοιχες υποχρεώσεις τους στο πλαίσιο της συμμόρφωσής τους με τις υποχρεώσεις που απορρέουν από την Υφιστάμενη Νομοθεσία. 1. Ορισμοί Στο πλαίσιο παροχής των ελεγκτικών υπηρεσιών, ο Ανάδοχος επεξεργάζεται προσωπικά δεδομένα με την ιδιότητά του ως «Υπεύθυνος Επεξεργασίας». Η σχετική επεξεργασία γίνεται στο πλαίσιο του κύριου εταιρικού σκοπού (εκπλήρωση της υπηρεσίας) και ο Ανάδοχος ορίζει τα μέσα και τον σκοπό της επεξεργασίας των προσωπικών δεδομένων, ενώ παράλληλα φέρει όλες τις υποχρεώσεις που επιβάλλονται από την Υφιστάμενη Νομοθεσία. Η Αναθέτουσα Αρχή διαβιβάζει τα ανωτέρω προσωπικά δεδομένα στον Ανάδοχο στο πλαίσιο της εκτέλεσης της Σύμβασης και ενεργεί και ευθύνεται ως Υπεύθυνος Επεξεργασίας για αυτά τα δεδομένα, μέχρι τη στιγμή παράδοσής τους στον Ανάδοχο. Ο Ανάδοχος, από την παραλαβή των εν λόγω δεδομένων μέχρι την παράδοση της έκθεσης ελέγχου , στο πλαίσιο εκτέλεσης της Σύμβασης, ενεργεί και ευθύνεται ως Υπεύθυνος Επεξεργασίας. Σύμφωνα με τον ΓΚΠΔ και την Υφιστάμενη Νομοθεσία και για τις ανάγκες της παρούσας, ισχύουν όλοι οι ορισμοί που προβλέπονται από το ΓΚΠΔ. «Δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα»: κάθε πληροφορία που αφορά ταυτοποιημένο ή ταυτοποιήσιμο φυσικό πρόσωπο. «Ευαίσθητα προσωπικά δεδομένα»: τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που αποκαλύπτουν τη φυλετική ή εθνοτική καταγωγή, τα πολιτικά φρονήματα, τις θρησκευτικές ή φιλοσοφικές πεποιθήσεις ή τη συμμετοχή σε συνδικαλιστική οργάνωση, καθώς και η επεξεργασία γενετικών δεδομένων, βιομετρικών δεδομένων με σκοπό την αδιαμφισβήτητη ταυτοποίηση προσώπου, δεδομένα που αφορούν στην υγεία ή δεδομένα που αφορούν στη σεξουαλική ζωή φυσικού προσώπου ή τον γενετήσιο προσανατολισμό. «Υποκείμενο των δεδομένων»: το φυσικό πρόσωπο , η ταυτότητα του οποίου είναι γνωστή ή μπορεί να εξακριβωθεί, άμεσα ή έμμεσα, ιδίως μέσω αναφοράς σε αναγνωριστικό στοιχείο ταυτότητας, όπως όνομα, σε αριθμό ταυτότητας, σε δεδομένα θέσης, σε επιγραμμικό αναγνωριστικό ταυτότητας ή σε έναν ή περισσότερους παράγοντες που προσιδιάζουν στη σωματική, φυσιολογική, γενετική, ψυχολογική, οικονομική, πολιτιστική ή κοινωνική ταυτότητα του εν λόγω φυσικού προσώπου, «Επεξεργασία»: κάθε πράξη ή σειρά πράξεων που πραγματοποιείται με ή χωρίς τη χρήση αυτοματοποιημένων μέσων, σε δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα ή σε σύνολα δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, όπως η συλλογή, η καταχώριση, η οργάνωση, η διάρθρωση, η αποθήκευση, η προσαρμογή ή η μεταβολή, η ανάκτηση, η αναζήτηση πληροφοριών, η χρήση, η

