Υπηρεσία συντήρησης HRMS (Πρόγραμμα διαχείρισης προσωπικού) για το χρονικό διάστημα από 01-05-2023 έως 30-4-2024

1 ΕΛΛΗΝΙΚΗ ΔΗΜΟΚΡΑΤΙΑ ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟ ΙΩΑΝΝΙΝΩΝ Σ Υ Μ Β Α Σ H Σ30/2023 Στα Ιωάννινα σήμερα την 25/04/2023 οι παρακάτω συμβαλλόμενοι: • το Ν.Π.Δ.Δ. με την επωνυμία «Πανεπιστήμιο Ιωαννίνων», το οποίο εδρεύει στα Ιωάννινα (Πανεπιστημιούπολη Ιωαννίνων), με ΑΦΜ 090029284, και εκπροσωπείται νόμιμα για την υπογραφή της παρούσας από την Πρύτανη του Πανεπιστημίου Ιωαννίνων καθ. κ. Άννα Μπατιστάτου, και • ο οικονομικός φορέας με την επωνυμία 01 SOLUTIONS HELLAS ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΚΗΣ ΚΑΙ ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΩΝ ΕΤΑΙΡΕΙΑ ΠΕΡΙΟΡΙΣΜΕΝΗΣ ΕΥΘΥΝΗΣ, τον διακριτικό τίτλο 01 SOLUTIONS HELLAS ΕΠΕ με ΑΦΜ 800375334, Δ.Ο.Υ. ΧΟΛΑΡΓΟΥ (στο εξής καλούμενη «Προμηθευτής»), που εδρεύει στον ΡΙΖΑΡΕΙΟΥ 18 ΧΑΛΑΝΔΡΙ 15233, τηλ. 215.5500880, νομίμως εκπροσωπούμενος από τον κο ΘΕΟΔΩΡΟ ΝΤΟΒΑ ΤΟΥ ΝΙΚΟΛΑΟΥ με ΑΔΤ ΑΙ 535263, Έχοντας υπόψη: 1. Το πρωτογενές αίτημα (23REQ012135983) 2. Το εγκεκριμένο αίτημα (23REQ012179024) 3. Την Απόφαση Πρύτανη του Πανεπιστημίου Ιωαννίνων αρ. πρωτ.11169/15.02.2023 4. την υπ΄ αριθμ 14446/29.03.2023 (23PROC012426288) πρόσκληση και τα λοιπά έγγραφα της σύμβασης που συνέταξε η Αναθέτουσα Αρχή για κατάθεση προσφοράς για την «Υπηρεσία συντήρησης HRMS (Πρόγραμμα διαχείρισης προσωπικού) για το χρονικό διάστημα από 01-05-2023 έως 30-4-2024 », CPV: 72253200-5, συνολικού προϋπολογισμού ως εξής: - Οικονομικό έτος 2023 (01-05-2023 έως 31-12-2023: (5.786,67€) με ΦΠΑ 24%. - Οικονομικό έτος 2024 (01-01-2024 έως 30-04-2024: (2.893,33€) με ΦΠΑ 24%. 5. την προσφορά του αναδόχου 6. την Απόφαση Πρύτανη του Πανεπιστημίου Ιωαννίνων αρ. πρωτ.14872/7-4- 2023 (23AWRD012492551) Συμφώνησαν και έκαναν αμοιβαία αποδεκτά τα ακόλουθα :