-- 11 of 16 --

Σελίδα 12 από 16 κοινολόγηση με διαβίβαση, η διάδοση ή κάθε άλλη μορφή διάθεσης, η συσχέτιση ή ο συνδυασμός, ο περιορισμός, η διαγραφή ή η καταστροφή, «Υπεύθυνος Επεξεργασίας»: το φυσικό ή νομικό πρόσωπο, η δημόσια αρχή, η υπηρεσία ή άλλος φορέας που, μόνα ή από κοινού με άλλα, καθορίζουν τους σκοπούς και τον τρόπο της επεξεργασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, «Εκτελών την Επεξεργασία»: το φυσικό ή νομικό πρόσωπο, η δημόσια αρχή, η υπηρεσία ή άλλος φορέας που επεξεργάζεται δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα για λογαριασμό του υπευθύνου της επεξεργασίας, «Υπεργολάβος (επεξεργασίας)» ή «Τρίτος εκτελών την επεξεργασία»: το φυσικό ή νομικό πρόσωπο στο οποίο ανατίθεται από ή για λογαριασμό του Εκτελούντα την Επεξεργασία να επεξεργάζεται προσωπικά δεδομένα για λογαριασμό του Υπεύθυνου Επεξεργασίας ή των από κοινού Υπευθύνων Επεξεργασίας, «Παραβίαση δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα»: η παραβίαση της ασφάλειας που οδηγεί σε τυχαία ή παράνομη καταστροφή, απώλεια, μεταβολή, άνευ άδειας κοινολόγηση ή πρόσβαση δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που διαβιβάστηκαν, αποθηκεύτηκαν ή υποβλήθηκαν κατ' άλλο τρόπο σε επεξεργασία. 2. Εμπιστευτικές πληροφορίες – Εχεμύθεια 2.1 Στο πλαίσιο εκτέλεσης των υποχρεώσεών του, ο Ανάδοχος ενδέχεται να λαμβάνει γνώση δεδομένων, πληροφοριών και υλικού που σχετίζονται με την επιχειρηματική δραστηριότητα, τους οφειλέτες, τα στοιχεία των οφειλών, τις εσωτερικές πολιτικές, τα συστήματα ή τις υποθέσεις τόσο του ίδιου του Δήμου όσο και αντίστοιχα Προμηθευτών ή/και Συνεργατών του (εφεξής «Εμπιστευτικές Πληροφορίες»). Δεν θεωρούνται ως «Εμπιστευτικές» εκείνες οι πληροφορίες που έχουν ήδη δημοσιοποιηθεί στο κοινό με πρωτοβουλία του Δήμου κατά τον χρόνο που ο Ανάδοχος αποκτά πρόσβαση σε αυτές. 2.2 Ο Ανάδοχος κατά την πρόσβαση, χρήση και επεξεργασία Εμπιστευτικών Πληροφοριώνθα πρέπει να συμμορφώνεται με τις εκάστοτε τελούσες εν ισχύ πολιτικές, διαδικασίες,οδηγίες και πρότυπα του Δήμου. 2.3 Ο Ανάδοχος αναγνωρίζει την υποχρέωση να τηρεί μυστική κάθε πληροφορία, γραπτή ή προφορική, που περιέρχεται εις γνώση του κατά τη διάρκεια της παροχής των υπηρεσιών του προς το Δήμο ή εξ αφορμής αυτών, με οποιονδήποτε τρόπο ή μέσο, μέσωτης λήψης των κατάλληλων μέτρων διαβάθμισης και διαχείρισης (πρόσβαση, φύλαξη, διακίνηση και καταστροφή) προκειμένου να διασφαλίζει την εμπιστευτικότητά της, και να μην αποκαλύπτει αυτήν σε τρίτα μέρη εκτός αν ο Δήμος έχει προηγουμένως δώσει ρητά και εγγράφως την συγκατάθεσή του. 2.4 Ο Ανάδοχος θα πρέπει να λαμβάνει υπόψη ότι οι παρεχόμενες πληροφορίες είναι δι΄ ιδίαν μόνο χρήση με σκοπό την παροχή των συμφωνηθεισών υπηρεσιών και την εκτέλεση των συμβατικών του υποχρεώσεων, η δε περαιτέρω διάδοσή τους σε τρίτους ή συνεργάτες θα περιορίζεται αυστηρά σε εκείνους που είναι άκρως απαραίτητο να έχουν γνώση αυτών. Οφείλει να διασφαλίζει δε ότι κάθε μέλος του προσωπικού του το οποίο θα παρέχει υπηρεσίες, θα δεσμεύεται να τηρεί τις ίδιες υποχρεώσεις εμπιστευτικότητας που ορίζονται στο παρόν συμφωνητικό. 2.5 Σε περίπτωση που ζητηθεί από τον Ανάδοχο, βάσει νομοθετικής διάταξης, κανονισμούή δικαστικής εντολής, να αποκαλύψει οποιαδήποτε από τις παρεχόμενες πληροφορίες, αναλαμβάνει την υποχρέωση να ειδοποιήσει αμέσως τον Δήμο προτού προβεί στην