-- 1 of 7 --

2 Άρθρο 1 Αντικείμενο Αντικείμενο της παρούσας σύμβασης είναι «Σύμβαση Συντήρησης/Υποστήριξης Πληροφοριακού Συστήματος Διαχείρισης Προσωπικού HRMS για το χρονικό διάστημα από 01-05-2023 έως 30-04-2024», CPV: 72253200-5 σύμφωνα με τους όρους και τις προδιαγραφές της Πρόσκλησης 14446/29.03.2023 (23PROC012426288) και των ΠΑΡΑΡΤΗΜΑΤΩΝ της. Η παροχή υπηρεσίας θα πραγματοποιηθεί σύμφωνα με τους όρους που περιέχονται στα έγγραφα της σύμβασης, στην απόφαση κατακύρωσης και την προσφορά του Αναδόχου. Αναλυτικότερα: Χρόνος Ανταπόκρισης: Οι υπό κανονικές συνθήκες εγγυώμενοι χρόνοι ανταπόκρισης είναι οι ακόλουθοι: 2α) Περίοδος ανταπόκρισης σε κλήσεις: από τις 8:00 το πρωί έως τις 16:00 και από Δευτέρα έως και Παρασκευή (εκτός αργιών).β) Χρόνος ανταπόκρισης αν απαιτείται επιτόπια παρέμβαση τεχνικού: εντός δύο (2)ημερών μετά την ειδοποίηση, Όροι Συντήρησης: Α) Η συντήρηση και υποστήριξη του Πληροφοριακού Συστήματος Διαχείρισης Προσωπικού HRMS του Πανεπιστημίου Ιωαννίνων και των Υποσυστημάτων εξασφαλίζεται από τον Προμηθευτή, στο πλαίσιο του παρόντος συμβολαίου συντήρησης υπό τους εξής όρους και προϋποθέσεις:•Μετατροπές του Πληροφοριακού Συστήματος Διαχείρισης Προσωπικού HRMS και των Υποσυστημάτων αυτού Λαμβάνοντας υπόψη αλλαγές που δεν μπορούν να προβλεφθούν, όπως αλλαγές που μπορούν να προκύψουν στη νομοθεσία, καθώς και εξειδικευμένες ανάγκες που μπορούν να προκύψουν από το Πανεπιστήμιο Ιωαννίνων και οι οποίες δεν θα ξεπερνούν τις20 ώρες υλοποίησης από εξειδικευμένο προσωπικό του Προμηθευτή, ο Προμηθευτής θα προβεί σε όλες τις απαραίτητες μετατροπές του εν λόγω Συστήματος για την προσαρμογή του στις νέες απαιτήσεις. •Νέες εκδόσεις του Πληροφοριακού Συστήματος και των Υποσυστημάτων αυτού Διαχείρισης Προσωπικού HRMS. Η διάθεση των νέων εκδόσεων γίνεται δωρεάν στο πλαίσιο της παρούσης σύμβασης. Η κυκλοφορία νέων εκδόσεων ανακοινώνεται στον χρήστη, ο οποίος μπορεί εν συνεχεία να επιλέξει ή όχι την εγκατάσταση της νέας έκδοσης. Αν η νέα έκδοση έχει αυξημένες απαιτήσεις από πλευράς εξοπλισμού, ο Προμηθευτής ενημερώνει σχετικά το Πανεπιστήμιο, προκειμένου αυτό να προβεί στις κατάλληλες ενέργειες. Το κόστος επεκτάσεων ή αναβάθμισης του εξοπλισμού δεν καλύπτεται από την παρούσα σύμβαση. Τα στοιχεία αυτά τίθενται υπόψη του χρήστη, ο οποίος αποφασίζει αν θα προβεί στην εγκατάσταση του νέου προϊόντος. •Υποστήριξη Βλαβών Το Πανεπιστήμιο απευθύνεται τηλεφωνικά ή δικτύου στον Προμηθευτή παρέχοντας όλα τα στοιχεία που γνωρίζει, τα οποία θα επιτρέψουν στον τεχνικό να προσδιορίσει τις αιτίες της βλάβης. Αν τα δεδομένα αυτά επιτρέπουν τον εντοπισμό της βλάβης, ο Προμηθευτής: α) προσπαθεί να αποκαταστήσει τη βλάβη ή να την απομονώσει, έτσι ώστε να επιτρέψει στο χρήστη να λειτουργήσει, β) ενημερώνει το χρήστη με τις ενέργειες που πρέπει να εκτελέσει. Το Πανεπιστήμιο εφ’ όσον η αποκατάσταση είναι σχετικά εύκολη, την κάνει μόνο του, σύμφωνα με τις οδηγίες. Αν η διαδικασία αποκατάστασης από τηλεφώνου δεν επέτρεψε τη διάγνωση της βλάβης ή την

-- 2 of 7 --

3 αποκατάστασή της, ο Προμηθευτής αποστέλλει τεχνικό στην εγκατάσταση του χρήστη: α) για να κάνει τις απαραίτητες δοκιμές που θα επιτρέψουν μια σωστή διάγνωση, και β) για να διορθώσει το λάθος ή να εγκαταστήσει μια διαδικασία παράκαμψης της βλάβης που θα επιτρέψει στο χρήστη να λειτουργήσει έστω και με μειωμένες δυνατότητες, μέχρι την πλήρη αποκατάσταση της βλάβης που προέκυψε. Σε περιπτώσεις βλάβης από εξωγενείς αιτίες, οι οποίες επηρεάζουν τη λειτουργία της εφαρμογής, ο Προμηθευτής δε φέρει ευθύνη αποκατάστασης αυτής. Για το σύνολο των παραπάνω υπηρεσιών συντήρησης –υποστήριξης για το Πληροφοριακό Σύστημα Διαχείρισης Προσωπικού HRMS και των Υποσυστημάτων αυτού ,οι υπηρεσίες που καλύπτει η παρούσα σύμβαση αφορούν σύνολο έως 50 ωρών απασχόλησης τεχνικού ετησίως. Σε περίπτωση πρόσθετων αναγκών συντήρησης –υποστήριξης, η παροχή των σχετικών υπηρεσιών θα υπόκειται σε χρέωση με τιμή / ώρα απασχόλησης τεχνικού 60€ πλέον ΦΠΑ και θα απαιτείται έγκριση του Πανεπιστημίου πριν την παροχή της υπηρεσίας για κάθε περιστατικό συντήρησης -υποστήριξης. Υποχρεώσεις του Χρήστη: Το Πανεπιστήμιο είναι υποχρεωμένο να σέβεται τις συνθήκες χρησιμοποίησης του λογισμικού που ορίζει ο Προμηθευτής. Το Πανεπιστήμιο αναλαμβάνει να επιτρέπει τον υπεύθυνο ή αντιπρόσωπο του Προμηθευτή που έρχεται να εκτελέσει εργασίες υποστήριξης, να έχει πρόσβαση στο χώρο εγκατάστασης του Προγράμματος και αυτό ακόμα και σε μη εργάσιμες ώρες. Το Πανεπιστήμιο διατηρεί ημερολόγιο στο οποίο αναγράφονται όλες οι δυσλειτουργίες και ανωμαλίες που παρατηρήθηκαν, με σημείωση της ημέρας και ώρας που διαπιστώθηκαν, καθώς και όλες τις τεχνικές πληροφορίες που θα επιτρέψουν τη διάγνωση της αιτίας της βλάβης. Το ημερολόγιο αυτό θα είναι στη διάθεση του Προμηθευτή. Το Πανεπιστήμιο ενημερώνει τον Προμηθευτή ευθύς μόλις αντιληφθεί κάποια ανωμαλία στη λειτουργία. Υποχρέωση Εχεμύθειας και Εμπιστευτικότητας: Αμφότεροι οι συμβαλλόμενοι υποχρεούνται, τόσο κατά τη διάρκεια ισχύος της παρούσας σύμβασης, όσο και για διάστημα δύο (2) ετών μετά τη λήξη ή καταγγελία της, να χρησιμοποιούν τα στοιχεία και τις πληροφορίες που θα τους γνωστοποιηθούν ή που θα περιέλθουν σε γνώση τους στα πλαίσια της υπό την παρούσα σύμβαση συνεργασίας τους, μόνο για το σκοπό εκπλήρωσης των υποχρεώσεών τους που απορρέουν από την παρούσα σύμβαση και να μη τα γνωστοποιούν παρά μόνο σε πρόσωπα που εμπλέκονται άμεσα στην εκπλήρωση των ανωτέρω υποχρεώσεων και είναι απαραίτητο να γνωρίζουν τα εν λόγω στοιχεία. Το Πανεπιστήμιο κατά τη συνεργασία του με άλλες Εταιρείες ή φυσικά πρόσωπα δεσμεύεται να μη χορηγεί σε αυτούς πληροφορίες βασισμένες στην τεχνογνωσία του Προμηθευτή ή εμπιστευτικά στοιχεία της επιχειρηματικής δραστηριότητας του Προμηθευτή. Άρθρο 2 Χρηματοδότηση σύμβασης Φορέας χρηματοδότησης της παρούσας σύμβασης είναι το Πανεπιστήμιο Ιωαννίνων. Η δαπάνη για την εν λόγω σύμβαση βαρύνει τον Κ.Α. 0426 του τακτικού προϋπολογισμού 2023 & 2024 του Πανεπιστημίου Ιωαννίνων. Για την παρούσα διαδικασία έχει εκδοθεί η απόφαση με αρ. πρωτ. 11169/22.02.2023 (ΑΔΑ: 9Ω2Α469Β7Η-ΠΝ2) για την ανάληψη υποχρέωσης για το οικονομικό έτος 2023 και το οικονομικό έτος 2024.