-- 12 of 16 --

Σελίδα 13 από 16 αποκάλυψη. Οφείλει δε να γνωστοποιήσει στην εκάστοτε αρχή ή φορέα μόνο εκείνες τις πληροφορίες του Δήμου που απαιτούνται για την συμμόρφωσή του στην νομοθετική ή δικαστική επιταγή. 2.6 Ο Ανάδοχος θα πρέπει να γνωστοποιεί αμελλητί και εγγράφως στο Δήμο οποιοδήποτε τυχόν περιστατικό ασφαλείας υποπέσει στην αντίληψή του. 3. Προσωπικά δεδομένα – Προστασία 3.1 Στο πλαίσιο εκτέλεσης των υποχρεώσεών του, ο Ανάδοχος ως εκτελών της επεξεργασία θα συλλέγει και περαιτέρω επεξεργάζεται, στο βαθμό που αυτό κρίνεται απαραίτητο, δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα πολιτών, εργαζομένων, προμηθευτών- συνεργατών, αιρετών, όπως αυτά ορίζονται στις διατάξεις της Ελληνικής και Ευρωπαϊκής Νομοθεσίας, για λογαριασμό του Δήμου. Ενδεικτικά, στοιχεία ταυτότητας (όπως όνομα, επώνυμο, έτος γέννησης), δεδομένα επαφής (όπως διεύθυνση, τηλέφωνο, email), οικονομικά δεδομένα (όπως αριθμός λογαριασμού τραπέζης, αριθμοί μητρώων ασφαλιστικών ταμείων), δεδομένα εκπαίδευσης και εργασίας (όπως τίτλος σπουδών), δεδομένα υγείας, δεδομένα που αφορούν σε ποινικές καταδίκες και κυρώσεις. 3.2 Ο Ανάδοχος επιβεβαιώνει ότι γνωρίζει τις ισχύουσες νομικές διατάξεις σχετικά με την προστασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα καθώς και τις αρχές σύννομης επεξεργασίας αυτών. 3.3 Ο Ανάδοχος, ως «Εκτελών την επεξεργασία», δεσμεύεται να: α. επεξεργάζεται τα προσωπικά δεδομένα αποκλειστικά στο πλαίσιο της Σύμβασης και στο βαθμό που απαιτείται για την υλοποίηση των σκοπών αυτής και σύμφωνα με τις οδηγίες του Δήμου («Υπεύθυνος Επεξεργασίας»). Σε περίπτωση που λάβει προσωπικά δεδομένα που δεν είναι απολύτως αναγκαία για την εκτέλεση της υπηρεσίας οφείλει να ενημερώσει σχετικά το Δήμο και να ενεργήσει υπό τις εντολές του (να επιστρέψει, διαγράψει ή καταστρέψει τα δεδομένα). Σε περίπτωση που, βάσει της σχετικής νομοθεσίας, είναι υποχρεωμένος να προβεί σε πρόσθετη επεξεργασία πέραν της συμφωνημένης, οφείλει να ενημερώσει πριν την πράξη το Δήμο. β. διασφαλίζει ότι τα πρόσωπα που είναι εξουσιοδοτημένα να επεξεργάζονται τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα έχουν αναλάβει δέσμευση τήρησης εμπιστευτικότητας ή τελούν υπό τη δέουσα κανονιστική υποχρέωση τήρησης εμπιστευτικότητας και είναι επαρκώς εκπαιδευμένα και εποπτευόμενα όσον αφορά την εκπλήρωση των απαιτήσεων προστασίας προσωπικών δεδομένων, γ. προσλαμβάνει άλλον εκτελούντα την επεξεργασία μόνο κατόπιν σχετικής έγγραφης άδειας του Δήμου. Στην περίπτωση αυτή, ο άλλος εκτελών αναλαμβάνει τις ίδιες υποχρεώσεις όσον αφορά την προστασία των δεδομένων που προβλέπονται στο παρόν και, εφόσον αδυνατεί να ανταποκριθεί στις υποχρεώσεις του, ο Ανάδοχος (αρχικός εκτελών) παραμένει πλήρως υπόλογος έναντι του Δήμου για την εκπλήρωση τωνυποχρεώσεων του άλλου εκτελούντος την επεξεργασία,

-- 13 of 16 --

Σελίδα 14 από 16 δ. επικουρεί το Δήμο με τα κατάλληλα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα, στον βαθμό πουαυτό είναι δυνατό, για την εκπλήρωση της υποχρέωσης του Υπευθύνου Επεξεργασίας να απαντά σε αιτήματα για άσκηση των προβλεπόμενων στον ΓΚΠΔ δικαιωμάτων του υποκειμένου των δεδομένων, ε. συνδράμει το Δήμο στη διασφάλιση της συμμόρφωσης προς τις υποχρεώσεις που απορρέουν από τα άρθρα 32 έως 35 του ΓΚΠΔ, λαμβάνοντας υπόψη τη φύση της επεξεργασίας και τις πληροφορίες που διαθέτει, στ. κατ’ επιλογή του Δήμου, διαγράφει ή επιστρέφει όλα τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα στον Υπεύθυνο Επεξεργασίας μετά το πέρας της παροχής υπηρεσιών επεξεργασίας ή ανά πάσα στιγμή, κατόπιν αιτήματος του Υπευθύνου Επεξεργασίας, και διαγράφει τα υφιστάμενα αντίγραφα, εκτός εάν απαιτείται η αποθήκευσή τους. Όλα τα διατηρούμενα δεδομένα θα διατηρούνται ως εμπιστευτικά και θα διασφαλίζονται όπως προβλέπεται στο ΓΚΠΔ. ζ. θέτει στη διάθεση του Δήμου κάθε απαραίτητη πληροφορία προς απόδειξη της συμμόρφωσης προς τις υποχρεώσεις του και επιτρέπει και διευκολύνει τους ελέγχους, περιλαμβανομένων των επιθεωρήσεων, που διενεργούνται από τον Υπεύθυνο Επεξεργασίας ή από άλλον ελεγκτή εντεταλμένο από εκείνον. Ο Ανάδοχος ενημερώνει αμέσως το Δήμο εάν κατά την άποψή του, κάποια εντολή παραβιάζει το ΓΚΠΔ ή άλλες ενωσιακές ή εθνικές διατάξεις περί προστασίας δεδομένων. η. τηρεί ενημερωμένο αρχείο όλων των κατηγοριών δραστηριοτήτων επεξεργασίας κατ’ άρθρο 30 παρ. 2, 5 του ΓΚΠΔ. 3.4 Οποιαδήποτε επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα πραγματοποιείται αποκλειστικά εντός των εδαφικών ορίων της Ευρωπαϊκής Ένωσης. Για οποιαδήποτε διαβίβαση δεδομένων προς τρίτη χώρα ή διεθνή οργανισμό απαιτείται προηγούμενη ενημέρωση και παροχή γραπτής συναίνεσης του Δήμου. Η εν λόγω διαβίβαση υπόκειται σε συμμόρφωση με τις ειδικές απαιτήσεις που αφορούν τη διαβίβαση δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα σε χώρες εκτός της Ευρωπαϊκής Ένωσης, δυνάμει της ισχύουσας νομοθεσίας. 3.5 Εάν είναι νομικά υποχρεωμένος να το πράξει, ο Ανάδοχος διορίζει βάσει των επαγγελματικών του προσόντων και ιδίως βάσει της εμπειρογνωσίας που διαθέτει στον τομέα του δικαίου και των πρακτικών περί προστασίας δεδομένων, ένα επαγγελματικά αξιόπιστο άτομο ως εξουσιοδοτημένο Υπεύθυνο Προστασίας Δεδομένων και ενημερώνει αμέσως τον Δήμο για τα στοιχεία επικοινωνίας αυτού. Σε περίπτωση όπου δεν οριστεί Υπεύθυνος Προστασίας Δεδομένων, ο Εκτελών την επεξεργασία οφείλει να αιτιολογήσει την παράλειψη αυτή. 3.6 Σε περίπτωση που ο Ανάδοχος καθορίσει κατά το δοκούν, κατά παράβαση του παρόντος και του ΓΚΠΔ, τους σκοπούς και τα μέσα επεξεργασίας, θεωρείται υπεύθυνοςεπεξεργασίας σε σχέση με τη συγκεκριμένη επεξεργασία και φέρει ευθύνη υπό την ιδιότητα αυτή. 4 .Τεχνικά και οργανωτικά μέτρα