-- 3 of 7 --

4 Άρθρο 3 Διάρκεια σύμβασης Η διάρκεια της συμβάσεως αυτής, ορίζεται για το χρονικό διάστημα από 01-05-2023 έως και 30-04-2024. Άρθρο 4 Χρόνος Παραλαβή αντικειμένου-Χρόνος και τρόπος παροχής υπηρεσιών Ο Ανάδοχος υποχρεούται να παρέχει τις υπηρεσίες του στην αρμόδια υπηρεσία του Πανεπιστημίου Ιωαννίνων κατά το χρονικό διάστημα από 01-05-2023 έως και 30-04- 2024 σύμφωνα με τους όρους που περιγράφονται στη πρόσκληση. H παραλαβή των παρεχόμενων υπηρεσιών γίνεται από επιτροπές, οι οποίες συγκροτούνται σύμφωνα με το άρθρο 221 του Ν.4412/16. Κατά τη διαδικασία παραλαβής διενεργείται ο απαιτούμενος έλεγχος, σύμφωνα με τα οριζόμενα στη σύμβαση και το άρθρο 219 του Ν.4412/16. Άρθρο 5 Αμοιβή – Τρόπος πληρωμής Το συνολικό συμβατικό τίμημα ανέρχεται στο ποσό των 7.000,00€ χωρίς ΦΠΑ 24% ή σε 8.680,00€ συμπεριλαμβανομένου ΦΠΑ 24%. H πληρωμή θα γίνεται σε δύο (2) ισόποσες δόσεις στο τέλος κάθε εξαμήνου για τις υπηρεσίες που έχουν παρασχεθεί μετά την παραλαβή, μέχρι την εξόφληση 100% της συμβατικής αξίας. Η πληρωμή του συμβατικού τιμήματος θα γίνεται με την προσκόμιση των νόμιμων παραστατικών και δικαιολογητικών που προβλέπονται από τις διατάξεις του άρθρου 200 παρ. 4 του ν. 4412/2016, καθώς και κάθε άλλου δικαιολογητικού που τυχόν ήθελε ζητηθεί από τις αρμόδιες υπηρεσίες που διενεργούν τον έλεγχο και την πληρωμή ήτοι: • Πρωτόκολλο οριστικής παραλαβής του τμήματος που αφορά η πληρωμή ή του συνόλου του συμβατικού αντικείμενου σύμφωνα με το άρθρο 219 του ν 4412/2016 • Τιμολόγιο του προμηθευτή. • Πιστοποιητικά Φορολογικής και Ασφαλιστικής ενημερότητας Άρθρο 6 Κρατήσεις α) Toν Ανάδοχο βαρύνουν οι υπέρ τρίτων κρατήσεις, ως και κάθε άλλη επιβάρυνση, σύμφωνα με την κείμενη νομοθεσία, μη συμπεριλαμβανομένου Φ.Π.Α., για την παράδοση του υλικού στον τόπο και με τον τρόπο που προβλέπεται στα έγγραφα της σύμβασης. Ιδίως βαρύνεται με τις ακόλουθες κρατήσεις: • Κράτηση 0,1% υπέρ της Ενιαίας Αρχής Δημοσίων Συμβάσεων, η οποία υπολογίζεται επί της αξίας κάθε πληρωμής προ φόρων και κρατήσεων της αρχικής,