-- 14 of 16 --

Σελίδα 15 από 16 4.1 Αμφότερα τα μέρη, λαμβάνοντας υπόψη τις τελευταίες εξελίξεις, το κόστος εφαρμογήςκαι τη φύση, το πεδίο εφαρμογής, το πλαίσιο και τους σκοπούς της επεξεργασίας, τουςκινδύνους που απορρέουν για τα δικαιώματα και τις ελευθερίες των φυσικών προσώπων από την επεξεργασία, ιδίως από τυχαία ή παράνομη καταστροφή, απώλεια, αλλοίωση, άνευ αδείας κοινολόγηση ή προσπέλαση δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που διαβιβάστηκαν, αποθηκεύτηκαν ή υποβλήθηκαν κατ' άλλο τρόπο σε επεξεργασία, οφείλουν να λαμβάνουν τα κατάλληλα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα προκειμένου να διασφαλίζεται το κατάλληλο επίπεδο ασφάλειας έναντι των κινδύνων,περιλαμβανομένων, μεταξύ άλλων, κατά περίπτωση: 1. της ψευδωνυμοποίησης και της κρυπτογράφησης δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, 2. της δυνατότητας διασφάλισης της εμπιστευτικότητας, της ακεραιότητας, της διαθεσιμότητας και της αξιοπιστίας των συστημάτων και των υπηρεσιών επεξεργασίας σε συνεχή βάση, 3. της δυνατότητας αποκατάστασης της διαθεσιμότητας και της πρόσβασης σε δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα σε εύθετο χρόνο σε περίπτωση φυσικού ή τεχνικού συμβάντος, 4. διαδικασίας για την τακτική δοκιμή, εκτίμηση και αξιολόγηση της αποτελεσματικότητας των τεχνικών και των οργανωτικών μέτρων για τη διασφάλιση της ασφάλειας της επεξεργασίας. 4.1 Ο Ανάδοχος εξασφαλίζει ότι τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα τα οποία επεξεργάζεται για λογαριασμό του Δήμου, διατηρούνται αυστηρά ξεχωριστά από οποιαδήποτε άλλα δεδομένα. Αντίγραφα ή διπλότυπα δεν δημιουργούνται χωρίς τη γνώση της Αναθέτουσας Αρχής. 4.2 Τα ειδικά μέσα επεξεργασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα τα οποία προέρχονται από τον Υπεύθυνο Επεξεργασίας ή χρησιμοποιούνται για αυτόν, οφείλουν να επισημαίνονται και να υπόκεινται σε συνεχή επιτήρηση και έλεγχο. Περαιτέρω, καθίσταται αναγκαίο να αποθηκεύονται τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα με κατάλληλα μέσα ανά πάσα στιγμή και να μην είναι προσιτά σε μη εξουσιοδοτημένα άτομα. 4.3 Ως προς τη διαδικασία χορήγησης απομακρυσμένης πρόσβασης σε συστήματα του Δήμου, αυτή πρέπει να πραγματοποιείται αποκλειστικά μέσω ασφαλούς σύνδεσης, όπως μέσω Εικονικού Ιδιωτικού Δικτύου (VPN), ακολουθώντας σχετική Πολιτική του Δήμου που διασφαλίζει την ασφάλεια και ακεραιότητα του δικτύου και των δεδομένων. Ο Ανάδοχος υποχρεούται να διαφυλάξει το απόρρητο και να μην αποκαλύψει το όνομα χρήστη και τον κωδικό πρόσβασης με τα οποία αποκτά πρόσβαση σε αυτά. 4.4 Η επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα σε ιδιωτική κατοικία επιτρέπεται μόνο με την προηγούμενη γραπτή συγκατάθεση του Δήμου. Σε τέτοια περίπτωση ο Ανάδοχος οφείλει να διασφαλίσει ότι διατηρείται το επαρκές επίπεδο προστασίας και ασφάλειας των δεδομένων, καθώς και ότι τα εποπτικά δικαιώματα της Αναθέτουσας Αρχής, όπως αυτά καθορίζονται στην παρούσα σύμβαση, μπορούν επίσης να ασκηθούν χωρίς περιορισμούς στην ιδιωτική κατοικία. Η τυχόν περαιτέρω επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα σε ιδιωτικές συσκευές δεν επιτρέπεται σε καμία περίπτωση. 4.5 Σε περίπτωση που τα μέτρα ασφαλείας τα οποία εφαρμόζει ο Δήμος δεν επαρκούν ή δεν είναι πλέον επαρκή, ο Ανάδοχος τον ενημερώνει αμέσως. Αντίστοιχα, ο Δήμος ενημερώνει αμέσως τον Ανάδοχο εάν διαπιστώσει τυχόν σφάλματα ή παρατυπίες κατάτην εξέταση των