-- 4 of 7 --

5 καθώς και κάθε συμπληρωματικής ή τροποποιητικής σύμβασης (άρθρο 7 Ν.4912/2022 όπως ισχύει). • Οι υπέρ τρίτων κρατήσεις υπόκεινται στο εκάστοτε ισχύον αναλογικό τέλος χαρτοσήμου και στην επ’ αυτού εισφορά υπέρ ΟΓΑ . Με κάθε πληρωμή θα γίνεται η προβλεπόμενη από την κείμενη νομοθεσία παρακράτηση φόρου εισοδήματος επί του καθαρού ποσού. Άρθρο 7 Κήρυξη οικονομικού φορέα εκπτώτου –Κυρώσεις Ο Ανάδοχος κηρύσσεται υποχρεωτικά έκπτωτος από τη σύμβαση και από κάθε δικαίωμα που απορρέει από αυτήν, με απόφαση της Αναθέτουσας Αρχής ύστερα από γνωμοδότηση του αρμόδιου οργάνου: • στην περίπτωση που δεν εκπληρώσει τις υποχρεώσεις του που απορρέουν από τη σύμβαση ή/και δεν συμμορφωθεί με τις σχετικές γραπτές εντολές της υπηρεσίας, που είναι σύμφωνες με τη σύμβαση ή τις κείμενες διατάξεις, εντός του συμφωνημένου χρόνου εκτέλεσης της σύμβασης, • εφόσον δεν παράσχει τις υπηρεσίες σύμφωνα με τα όσα προβλέπονται στο άρθρο 217 περί διάρκειας σύμβασης παροχής υπηρεσίας Στον οικονομικό φορέα που κηρύσσεται έκπτωτος από την σύμβαση, επιβάλλονται, με απόφαση του αποφαινόμενου οργάνου, ύστερα από γνωμοδότηση του αρμοδίου οργάνου, το οποίο υποχρεωτικά καλεί τον ανάδοχο προς παροχή εξηγήσεων, αθροιστικά, οι παρακάτω κυρώσεις: • ολική κατάπτωση της εγγύησης καλής εκτέλεσης της σύμβασης 1, Αν λήξει η συνολική διάρκεια της σύμβασης, χωρίς να υποβληθεί εγκαίρως αίτημα παράτασης ή, αν λήξει η παραταθείσα, κατά τα ανωτέρω, διάρκεια, χωρίς να υποβληθούν στην αναθέτουσα αρχή τα παραδοτέα της σύμβασης, ο ανάδοχος κηρύσσεται έκπτωτος. Αν οι υπηρεσίες παρασχεθούν από υπαιτιότητα του αναδόχου μετά τη λήξη της διάρκειας της σύμβασης, και μέχρι λήξης του χρόνου της παράτασης που χορηγήθηκε επιβάλλονται εις βάρος του ποινικές ρήτρες, σύμφωνα με το άρθρο 218 του ν. 4412/2016. Άρθρο 8 Δικαίωμα μονομερούς λύσης της σύμβασης Η αναθέτουσα αρχή μπορεί, με τις προϋποθέσεις που ορίζουν οι κείμενες διατάξεις, να καταγγέλλει τη σύμβαση κατά τη διάρκεια της εκτέλεσής της, εφόσον: α) η σύμβαση έχει υποστεί ουσιώδη τροποποίηση, κατά την έννοια της παρ. 4 του άρθρου 132 του ν.4412/2016, που θα απαιτούσε νέα διαδικασία σύναψης σύμβασης β) ο ανάδοχος, κατά το χρόνο της ανάθεσης της σύμβασης, τελούσε σε μια από τις καταστάσεις που αναφέρονται στα άρθρα 73 & 74 του ν. 4412/2016 όπως έχει τροποποιηθεί και ισχύει , θα έπρεπε να έχει αποκλειστεί από τη διαδικασία σύναψης της σύμβασης, 1 Ισχύει για την περίπτωση που έχει κατατεθεί εγγύησης καλής εκτέλεσης της σύμβασης

-- 5 of 7 --

6 γ) η σύμβαση δεν έπρεπε να ανατεθεί στον ανάδοχο λόγω σοβαρής παραβίασης των υποχρεώσεων που υπέχει από τις Συνθήκες και την Οδηγία 2014/24/ΕΕ, η οποία έχει αναγνωριστεί με απόφαση του Δικαστηρίου της Ένωσης στο πλαίσιο διαδικασίας δυνάμει του άρθρου 258 της ΣΛΕΕ. Άρθρο 9 Καταγγελία της Σύμβασης Και οι δύο (2) συμβαλλόμενοι διατηρούν το δικαίωμα, χωρίς καταβολή οποιασδήποτε αποζημίωσης, να καταγγείλουν οποτεδήποτε τη σύμβαση εάν το άλλο μέρος παρά την έγγραφη ειδοποίηση, δεν προβαίνει στην εκπλήρωση των εκ του παρόντος Συμβολαίου Συντήρησης υποχρεώσεών του. Άρθρο 10 Εκχωρήσεις - Μεταβιβάσεις Ο προμηθευτής δε δικαιούται να μεταβιβάσει ή εκχωρήσει τη Σύμβαση ή μέρος αυτής χωρίς την έγγραφη συναίνεση του Πανεπιστημίου Ιωαννίνων. Κατ’ εξαίρεση ο προμηθευτής δικαιούται να εκχωρήσει χωρίς έγκριση τις απαιτήσεις της έναντι του Πανεπιστημίου Ιωαννίνων για την καταβολή του συμβατικού τιμήματος, με βάση τους όρους της Σύμβασης, σε Τράπεζα της επιλογής της, που λειτουργεί νόμιμα στην Ελλάδα. Άρθρο 11 Ολοκλήρωση συμβατικού αντικειμένου Η σύμβαση θεωρείται ότι έχει ολοκληρωθεί, όταν παραληφθούν οριστικά, ποσοτικά και ποιοτικά οι υπηρεσίες, όταν αποπληρωθεί το συμβατικό τίμημα και εκπληρωθούν και οι τυχόν λοιπές συμβατικές ή νόμιμες υποχρεώσεις και από τα δύο συμβαλλόμενα μέρη και αποδεσμευθούν οι σχετικές εγγυήσεις κατά τα προβλεπόμενα στη σύμβαση. Άρθρο 12 Λοιποί όροι Ο προμηθευτής δηλώνει ανεπιφυλάκτως ότι αποδέχεται την ανωτέρω ανάθεση και όλους τους όρους που αναφέρονται στην παρούσα σύμβαση, καθώς και σε όλα τα σχετικά και συνημμένα εδώ έγγραφα, των οποίων όλων ανεξαιρέτως αυτός έλαβε γνώση και με τα οποία συμφωνεί. Για ότι δεν προβλέπεται στην παρούσα ισχύουν οι διατάξεις του Ν. 4412/2016 με τις εκάστοτε τροποποιήσεις τους. Τέλος και τα δύο συμβαλλόμενα μέρη επαναλαμβάνουν τη δήλωση ότι θεωρούν ουσιώδεις και αποδέχονται όλους τους παραπάνω όρους και συμφωνίες ανεπιφύλακτα, θεωρούν δε τη σύμβαση έγκυρη και ισχυρή.

-- 6 of 7 --

7 Αφού συμφώνησαν αυτά οι συμβαλλόμενοι, συντάχθηκε το παρόν σε τρία (3) πρωτότυπα, και αφού διαβάσθηκαν και υπογράφηκαν από τους συμβαλλόμενους, από αυτά τα δύο (2) κατατέθηκαν στο Πανεπιστήμιο Ιωαννίνων και το άλλο έλαβε ο Προμηθευτής. ΟΙ ΣΥΜΒΑΛΛΟΜΕΝΟΙ ΓΙΑ ΤΟ ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟ ΙΩΑΝΝΙΝΩΝ ΓΙΑ ΤΗΝ 01 SOLUTIONS HELLAS ΕΠΕ Η ΠΡΥΤΑΝΗΣ ΑΝΝΑ Κ. ΜΠΑΤΙΣΤΑΤΟΥ Ο ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΗΣ/ΝΟΜΙΜΟΣ ΕΚΠΡΟΣΩΠΟΣ ΘΕΟΔΩΡΟΣ ΝΤΟΒΑΣ

-- 7 of 7 --