-- 15 of 16 --

Σελίδα 16 από 16 αποτελεσμάτων της επεξεργασίας, έχει δε το δικαίωμα να ζητήσει τη λήψη πρόσθετων μέτρων ασφαλείας τα οποία θα συμφωνηθούν μεταξύ των μερών. 4.6 Ο Ανάδοχος ενημερώνει αμέσως τον Δήμο για τυχόν παραβιάσεις των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, ακολουθώντας τις καταγεγραμμένες διαδικασίες διαχείρισης συμβάντων. Αντίστοιχα, θα πρέπει επίσης να αναφέρονται τυχόν δικαιολογημένες υπόνοιες περιστατικών. 5. Λήξη ή Λύση της Συνεργασίας 5.1 Σε περίπτωση λήξης ή λύσης της συνεργασίας με πρωτοβουλία οποιουδήποτε εκ των συμβαλλομένων μερών, ο Ανάδοχος αναγνωρίζει ότι δεν έχει πλέον δικαίωμα επεξεργασίας των πληροφοριών που του δόθηκαν, εκτός αν ορίζεται διαφορετικά από το νόμο, ούτε και διατηρεί δικαίωμα πρόσβασης στα φυσικά και ηλεκτρονικά αρχεία του Δήμου. Τυχόν ηλεκτρονικά αρχεία ή έγγραφα που βρίσκονται στην κατοχή του μετά τη λήξη της συνεργασίας θα πρέπει να επιστραφούν στο Δήμο, ενώ με ευθύνη του διοικητικά υπεύθυνου, θα πρέπει να απενεργοποιηθούν - καταργηθούν οι λογαριασμοί πρόσβασης και οι εξουσιοδοτήσεις σε πληροφοριακά συστήματα, εφαρμογές και τερματικά. 5.2 Ο Ανάδοχος αποδέχεται και έχει πλήρως κατανοήσει ότι η μη τήρηση των ανωτέρω υποχρεώσεων μπορεί να επισύρει νομικές διώξεις και κυρώσεις εναντίον του. Η σκόπιμη δε, και μη εξουσιοδοτημένη αποκάλυψη εκ μέρους του πληροφοριών, ιδίως εμπιστευτικών, αποτελεί καταστρατήγηση της Πολιτικής Ασφάλειας του Δήμου και λόγο για ενδεχόμενη κήρυξη του Αναδόχου ως εκπτώτου. ΟΙ ΣΥΜΒΑΛΛΟΜΕΝΟΙ 1) Για τον Δήμο Ξάνθης Ο Αντιδήμαρχος Σιαμπάν Χ. Μπαντάκ 2) Η Ανάδοχος Παρασκευή Φανίδου

-- 16 of 16 --